Aika on yksi arvokkaimmista ja niukkimmista resursseista, ja blogikirjoituksessa Microsoft on eritellyt kaikki Microsoft 365:n mukana tulevat uudet työkalut ja ominaisuudet, jotka auttavat käyttäjiä hallitsemaan tätä resurssia. käytät vähemmän aikaa kokousten valmisteluun, suojella henkilökohtaista aikaasi, ja järjestä kalenterisi pysyäksesi tasapainossa.

[lwptoc title=”Uudet Microsoft 365 ajanhallintatyökalut” width=”50%” float=”right”]

Käytä vähemmän aikaa kokousten valmisteluun

Verkkokokoukset ja videopuhelut ovat korvanneet epäviralliset käytäväkeskustelut, toimistovierailut ja jopa osan ihmisten sosiaalisista keskusteluista. Enemmän tapaamisia tarkoittaa myös enemmän aikaa, joka tarvitaan niihin valmistautumiseen ja jatkotoimien varmistamiseen. Kokoukseen tarvittavien tiedostojen ja sähköpostien löytäminen helposti voi auttaa sinua käyttämään vähemmän aikaa kokoukseen valmistautumiseen.

Meeting Insights Outlook for Androidissa

Löydä tarvitsemasi tiedot sinun tapaamisesis yhdessä paikka-Meeting Insights tuo sähköpostiviestit ja tiedostot, jotka voivat olla tärkeitä kokouksellesi suoraan kalenterisi tapahtumatietoihin, joten löydät tarvitsemasi helposti ja nopeasti. 

Outlook Mobilessa löydät Meeting Insights -sovelluksen tapahtuman tiedoista.

Parempi kokous Kutsujen hallinta Outlookissa

Nyt on helpompaa ja nopeampaa nähdä kaikki kokouksen tiedot suoraan sähköpostiisi. Vaihda viestien ja kokouksen tietojen välillä, katso osallistujaluettelo ja kokoukseen osallistujat ja jopa lisää siihen verkkokokous, jos järjestäjä unohti. Sinun ei tarvitse enää lähettää sähköpostia jollekin Teams-linkin lisäämiseksi!

Outlook on webissä näet viestit, kokouksen tiedot, osallistujien vastaukset ja lisää verkkokokous suoraan postilaatikostasi.

Liity verkkokokouksiin yhdellä napautuksella

Outlook ja Teams toimivat jo loistavasti yhdessä mutta Microsoft ymmärtää, että jotkut ihmiset saavat kokouskutsuja kokouksiin käyttämällä muita online-kokouspalveluita. Microsoft on lisännyt heille yhdellä napautuksella JOIN-kokemuksen Outlook Mobilessa. Nyt jos saat kutsun joltakulta, joka käyttää palveluita, kuten Zoom tai Webex, sinun tarvitsee vain napauttaa Liity tavataksesi heidät nopeasti verkossa.

Liity yhdellä napautuksella useimpiin kokouksiin Outlook for Androidista.

Aseta kaikki kokouksesi luotavaksi verkossa automaattisesti

Koska useimmat ihmiset työskentelevät edelleen etänä, on hyvä käytäntö, että sinulla on aina mahdollisuus liittyä kokoukseen verkossa. Voit määrittää tämän oletusasetukseksi Outlookin mobiili- ja verkkoversiossa, joten et koskaan unohda lisätä Teams-linkkiä uudelleen. Älä huoli, voit silti varata huoneen.

Outlookin mobiili- ja verkkoasetuksissa voit valita oletusarvoisesti kaikki kokouksesi luotavaksi verkossa.

Suojaa henkilökohtaista aikaasi

Näkemyksiä aiheesta "Työn tulevaisuus” mainitsevat, että 9-5 työpäivän käsite saattaa olla hiipumassa, mutta myös antaa ihmisille joustavampia aikatauluja. Ihmiset työskentelevät heille sopivina aikoina ja lisäävät yhdistelmään henkilökohtaiset ja perhesuhteensa. Työajat ovat pidentyneet aamu-, ilta- ja viikonloppuisin, kun ihmiset käyttävät työpäivän aikana aikaa henkilökohtaisten tai perheasioiden hoitamiseen. Koska henkilökohtaiset ja työajat ja tilat hämärtyvät ja laitteet ovat vieressäsi koko ajan, sinun on varmistettava, että henkilökohtaisille asioille asetettu aika huomioidaan.

