什麼是 Outlook 及其用途？

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更新了 2024 年 3 月 18 日

by 帕拉什沃爾沃伊卡

更新 2024 年 3 月 18 日

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Outlook 是 Microsoft 的電子郵件客戶端和管理器，是 Microsoft Office 套件的一部分。它主要用作電子郵件客戶端，但也包括日曆、聯繫人管理器、任務管理器筆記記錄、日記和網頁瀏覽等功能。

Outlook 的用途是什麼？

Microsoft Outlook 是微軟的電子郵件用戶端應用程式，主要用於管理電子郵件。然而，它還具有其他一些特性和功能，使其成為任何想要組織工作流程或個人資料的人的寶貴工具。

一些主要功能包括安排約會和會議、管理聯繫人以及組織任務和待辦事項列表。它還具有強大的搜索功能，可以輕鬆查看電子郵件和其他信息。基本上，它可以幫助您在工作和個人生活中保持井然有序和高效。

電郵管理

Outlook 的電子郵件管理功能附帶用於組織電子郵件收件箱的工具。您可以使用規則自動對電子郵件進行排序、標記重要的電子郵件，並且您會獲得一個重點收件箱，讓您可以將重要的電子郵件分開。

您還可以獲得大量用於電子郵件的組織功能。您可以使用標誌來設置提醒，並使用彩色類別或使用對話線程來組織收件箱。 Outlook 也有一個很棒的文件夾系統。

日曆和日程安排

Outlook 可讓您安排約會、會議和活動並使它們井井有條。您可以設置提醒、查看多個日曆以及與他人共享日程安排。

它還提供了大量定制功能，使日曆符合您的喜好，包括深色模式、顏色編碼等。您還可以維護多個時區、各種同步選項、添加會議緩衝區和休息時間的選項。

聯繫人管理

您可以保存和整理聯繫信息，例如電子郵件地址、電話號碼和郵寄地址。 Outlook 還允許您向聯繫人添加註釋和類別，以便更好地組織和搜索。

還有幾種同步聯繫人以及導入和導出聯繫人的方法。您可以將您的 Microsoft 365 帳戶連接到 LinkedIn。 Outlook 也有聯繫人文件夾，以及重複管理。

Outlook 的主要功能是什麼？

調度助理：輕鬆安排與他人的約會和會議。
房間查找器：結合日程安排助手在您組織的工作區中預訂物理房間。
聯繫人管理：保存、編輯和管理聯繫人和列表。
待辦事項清單：使用 Outlook 的任務管理器跟踪您的任務和截止日期。
檢索：通過使用 Outlook 的高級搜索來查看您的數據，快速找到您需要的信息。
日曆共享：與您的合作者共享您的日曆以避免安排衝突。
自動文本：發送帶有文本模板的快速回復電子郵件，您只需單擊一下即可插入。
快速部件：保存和重複使用標題、作者姓名、字段和自動圖文集等內容部分。
附件提醒：如果您的電子郵件文本提到附件但電子郵件沒有附加文件，您會收到通知。
日曆自動化：自動從您的電子郵件收件箱中的旅行行程中獲取相關預訂，並將其添加到您的日曆中。
鍵盤快捷鍵：使用鍵盤快捷鍵來節省時間，例如 Ctrl + 1 切換到郵件，Ctrl + 2 切換到日曆，Ctrl + 3 切換到聯繫人，Ctrl + 4 切換到任務等等。
身臨其境的讀者：專注於電子郵件文本並調出後台界面和乾擾。
自定義：自定義電子郵件的顯示方式，包括更改不同類型電子郵件的格式和顏色的選項，以及其他元素。
做筆記：在 Journal 中創建簡短的筆記，或管理較大的項目和文件。

使用 Outlook 有什麼好處？

Outlook 提供了一個集中式平台，用於管理電子郵件、通信、日程安排和您可能需要的所有其他數據。它與其他 Microsoft Office 應用程序集成，可用於與他人共享工作流程並跨不同的工作空間進行協作。

它絕對優於您的常規電子郵件服務。使用 Outlook 等專用客戶端將幫助您完成更多工作。它將多個應用程序和服務的功能合二為一。在更新的 Office 365 中，它還將與 Microsoft 的 OneDrive 雲服務集成，為您提供更多功能和更好的同步。

Microsoft Outlook 附帶許多功能和集成。這意味著您可以在更短的時間內以更少的點擊次數完成任務。

Outlook 的安全性如何？

Outlook 帶有標準的安全功能，例如加密和雙因素身份驗證。它使用機會傳輸層安全 (TLS)。這會對您發送電子郵件的連接進行加密，這意味著它不會在途中被攔截。但是，TLS 加密不能阻止轉發。

