Các cách khác nhau để chia sẻ lịch Outlook

Hầu hết các chuyên gia và tổ chức đang sử dụng Outlook để giao tiếp với các cá nhân có liên quan trong doanh nghiệp của họ. Quan trọng hơn, hệ thống phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft này cho phép bạn thông báo cho người khác về lịch trình của mình, nhờ các tính năng và công cụ lịch của nó. Với điều này, bạn có thể dễ dàng đưa ra ý tưởng cho đồng nghiệp khi liên hệ với bạn. Thậm chí, bạn có thể chia sẻ các chi tiết và tệp khác của lịch của mình. Bạn chỉ có thể làm điều đó trong một vài bước đơn giản. Có nhiều cách để làm điều đó vì Outlook có thể truy cập được qua web hoặc ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Bạn cũng có thể chọn xuất bản nó để cho phép mọi người xem lịch của bạn hoặc đăng ký.

Chia sẻ Lịch qua Ứng dụng Máy tính để bàn

1. Khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.
2. Ứng dụng có các quan điểm khác nhau. Từ Thư, chuyển đến chế độ xem Lịch bằng cách nhấp vào biểu tượng ở dưới cùng bên trái của màn hình.
3. Từ tab Trang chủ của Lịch, hãy chọn lệnh “Chia sẻ Lịch”. Khi bạn nhấp vào nó, tùy chọn “Lịch” trong địa chỉ email Outlook của bạn sẽ xuất hiện. Nhấp vào nó để chọn cụ thể lịch bạn muốn chia sẻ.
4. Hộp thoại Thuộc tính lịch sẽ xuất hiện và mở ra trong phần Quyền. Tại đây, bạn cần thêm những người dùng mà bạn chỉ muốn truy cập vào lịch mà bạn muốn chia sẻ. Để làm như vậy, hãy nhấp vào “Thêm…”.
5. Trong hộp thoại “Thêm người dùng” sẽ mở ra, bạn sẽ thấy danh sách liên hệ của mình. Bạn có thể chọn từng cái một hoặc tìm kiếm một cái cụ thể. Khi bạn muốn thêm bất kỳ liên hệ nào, chỉ cần nhấp vào “Thêm”. Chọn Ok khi bạn hoàn tất.
6. Bạn sẽ quay lại hộp thoại Thuộc tính lịch với những người dùng bạn đã thêm. Bây giờ, bạn có thể gán quyền cho từng người một. Chỉ cần nhấp lần lượt vào email và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cấp (có thể xem khi tôi bận, có thể xem chức danh và vị trí, có thể xem mọi thông tin chi tiết, có thể chỉnh sửa, ủy quyền). Nhấp vào nút Áp dụng, sau đó nhấp vào Ok để lưu mọi thứ.
7. Một email sẽ được gửi đến những người dùng bạn đã thêm và họ có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời. Sau đó, họ có thể xem nó bằng cách đi tới chế độ xem Lịch của Outlook của họ và cuộn xuống điều hướng thanh bên trái. Nhấp vào “Lịch được chia sẻ” và chọn lịch biểu mà bạn đã gửi. Họ có thể chọn xem nó riêng biệt với lịch của riêng mình hoặc đặt nó ở Chế độ lớp phủ để so sánh và xem liệu có xung đột trong lịch trình hay không.

Lưu ý: Chia sẻ lịch của bạn trong email thông qua lệnh "Lịch Email" không còn khả dụng với Outlook cho Microsoft 365. Tính năng được sử dụng để cho phép người dùng gửi email bản sao tĩnh của lịch cho một phạm vi ngày cụ thể, trong đó các cập nhật và thay đổi sẽ không người nhận không nhìn thấy. 

