زمان یکی از گرانبهاترین و کمیاب ترین منابع است و مایکروسافت در یک پست وبلاگی تمام ابزارها و ویژگی های جدیدی را که با مایکروسافت 365 ارائه می شود برای کمک به کاربران در مدیریت این منبع به تفصیل شرح داده است. صرف زمان کمتری برای آماده شدن برای جلسات، محافظت از زمان شخصی شما، و تقویم خود را سازماندهی کنید تا متعادل بمانید.

[lwptoc title=”ابزارهای مدیریت زمان جدید مایکروسافت 365” width=”50%” float=”right”]

زمان کمتری را برای آماده شدن برای جلسات اختصاص دهید

جلسات آنلاین و تماس های ویدیویی جایگزین مکالمات غیررسمی راهرو، دفاتر اداری و حتی برخی از مکالمات اجتماعی مردم شده است. جلسات بیشتر همچنین به معنای زمان بیشتری برای آماده شدن برای آنها و اطمینان از انجام پیگیری است. یافتن آسان فایل‌ها و ایمیل‌های مورد نیاز برای جلسه می‌تواند به شما کمک کند زمان کمتری را برای آماده‌سازی آن صرف کنید.

Meeting Insights در Outlook برای اندروید

اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید جلسه شماs در یک محل-Meeting Insights پیام‌ها و فایل‌های ایمیل را به ارمغان می‌آورد ممکن است دقیقاً به جزئیات رویداد در تقویم شما مربوط به جلسه شما باشد، بنابراین می توانید به راحتی و به سرعت آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید. 

در Outlook تلفن همراه، می‌توانید Meeting Insights را در جزئیات رویداد بیابید.

Better Meeting Invites مدیریت در Outlook

اکنون آسان‌تر و سریع‌تر می‌توانید تمام جزئیات یک جلسه را مستقیماً در صندوق ورودی خود مشاهده کنید. بین پیام‌ها و جزئیات جلسه جابه‌جا شوید، فهرست شرکت‌کنندگان و افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند را ببینید، و حتی اگر سازمان‌دهنده فراموش کرد، یک جلسه آنلاین به آن اضافه کنید. دیگر نیازی به ایمیل زدن به کسی نیست که لطفاً پیوند تیم‌ها را اضافه کند!

در Outlook در وب، پیام‌ها، جزئیات جلسه، پاسخ‌های شرکت‌کنندگان را ببینید و یک جلسه آنلاین را مستقیماً از صندوق ورودی خود اضافه کنید.

با یک ضربه به جلسات آنلاین بپیوندید

Outlook و Teams در حال حاضر عالی با هم کار می کنند اما مایکروسافت می‌داند که برخی از افراد دعوت‌نامه‌های جلسه را با استفاده از سایر خدمات جلسه آنلاین دریافت می‌کنند. برای آنها، مایکروسافت یک تجربه JOIN با یک ضربه را در Outlook موبایل اضافه کرده است، اکنون اگر دعوتنامه ای از شخصی دریافت می کنید که از خدماتی مانند زوم یا Webex استفاده می کند، تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی Join ضربه بزنید تا به سرعت با آنها به صورت آنلاین ملاقات کنید.

با یک ضربه به اکثر جلسات از Outlook برای Android بپیوندید.

تنظیم کنید که تمام جلسات خود به صورت آنلاین و به صورت خودکار ایجاد شوند

از آنجایی که بیشتر مردم هنوز از راه دور کار می کنند، این یک تمرین خوب است که همیشه این گزینه را داشته باشید که به یک جلسه آنلاین بپیوندید. می‌توانید این گزینه را به عنوان گزینه پیش‌فرض در Outlook موبایل و وب تنظیم کنید، بنابراین هرگز فراموش نکنید که پیوند Teams را دوباره اضافه کنید. نگران نباشید، همچنان می توانید اتاق رزرو کنید.

در تنظیمات در Outlook موبایل و وب، می‌توانید تمام جلسات خود را به‌طور پیش‌فرض به‌صورت آنلاین انتخاب کنید.

از زمان شخصی خود محافظت کنید

بینش از "آینده کارذکر کنید که مفهوم 9 تا 5 روز کاری ممکن است در حال محو شدن باشد، اما همچنین به افراد یک برنامه انعطاف‌پذیرتر می‌دهد. مردم در ساعاتی که برایشان مناسب است کار می کنند و تعهدات شخصی و خانوادگی خود را به این ترکیب اضافه می کنند. ساعات کار در ساعات صبح، عصر و آخر هفته افزایش یافته است زیرا مردم در طول روز کاری برای رسیدگی به مسائل شخصی یا خانوادگی وقت می گذارند. از آنجایی که ساعات و فضاهای شخصی و کاری با هم محو می شوند و دستگاه ها همیشه در کنار شما هستند، باید مطمئن شوید که زمان تعیین شده برای امور شخصی شما در نظر گرفته شده است.