這就是擁有 Microsoft 365 家庭版或 Microsoft 365 個人版訂閱的 Outlook 用戶可以使用加密功能的原因。只有當收件人使用 Outlook.com、Outlook 應用程序或 Windows 10 和 11 上的郵件應用程序時，您使用此功能發送的電子郵件才能被解密。其他用戶將需要一個臨時密碼來解碼電子郵件。 Microsoft 365 版本還有一個“防止轉發”功能，可確保您的電子郵件無法被複製或轉發。

如何學習展望？

Microsoft Outlook 最初看起來令人生畏，但只要有一點耐心，它就會非常簡單。掌握它的最佳方法之一就是親自使用它並發現它的功能。您可以熟悉 Outlook 界面和導航。開始的一個好方法是探索各種功能和菜單，例如日曆、聯繫人和任務列表。您可以慢慢開始將其融入您的日常生活。

要進一步提高您的 Outlook 技能，您可以參加有關該主題的課程或教程。雖然有許多在線課程、免費課程和付費課程，但最好的開始方式是微軟官方的Outlook培訓材料。有很多教程和解釋器涵蓋了不同平台的 Outlook。如果您打算使用較新的 Microsoft 365，最好獲取完整的官方文檔微軟 365 培訓以及。還有許多來自第三方來源的在線教程和視頻。您可以查看 YouTube 以獲取更具體的功能教程。

Outlook 和 Office 365 有什麼區別？

Outlook 和 Office 365 都是微軟的產品。 Outlook 是一個電子郵件客戶端，現在是個人信息管理器，並且是 Microsoft Office 的一部分。另一方面，Office 365 是一項訂閱服務，可提供對一系列 Microsoft 應用程序和服務的訪問。

其中包括 Office 生產力工具套件（例如 Word、Excel 和 PowerPoint）以及雲存儲和協作服務（例如 OneDrive 和 SharePoint）。可以把它想像成 Microsoft Office，只不過它是在線的並且是訂閱的。

Outlook 作為 Office 365 訂閱的一部分包含在內，但您也可以將 Outlook 作為獨立應用程序購買。這意味著您可以在不訂閱 Office 365 的情況下使用 Outlook。但是，Office 365 訂閱增加了額外的好處，例如定期更新和訪問最新功能。

Outlook 和 Microsoft Exchange 之間有什麼區別？

Outlook 和 Microsoft Exchange 經常一起討論和使用，但它們的用途不同。 Outlook 是用於管理電子郵件、日曆和聯繫人的電子郵件客戶端。 Microsoft Exchange 是一種郵件服務器，用於管理更大規模的電子郵件、日曆和聯繫人。

兩者聽起來很相似，但 Outlook 更適合個人和小型企業使用，並具有更多的個人組織功能。 Microsoft Exchange 是為大中型組織構建的企業解決方案。它允許多個用戶使用適當的管理系統訪問和管理電子郵件、日曆和聯繫人。

如果你想在兩者之間做出決定，你應該首先考慮你的操作規模。如果您只想為自己或一小群人使用電子郵件客戶端，Outlook 就可以了。如果您希望為一大群人提供電子郵件和其他功能以及管理並需要控制，Microsoft Exchange 是更好的解決方案。

Gmail 和 Outlook 之間有什麼區別？

Gmail 和 Outlook 都是用於管理電子郵件、日曆和聯繫人的電子郵件服務和客戶端。 Gmail 是 Google 的 Google 產品，是一種免費電子郵件服務，提供與其他 Google 服務的集成。截至 15 年，它還為所有帳戶提供 2023GB 的免費存儲空間。

Outlook 是 Microsoft 的產品，目前是 Microsoft Office 和 Office 365 應用程序套件的一部分。它提供與 Gmail 類似的功能，但還附帶了專注於協作和團隊的其他功能。 Gmail 的核心更像是個人產品。你可以在 Outlook 中使用 Gmail 收件箱，但您不能在 Gmail 中使用 Outlook 電子郵件地址。

Gmail 和 Outlook 都有免費版本，儘管 Outlook 的免費版本不如 Gmail 的功能完善。 Outlook 的付費版本可以作為一次性 Microsoft Office 購買的一部分或作為 Office 365 訂閱的一部分提供。 Gmail 的付費版是 G Suite 的一部分，類似於 Office 365。