Manuaalinen laskutus vs. laskutusohjelmisto: kumpi on parempi?

Sponsored

Yritykset suorittavat usein laskutuksensa käsin, koska niillä ei ole yrityksensä alussa hyvin määriteltyjä järjestelmiä. Tämä saattaa olla tarpeen aloittaa alusta paperilaskua laadittaessa. Se voi myös vaatia Word-asiakirjojen tai laskentataulukkolaskumallien lataamista ja manuaalista muuttamista. Tämän prosessin tuloksena lähetetään sähköpostin liitteet.

Kuvittele hetkeksi omistavasi yhden näistä moderneista yrityksistä. Käsinlaskutuksen käsittely vie enemmän aikaa ja tekee virheitä yrityksesi kasvaessa. Tässä tulee käyttöön automaattinen laskutus. Automaattinen laskutus on käytäntö, jossa laskut luodaan ja lähetetään asiakkaille automaattisesti käyttämällä laskutusohjelmisto.

Tässä verrataan ja verrataan manuaalista laskutusta ladattavien laskumallien avulla automaattiseen laskutukseen laskutussovellus selittääksemme sinulle tarkalleen, mikä on paras yrityksellesi.

Mitä manuaalinen laskutus on?

Manuaalista laskutusta on kahta tyyppiä: laskentataulukko- ja tekstinkäsittelymallipohjaiset prosessit. Se on täysin alkuperäinen konsepti.

Jokainen malli, mukaan lukien lähettäjän ja vastaanottajan nimet, on täytettävä laskussa ennen kuin se voidaan toimittaa.

Samoin digitaaliset työkalut, jotka on yhdistetty sekä manuaalisiin että sähköisiin laskutusmenetelmiin. Tämän seurauksena kokonaisvaltaista strategiaa ei tarvita, koska useita maksukanavia voidaan integroida. Maksumuistutuksia tai raportteja ei kuitenkaan voida muokata reaaliajassa. Manuaalinen prosessi vaatii huomattavan ajan.

Mikä on laskutusohjelmisto?

Laskutussovellus auttaa tilisaatavissa. Tämän työkalun avulla voidaan luoda helposti lasku, joka sisältää tiedot myydyistä tuotteista tai palveluista. Yrityksen talouden hallinnassa on tärkeää kiinnittää huomiota pienimpiin asioihin.

Laskutusohjelmistossa on useita valmiita malleja, jotka tekevät sen käsittelystä helppoa. Käyttäjät voivat myös helposti lähettää nämä laskut muille napsauttamalla painiketta.

Laskutusohjelmisto vs. manuaalinen laskutus: Opi ero!

Tämä osio on omistettu selittämään tärkeimpiä näkökohtia, jotka erottavat nämä kaksi laskua:

Automaatio:

Manuaalisessa laskutusprosessissa kirjanpitäjän tai muun henkilön tehtävänä on laatia lasku ja varmistaa, että kaikki asiaankuuluvat tiedot sisällytetään. Toisaalta laskutusohjelmiston käyttö lopettaa tämän käytännön. Koska ohjelmisto on päivitetty kaikilla tiedoilla, se pystyy laatimaan laskun lyhyessä ajassa.

Manuaalinen valvonta:

Manuaalista laskutusta käytettäessä on tärkeää seurata mahdollisia manuaalisesti ilmeneviä ongelmia. Yritystä johtava henkilö on vastuussa maksujen manuaalisesta seurannasta asiakkaiden kanssa. Laskutussovelluksen avulla voidaan kuitenkin muodostaa maksumuistutuksia, jotka lähetetään kuluttajille automaattisesti. Asiakkaille tiedotetaan ennalta määrätyin väliajoin tulevista maksuista, jotka heille kuuluvat.

Reaaliaikainen raportointi

Kun laskutus tehtiin manuaalisesti, merkittävin haaste oli laskun luominen toiminnon päätyttyä. On tilanteita, joissa kirjanpitäjältä sen luomiseen menee monta päivää. Tämä ongelma on kuitenkin ratkaistu ottamalla käyttöön ohjelmisto laskujen luomiseen. Toimenpide voidaan suorittaa välittömästi, ja kirjanpitäjän tarvitsee vain kuvata yksityiskohdat; sen jälkeen kaikki voidaan järjestää lyhyessä ajassa.

Verkkomaksu:

Kun laskut luodaan manuaalisesti, kolmannen osapuolen maksusovelluksia ei voi integroida. Jos kuitenkin käytät laskutussovellusta, on paljon yksinkertaisempaa yhdistää maksujen keräämiseen tarvittavat kolmannen osapuolen ohjelmat. Toisin sanoen yritys pystyi perimään maksut ripeästi laskutusohjelmiston käytön ansiosta, mikä teki prosessista varsin suoraviivaisen.

Sinulla on vielä monia vaihtoehtoja tutkittavana, mitä tulee esteettömään laskutusohjelmistoon. Tällä hetkellä asiakkaat voivat käyttää Invoice Office -palvelua, joka yksinkertaistaa prosessia.

Yhteenveto

Suurin osa yritysten omistajista on alkanut sisällyttää toimintoihinsa automaattisia laskutusohjelmistoja. Joskus toimialakohtaiset ohjelmistot ovat paras vaihtoehto, kun taas toisinaan universaali, kaiken tarjoava ratkaisu on paras vaihtoehto.

Yrityksesi tarpeet, työnkulku ja kirjanpitomenettelyt vaikuttavat kaikki valitsemasi verkkolaskutusohjelmistoon. Ohjelmisto, joka käsittelee asiakkaidesi tietoja, täyttää laskujen laatimisvaatimukset.

Kun olet valinnassa laskutukseen ja laskutukseen käytettävää ohjelmistoa, suosittelemme, että vertaat kaikkia olennaisia ​​​​kohteita, joita yrityksesi tarvitsee.