Lisää henkilökohtainen kalenterisi työtilillesi 

Ajan varmistaminen henkilökohtaisille tapahtumille voi olla hankalaa, jos pidät kahta kalenteria. Nyt kun lisäät henkilökohtaisen kalenterin Outlookin verkkoversioon, näiden tapahtumien ajat näkyvät varattuina (ilman yksityiskohtia tai tietoja), kun joku haluaa ajoittaa tapaamisen kanssasi Outlookin ajoitusavustajan avulla, ja voit myös näet henkilökohtaisen kalenterisi työsi rinnalla yhtenä tai yhdessä näkymässä.

Lisää henkilökohtainen kalenteri, jotta työtoverisi tietävät, milloin todellinen saatavuus on.

Jaa helposti mieltymystesi mukaisia ​​aikaväliä

Outlookin tekoäly on keskeinen ominaisuus, joka auttaa sinua tekemään asioita nopeammin ja helpommin. Yksi näistä keskeisistä ominaisuuksista on ehdotetut vastaukset, joita voit käyttää Outlookin mobiili- ja webissä. Pian Outlook Mobilessa näet ehdotuksia lähettää saatavuus tai ajoittaa kokous, kun joku haluaa tavata sinut.

Pian Outlook Mobilessa vastausehdotukset sisältävät helpon tavan jakaa saatavuustietosi.

Aikataulu, milloin sähköpostisi on toimitettu

Kun useammat ihmiset hyödyntävät joustavia aikatauluja, he saattavat joutua kokeilemaan, vastaamaan ja lähettämään sähköpostiviestejä parittomina aikoina. Voit ajoittaa sähköpostisi toimitettaviksi parempaan ajankohtaan, jotta ihmisten ei tarvitse olla "aina päällä" tai häiritä heitä lomien aikana. Kirjoita sähköpostisi sinulle sopivana ajankohtana ja toimita se klo 9 tai kun he ovat palanneet lomalta.

Ajoita viestisi lähetettäväksi myöhemmin parempaan ajankohtaan e viestisi lähetettäväksi myöhemmin parempaan aikaan.

Siirrä sähköpostiviesti myöhempää käyttöä varten, kun voit käsitellä sen

Joskus luet sähköpostin, johon sinun on vastattava tai ryhdyttävä toimiin, mutta se ei vain ole oikea hetki tai sinulla ei ole siihen tarvittavia tietoja tai se saattaa liittyä johonkin, jota sinun on tehtävä myöhemmin. Jotta voit käsitellä sähköpostiviestejä oikeaan aikaan, voit siirtää ne myöhemmäksi, jotta ne ovat takaisin postilaatikon yläosassa, kun tarvitset niitä. Tee tämä napsauttamalla viestiä hiiren kakkospainikkeella Outlookin verkkoversiossa tai pyyhkäisemällä viestiä Outlook Mobilessa.

Jos tarvitset lisäapua henkilökohtaisen aikasi suojelemiseen ja muiden huomioimiseen, muista tarkistaa mitä MyAnalytics Outlookissa onnistuu.

Hallitse kalenteriasi pysyäksesi tasapainossa

Kun ihmiset etsivät tapoja ylläpitää hyvinvoinnin ja tasapainon tunnetta joustavammassa työaikataulussa, on tärkeää, että suunnittelet työsi ja varaat kalenteriisi tilaa itsehoidolle. Kun teet asiat sopivaan aikaan ja varmistat, että suunnittelet ja priorisoit tehtäväsi ja tauot kalenterissasi, voit tuntea olosi paremmin hallituksi ja tasapainoisemmaksi.

Luo tehtävä helposti mobiilisähköpostiviestistä

Monissa sähköpostiviesteissä on toimintokohde, ja niiden lisääminen tehtäväksi auttaa sinua suunnittelemaan päivääsi tehokkaammin ja varaamaan niille aikaa. Kaikki tehtäväsi synkronoidaan ja ovat käytettävissä kaikkialla Microsoft 365, joten voit luoda tehtävän Outlook for iOS -sovelluksesta ja hallita sitä sitten Outlookissa tai Tehtävässä. Nämä uudet tehtävät käyttävät samaa sähköpostin aihetta ja sisältävät alkuperäisen sähköpostin ja linkin keskusteluun Outlookissa, josta saat pikaohjeet tehtävästä.