تقویم شخصی خود را به حساب کاری خود اضافه کنید 

اگر دو تقویم داشته باشید، اطمینان از اینکه برای رویدادهای شخصی خود وقت دارید، می تواند مشکل باشد. اکنون وقتی یک تقویم شخصی را به Outlook در وب اضافه می‌کنید، زمانی که شخصی می‌خواهد با استفاده از دستیار زمان‌بندی در Outlook، جلسه‌ای را با شما برنامه‌ریزی کند، زمان آن رویدادها به‌عنوان شلوغ (بدون جزئیات یا اطلاعات) نشان داده می‌شود، و همچنین می‌توانید تقویم شخصی خود را در کنار کار خود یک یا در یک نما ببینید.

یک تقویم شخصی اضافه کنید تا همکارانتان بدانند در دسترس بودن واقعی شما چه زمانی است.

به راحتی بازه های زمانی متناسب با ترجیحات خود را به اشتراک بگذارید

هوش مصنوعی در Outlook یک قابلیت کلیدی است که به شما کمک می کند کارها را سریعتر و آسان تر انجام دهید. یکی از این قابلیت‌های کلیدی، پاسخ‌های پیشنهادی است که می‌توانید در Outlook موبایل و وب استفاده کنید. به زودی در Outlook Mobile، پیشنهادهایی برای ارسال در دسترس بودن یا زمان‌بندی جلسه زمانی که شخصی می‌خواهد با شما ملاقات کند، خواهید دید.

به زودی در Outlook تلفن همراه، پاسخ های پیشنهادی شامل یک راه آسان برای به اشتراک گذاشتن در دسترس بودن شما خواهد بود.

زمان تحویل ایمیل های شما را برنامه ریزی کنید

با استفاده بیشتر از افراد از برنامه‌های انعطاف‌پذیر، ممکن است متوجه شوند که در ساعت‌های عجیب و غریب، پیام‌های ایمیلی را تریگر می‌کنند، پاسخ می‌دهند و پیام‌های ایمیل ارسال می‌کنند. برای کمک به مردم برای اجتناب از نیاز به «همیشه فعال بودن» یا آزار آنها در طول تعطیلات، می‌توانید ایمیل‌های خود را برنامه‌ریزی کنید تا در زمان بهتری تحویل داده شوند. ایمیل خود را در زمانی که برای شما مناسب است بنویسید و آن را در ساعت 9 صبح یا زمانی که از تعطیلات برگشته اند تحویل بگیرید.

پیام خود را برنامه ریزی کنید تا بعداً در زمان بهتری ارسال شود و پیام شما بعداً در زمان بهتری ارسال شود.

یک پیام ایمیل را به تعویق بیندازید تا بعداً بتوانید با آن مقابله کنید

گاهی اوقات ایمیلی را می خوانید که باید به آن پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهید، اما زمان مناسبی برای آن نیست یا اطلاعات لازم برای آن را ندارید، یا ممکن است مربوط به کاری باشد که بعداً باید انجام دهید. برای کمک به شما در برخورد با پیام های ایمیل در زمان مناسب، می توانید آنها را به تعویق بیندازید تا در صورت نیاز دوباره در بالای صندوق ورودی شما قرار گیرند. این کار را با کلیک راست روی پیام در Outlook در وب یا کشیدن انگشت روی پیام در Outlook Mobile انجام دهید.

برای راهنمایی بیشتر در مورد نحوه محافظت از زمان شخصی خود و توجه به دیگران، حتما بررسی کنید که چه چیزی MyAnalytics در Outlook می تواند انجام دهد

تقویم خود را مدیریت کنید تا متعادل بمانید

از آنجایی که مردم به دنبال راه‌هایی برای حفظ حس رفاه و تعادل در یک برنامه کاری انعطاف‌پذیرتر هستند، مطمئن شوید که برای کار خود برنامه‌ریزی می‌کنید و فضایی برای مراقبت از خود در تقویم خود ایجاد می‌کنید. انجام کارها در زمان مناسب و اطمینان از برنامه ریزی و اولویت بندی وظایف و استراحت در تقویم می تواند به شما کمک کند که کنترل و تعادل بیشتری داشته باشید.

به راحتی از یک پیام ایمیل تلفن همراه یک کار ایجاد کنید

بسیاری از پیام‌های ایمیل یک آیتم اقدام را با خود حمل می‌کنند و اینکه بتوانید آنها را به عنوان یک کار اضافه کنید به شما کمک می‌کند روز خود را کارآمدتر برنامه‌ریزی کنید و برای آنها وقت بگذارید. همه وظایف شما همگام سازی شده و در دسترس هستند مایکروسافت 365، بنابراین می توانید یک کار از Outlook برای iOS ایجاد کنید و سپس آن را در Outlook یا To Do مدیریت کنید. این وظایف جدید از همان موضوع ایمیل استفاده می‌کنند و شامل ایمیل اصلی و پیوندی به مکالمه در Outlook برای ارجاع سریع از To Do می‌شوند.