Chia sẻ Lịch qua Web

1. Khởi động Outlook qua web. Bố cục của ứng dụng Outlook trên máy tính và web hơi khác một chút, nhưng cả hai đều trực quan. Chuyển đến chế độ xem Lịch bằng cách nhấp vào biểu tượng Lịch được đặt bên dưới thư ở điều hướng bên trái.
2. Nhấp vào nút "Chia sẻ" ở phần trên cùng bên phải của màn hình. Nó sẽ mở ra một cửa sổ có tên “Chia sẻ và quyền”, nơi bạn có thể thêm người dùng. Cũng có một cách khác để khởi chạy cửa sổ đó. Nếu bạn có một lịch cụ thể để chia sẻ (trong Lịch của tôi ở giao diện bên trái), bạn có thể chỉ cần nhấp chuột phải vào nó hoặc chọn biểu tượng ba nút sẽ xuất hiện khi bạn di chuột và Chia sẻ và Quyền sẽ mở ra.
3. Trong cửa sổ Chia sẻ và Quyền, bạn có thể tìm kiếm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ lịch của mình. Sẽ có gợi ý khi bạn gõ. Bạn chỉ có thể chọn chúng. 
4. Sau khi chọn một người dùng, bạn sẽ được yêu cầu loại quyền mà bạn muốn cấp. Nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh người dùng và chọn quyền truy cập mà họ có thể có (có thể xem tất cả chi tiết của tôi hoặc có thể chỉnh sửa). Không giống như trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn phải cấp quyền cho người dùng ngay sau khi chọn họ để tìm kiếm một quyền khác. Chọn nút Chia sẻ sẽ ngay lập tức gửi lời mời, vì vậy hãy đảm bảo quyền truy cập bạn muốn cấp.
5. Liên tục tìm kiếm người dùng và chỉ định quyền cho đến khi bạn hoàn tất.
6. Lời mời sẽ trực tiếp được gửi đến người dùng và họ chấp nhận hoặc từ chối lời mời đó. Bạn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào bạn muốn hoặc ngừng chia sẻ bằng cách chuyển đến Chia sẻ và Quyền một lần nữa và tìm kiếm một người dùng cụ thể.

Xuất bản Lịch trên web

1. Khởi chạy Outlook trên web và chuyển đến chế độ xem Lịch.
2. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở phần trên cùng bên trái của màn hình để mở Cài đặt. Cuộn xuống và nhấp vào “Xem tất cả cài đặt Outlook”.
3. Khi cửa sổ Cài đặt xuất hiện, hãy chuyển đến phần Lịch, sau đó nhấp vào Chia sẻ lịch.
4. Trong “Xuất bản lịch”, có các menu thả xuống bạn có thể sử dụng để chọn lịch bạn muốn xuất bản và các quyền (có thể xem khi tôi bận và có thể xem tất cả chi tiết). Nhấp vào nút Xuất bản khi bạn đã thiết lập mọi thứ. Lưu ý: Chọn một liên kết HTML có nghĩa là người nhận có thể sao chép và dán URL vào trình duyệt. Điều này sẽ cho phép họ xem lịch trong một cửa sổ trình duyệt mới. Trong khi đó, một liên kết ICS sẽ cho phép họ tải xuống tệp ICS và nhập nó vào Outlook và thậm chí sử dụng nó để đăng ký lịch của bạn thông qua Outlook. Ngoài ra, cả liên kết HTML và ICS sẽ không cho phép chỉnh sửa lịch của bạn.
5. Nếu bạn cần hủy xuất bản lịch, chỉ cần làm theo các bước tương tự, ngoại trừ bây giờ bạn sẽ nhấp vào “Hủy xuất bản”.

Chia sẻ các sự kiện trên Lịch Outlook với các liên hệ của bạn qua ứng dụng dành cho thiết bị di động

1. Bạn không thể chia sẻ lịch của mình qua ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động, nhưng bạn có thể mời các liên hệ với tư cách là người tham dự sự kiện. Chỉ cần khởi chạy ứng dụng và chuyển đến chế độ xem Lịch bằng cách nhấn vào biểu tượng thứ ba ở cuối màn hình của ứng dụng.
2. Nhấn vào biểu tượng dấu cộng. Nó sẽ cho phép bạn tạo một sự kiện.
3. Điền vào các phần cần thiết của lời mời, chẳng hạn như tiêu đề, vị trí, mô tả, v.v. Dưới tiêu đề, hãy nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời.
4. Nhấp vào dấu kiểm ở góc trên cùng bên phải của màn hình để lưu lời mời và gửi lời mời đến những người tham gia đã chọn của bạn.