10 tipů pro správu a zabezpečení Microsoft Office 365 pro vyšší vzdělávání

Sponzorované

Office 365 se stal neocenitelným pro organizace, které musí přijmout digitální technologii, aby zůstaly konkurenceschopné. Vysoké školy a univerzity však čelí neustálým IT výzvám, protože studenti přicházejí a odcházejí. A zatímco Microsoft 365 eliminuje potřebu IT týmů spravovat software na každém počítači, distanční vzdělávání a práce na dálku představují další výzvy. Přesto můžete překonat překážky a maximalizovat výhody Office 365 pro vyšší vzdělávání.

1. Studenti mohou představovat vnitřní hrozby

Instituce vyššího vzdělávání jsou ohniskem hackerských aktivit, protože studenti informačních technologií se často učí pokročilé IT techniky. Studenti jsou často zvědaví a snaží se zjistit, zda mohou obejít bezpečnostní kontroly. Studenti se tak mohou stát potenciální zasvěcenou hrozbou pro zabezpečení cloudu.

Zatímco narušení bezpečnosti od zasvěcených osob je zřídka zdůrazňováno, studie ukazují, že vnitřní hrozby tvoří asi 14 % celkových narušení bezpečnosti. Zasvěcení lidé bývají nebezpečnější než lidé zvenčí, protože mají přístupová práva k vaší síti a systému.

Ke zmírnění vnitřních hrozeb potřebujete holistický přístup k zabezpečení IT pro lepší správu zranitelností Office 365. V ideálním případě byste si měli být vědomi toho, co se děje ve vaší síti, abyste mohli řešit podezřelé aktivity. Odborníci na bezpečnost IT doporučují implementovat dostatečné kontroly přístupu a přiřazovat úrovně přístupu na základě potřeb, odpovědností a důvěry.

A co je nejdůležitější, měli byste před vývojem své bezpečnostní strategie identifikovat vnější a vnitřní hrozby. Můžete nastavit přístupové systémy a systémy varování před hrozbami, které vás upozorní, kdykoli dojde ve vašem prostředí Microsoft 365 k podezřelé aktivitě.

2. Správa vzdálených zařízení

Uživatelé Microsoft 365 využívají cloudovou službu, ale osvědčené postupy zabezpečení IT vyžadují konzistentní strategii správy zařízení. Nedávno Homeland Security a NSA nařídily všem americkým vládním agenturám, aby zohlednily verzi Windows na svých zařízeních a implementovaly záplatovací protokoly pro správu hlavních zranitelností.

Můžete implementovat správnou strategii správy zařízení pomocí technologického nástroje k inventarizaci všech zařízení propojených s vaším prostředím Microsoft 365. Obvykle byste měli vědět, která zařízení přistupují ke cloudové službě, verzi softwaru v zařízení a činnosti prováděné na jednotlivých zařízeních. Zatímco data pocházejí z ekosystému Microsoftu, izolování a konsolidace dat za účelem vytvoření sestavy může být únavné. Proto byste měli využít řešení pro monitorování zabezpečení, abyste získali jasnou viditelnost všech zařízení přistupujících do vašeho cloudového prostředí.

3. Řešení cloudových rizik z distančního vzdělávání

Přesunutí funkcí a procesů vaší organizace do cloudu přináší nové hrozby a rizika. Navíc, dálkové studium a práce na dálku mohou představovat další hrozby do systému. Vzdálený přístup umožňuje studentům a zaměstnancům přístup k vašemu cloudovému systému a datovým aktivům. Znamená to také, že studenti přistupují ke cloudovému ekosystému prostřednictvím osobních sítí a zařízení.

Zatímco správa více uživatelů BYOD může být hektická, je to nezbytný krok k zajištění bezpečnosti a souladu. V ideálním případě by instituce měly zavést dobrý systém správy identit, aby pochopily, kde se uživatelé nacházejí, a měli přehled o jejich aktivitách v cloudu.

4. Řešení chyb zabezpečení Microsoft 365

Microsoft 365 ukládá značné množství citlivých institucionálních dat. Data musí být zabezpečena, aby byly chráněny citlivé informace a zajištěno dodržování předpisů. A pro většinu uživatelů cloudu je zabezpečení stále větším problémem, protože aktéři škodlivých hrozeb využívají k provedení útoku všechny představitelné zranitelnosti.

Bez ohledu na úrovně kompetencí vašich týmů pro zabezpečení IT je důležité mít bezpečnostní nástroj, který zaznamenává veškerou aktivitu v prostředí Office 365 a hlásí veškeré nesrovnalosti. Kdykoli dojde k události zabezpečení, můžete zkontrolovat protokoly, určit, co se stalo, a pomoci svému týmu vyřešit zranitelnosti.

5. Implementace protokolů o řízení

IT governance zajišťuje efektivní a efektivní využití IT zdrojů, které organizacím pomáhají plnit jejich cíle. A zatímco Office 365 podnikl kroky k zajištění lepšího řízení aplikací pro spolupráci a produktivitu, Vyšší úroveň IT může zlepšit vaši pozici řízení.