به راحتی یک کار را از Outlook Mobile به To Do اضافه کنید.

بخشی از یک پیام ایمیل را برجسته کرده و آن را به عنوان یک کار اضافه کنید

گاهی اوقات موضوع یک ایمیل به اندازه کافی دقیق نیست که به عنوان یک کار ایجاد شود و مایکروسافت باید زمانی که مایکروسافت ایمیلی را به عنوان کار اضافه می کند کمی دقیق تر باشد تا مایکروسافت دقیقا بداند که مایکروسافت باید به سرعت چه کاری انجام دهد.

بخشی از پیام را انتخاب کنید تا اضافه کنید که به عنوان یک کار، پیام ایمیل همیشه به آن پیوست می شود.

زمانی برنامه ریزی کنید که وظایف شما باید از قبل تکمیل شود

برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و اطمینان از اینکه زمان را برای تکمیل وظایف خود مسدود می‌کنید، می‌تواند به شما کمک کند تا سازماندهی شده، کنترل روزتان و کارهایی را که باید انجام دهید، حفظ کنید. در Outlook در وب، از My Day در تقویم استفاده کنید تا مطمئن شوید که زمانی را برای تکمیل کارهای مهم در روز و هفته خود اختصاص می دهید.

یک کار را از My Day به تقویم خود بکشید و رها کنید تا به رویدادی با زمان مسدود شده و یادآوری تبدیل شود.

همانطور که برای روز خود آماده می شوید از کورتانا کمک بگیرید

کورتانا می‌تواند به شما کمک کند تا برای روز خود آماده شوید و از تعهدات و جلسات با آن‌ها مطلع باشید ایمیل کوتاه از کورتانا. هنگامی که کورتانا توصیه‌های عملی اسنادی را برای بررسی قبل از جلسات و درخواست‌های معلق از ایمیل‌های قبلی که ممکن است بخواهید آن‌ها را پیگیری کنید، در اختیار شما قرار می‌دهد، یک پیام ایمیل شخصی‌سازی شده در ابتدای روز کاری خود دریافت خواهید کرد. این ایمیل همچنین رزرو "زمان تمرکز" را در طول روز کاری برای کار متمرکز بدون وقفه با اعلان‌های تیم‌های مایکروسافت به راحتی رزرو می‌کند.

ایمیل خلاصه شامل توصیه‌ها و اقدامات شخصی‌شده است که می‌توانید مستقیماً در صندوق ورودی خود انجام دهید.

با کوتاه‌تر کردن آن‌ها به‌طور پیش‌فرض، بین جلسات کمی استراحت کنید

در زمانی که بار جلسات شما سر به فلک کشیده است و احتمالاً روزهای ملاقات پشت سر هم زیادی را پشت سر می گذارید، یک نفس کوتاه بین آنها می تواند ایده خوبی باشد. می‌توانید تمام جلسات خود را طوری تنظیم کنید که زودتر در Outlook در وب یا Outlook برای Windows به پایان برسند، 5 تا 15 دقیقه به عقب برگردید تا تمرین کنید یا قهوه بخورید.

قرارها و رویدادها را در تنظیمات تقویم در Outlook برای ویندوز و وب تنظیم کنید تا زودتر به عنوان پیش‌فرض به پایان برسند.

با Play My Emails در Outlook برای Android آشنا شوید

بررسی صندوق ورودی شما می‌تواند در طول روز زمان ببرد، بنابراین وقتی که مشغول انجام کارهای دیگر هستید، می‌توانید به ایمیل‌های خود گوش دهید و به آن پاسخ دهید، بسیار خوب است. به کورتانا اجازه دهید پیام‌های ایمیل جدید شما را بخواند تا بتوانید بدون هندزفری گوش دهید، در ارتباط بمانید و به سرعت متوجه شوید که آیا شخصی تغییری در تقویم شما ایجاد کرده است. در مورد آن بیشتر بدانید اینجا کلیک نمایید.

همچنین می‌توانید از Outlook با دستورات صوتی به جلسه Teams ملحق شوید.

ساعات جلسه خود را به روز کنید تا به همکارانتان اطلاع دهید که چه زمانی در دسترس هستید

از آنجایی که جلسات بخش بزرگی از روزهای شما را به خود اختصاص می دهند، مطمئن شوید که ساعات جلسه خود را مطابق با در دسترس بودن مورد نظر خود به روز می کنید، به این ترتیب همکاران بهترین اطلاعات را در مورد در دسترس بودن شما برای ملاقات دارند. می‌توانید این را در تنظیمات تقویم در Outlook در وب یا در گزینه‌های تقویم در Outlook برای Windows در قسمت «ساعات کاری» تنظیم کنید.