Lisää tehtävä helposti Tehtävä-kohtaan Outlook Mobilesta.

Korosta sähköpostiviestin osa ja lisää se tehtäväksi

Joskus sähköpostin aihe ei ole tarpeeksi yksityiskohtainen tehtäväksi luomista varten, ja Microsoftin on oltava hieman tarkempi, kun Microsoft lisää sähköpostin tehtäväksi, jotta Microsoft tietää tarkalleen, mitä Microsoftin on tehtävä nopeasti.

Valitse osa viestistä lisätäksesi tehtäväksi, että sähköpostiviesti liitetään aina siihen.

Suunnittele etukäteen, milloin tehtäväsi on suoritettava

Suunnittelemalla, priorisoimalla ja varmistamalla, että pidät aikaa tehtävien suorittamiseen, voit pysyä järjestyksessä, hallita päivääsi ja tekemistäsi. Käytä Outlookin verkkoversiossa kalenterin Oma päivä -kohtaa varmistaaksesi, että varaat aikaa päivän ja viikon tärkeiden tehtävien suorittamiseen.

Vedä ja pudota tehtävä My Day -kohdasta kalenteriisi muuttaaksesi ne tapahtumaksi, jossa on estetty aika ja muistutuksia.

Hanki apua Cortanalta, kun valmistaudut päivääsi

Cortana voi auttaa sinua valmistautumaan päivääsi ja pysymään ajan tasalla sitoumuksista ja tapaamisista Cortanan tiedotussähköposti. Saat henkilökohtaisen sähköpostiviestin lähellä työpäiväsi alkua, kun Cortana löytää asiakirjoja, joita voit tarkastella ennen kokouksiasi, ja odottavia pyyntöjä aiemmista sähköpostiviesteistä, joita saatat haluta seurata. Tämän sähköpostin avulla voit myös helposti varata "keskitysajan" työpäivän aikana keskeytymättömään keskittyneeseen työskentelyyn Microsoft Teamsin ilmoitusten ollessa hiljennettyinä.

Tiedotussähköposti sisältää henkilökohtaisia ​​suosituksia ja toimintoja, joita voit tehdä suoraan postilaatikossasi.

Pidä pieni tauko kokousten välillä lyhentämällä niitä oletuksena

Aikana, jolloin kokoustaakkasi on noussut pilviin ja sinulla on todennäköisesti useita peräkkäisiä kokouspäiviä, lyhyen hengähdystauon pitäminen niiden välillä voisi olla hyvä idea. Voit määrittää kaikki kokouksesi päättymään aikaisin Outlookin verkkoversiossa tai Outlook for Windowsissa, palata 5–15 minuutin kuluttua venyttelyyn tai kahville.

Aseta tapaamiset ja tapahtumat päättymään aikaisin oletusarvoisesti kalenteriasetuksissa Outlook for Windowsissa ja verkossa.

Ota yhteyttä Play My Emails -palveluun Outlook for Androidissa

Saapuneet-kansion kokeileminen voi viedä aikaa päivässä, joten on hienoa, kun voit kuunnella sähköpostisi ja vastata niihin samalla, kun olet kiireinen tekemässä muita asioita. Anna Cortanan lukea uudet sähköpostiviestisi, jotta voit kuunnella handsfree-tilassa, pysyä yhteydessä ja saada nopeasti selville, onko joku muuttanut kalenteriasi. Lisätietoja siitä tätä.

Voit myös liittyä Teams-kokoukseen Outlookista äänikomennoilla.

Päivitä kokousaikasi, jotta kollegat tietävät, kun olet tavoitettavissa

Koska kokoukset vievät edelleen suuren osan päivistäsi, varmista, että päivität kokousajat vastaamaan haluamaasi tavoitettavuutta, jotta työkaverit saavat parhaan tiedon mahdollisuudestasi tavata. Voit määrittää tämän Outlookin verkkoversion kalenteriasetuksista tai Outlook for Windowsin kalenteriasetuksista Työajat-kohdassa.