IT může pomoci zefektivnit nasazení Microsoft 365 ve vaší instituci. SaaS je obvykle snazší nasadit než řešení na místě, ale IT oddělení by měla zajistit, aby všichni uživatelé měli vhodné služby, školení, podporu a bezproblémový přístup.

Vzhledem k tomu, že většina institucí vysokoškolského vzdělávání má oddělení IT s omezeným rozpočtem, je často hlavním problémem správa aktiv a optimalizace. Můžete však snadno spravovat a maximalizovat hodnotu své cloudové služby pomocí spolehlivého nástroje pro správu SaaS, který zajistí bezpečný přístup a používání institucionálních dat. Místo nasazování granulárních IT řešení je nejlepší spokojit se s jediným řešením, které poskytuje bezproblémovou viditelnost a správu vašich cloudových aktiv.

6. Přijetí řízení změn, produktivita pro maximalizaci hodnoty investice

Správné řízení vysokoškolského vzdělávání vyžaduje pečlivé řízení zdrojů, aby se maximalizovala produktivita. Statistiky ukazují, že asi 56 % licencí Office 365 je nepřidělených, neaktivních nebo málo využívaných.

Chcete-li maximalizovat hodnotu investice a produktivitu ve vaší instituci, musíte využít plný potenciál Office 365. V ideálním případě byste měli využít data o využití k určení, které aplikace jsou nejpoužívanější. Díky tomu budou vaše týmy a studenti používat správnou aplikaci pro konkrétní účel.

7. Výzvy s Office 365 Provisioning

Vysoké školy a univerzity často čelí problémům s poskytováním a odstraňováním uživatelů. A vzhledem k tomu, že se školy zabývají tisíci studenty, je poskytování dotací obrovskou výzvou. Cykly jsou cyklické a zřídka jsou rozloženy do celého akademického roku.

I když je stále důležité udržovat zajišťování, mělo by být omezeno v závislosti na tom, kde se uživatelé v procesu školní metriky nacházejí. Místo zachování plného přístupu ke službám by měl IT tým zrušit poskytování služeb každému uživateli, který již službu nepotřebuje.

8. Dodržování zákonů

Instituce vyššího vzdělávání se musí smířit s regulačními opatřeními jako každá jiná organizace. Konkrétně zákon FERPA vyžaduje, aby školy chránily citlivá data studentů. Dodržování předpisů se stává velkým problémem s bezpečnostními a finančními důsledky. A i když přibývá případů narušení dat a sankcí, IT oddělení nereagují dostatečně rychle.

Pokud nedodržujete osvědčené postupy v oblasti kybernetické bezpečnosti, vaše bezpečnostní pozice je slabá. V ideálním případě byste se měli podívat na to, co dělají kolegové, a přijmout holistický přístup k zabezpečení a dodržování předpisů. Pokuste se vyhodnotit, jak si vaše Office 365 vede na základě údajů a skóre kolegů, a zaměřte se na správu konfigurace, řízení přístupu a dodržování předpisů.

Většina agentur a frameworků pro dodržování předpisů požaduje protokoly dat pro určité časové období, ale Microsoft může uchovávat protokoly pouze za posledních 30 dní. Pro zajištění souladu můžete použít řešení třetí strany, které uchovává vaše data po dobu alespoň jednoho roku.

9. Maximalizace spolupráce, když správci IT pracují na dálku

Když byly Office 365 poprvé vydány, většina správců IT byla fyzicky přítomna na akademické půdě. Dnes však většina týmů pracuje na dálku, ale stále musí plnit své administrativní povinnosti. Pokud jsou všichni správci systému na místě a jsou výhradně odpovědní za poskytování uživatelů a změnu hesel, pravděpodobně budete mít problém. Můžete však rozdělit odpovědnosti správce napříč organizací pomocí bezpečného a podrobného modelu.

Scénáře vzdálené práce vyžadují specifický přístup, i když je administrátor na míle daleko. Můžete toho dosáhnout udělením nových administrátorských oprávnění k provádění konkrétních úkolů ve vašem cloudovém prostředí. A co je nejdůležitější, můžete také omezit dobu, po kterou si nově pověřený správce může ponechat oprávnění k minimalizaci bezpečnostních incidentů.

10. Správa virtuálních privátních sítí (VPN)

Většina institucí nasazuje VPN pro podporu zabezpečeného vzdáleného přístupu. To ale nemusí být vždy to pravé. Podpora VPN může být hektická, protože koncoví uživatelé mají různá zařízení, která požadují přístup najednou.

Sítě VPN mají tendenci obcházet bezpečnostní kontroly v rámci společnosti Microsoft pro zpravodajství o hrozbách a bezpečný přístup. A protože VPN fungují jako zadní vrátka do vaší sítě, mohou usnadnit přístup k síti nezabezpečeným zařízením. Zdá se, že uživatelé přicházejí ze sítě, a proto je pro váš IT tým obtížné určit IP adresy, původ a identitu zařízení, když dojde k incidentu.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Cloudová technologie je hlavní hnací silou moderních organizací. Nasazení a použití však není vždy snadné. A protože při řešení zabezpečení Office 365 existuje mnoho možností, je důležité vyvinout vhodnou strategii, která zajistí, že zavedete vhodná opatření.