Zaman en değerli ve kıt kaynaklardan biridir ve bir blog gönderisinde Microsoft, kullanıcıların bu kaynağı yönetmelerine yardımcı olmak için Microsoft 365 ile birlikte gelen tüm yeni araçları ve özellikleri ayrıntılı olarak açıkladı. toplantılara hazırlanmak için daha az zaman harcamak, kişisel zamanınızı korumak, ve dengeli kalmak için takviminizi organize edin.

[lwptoc title=”Yeni Microsoft 365 Zaman Yönetimi Araçları” width=”50%” float=”sağ”]

Toplantılara hazırlanmak için daha az zaman harcayın

Çevrimiçi toplantılar ve görüntülü aramalar, resmi olmayan koridor konuşmalarının, ofisten çıkmaların ve hatta insanların yaptığı bazı sosyal sohbetlerin yerini aldı. Daha fazla toplantı, onlara hazırlanmak ve takiplerin gerçekleşmesini sağlamak için daha fazla zaman gerektiği anlamına gelir. Bir toplantı için ihtiyaç duyduğunuz dosyaları ve e-postaları kolayca bulmak, toplantıya hazırlanmak için daha az zaman harcamanıza yardımcı olabilir.

Android için Outlook'ta Toplantı Öngörüleri

İhtiyacınız olan bilgiyi bulun senin toplantıns bir arada yer-Meeting Insights, e-posta mesajlarını ve dosyaları getirir. toplantınız için doğrudan takviminizdeki etkinlik ayrıntılarına kadar ilgili olabilir, böylece ihtiyacınız olanı kolayca ve hızlı bir şekilde bulabilirsiniz. 

Outlook mobile'da, etkinlik ayrıntılarında Meeting Insights'ı bulabilirsiniz.

Outlook'ta Daha İyi Toplantı Davetleri yönetimi

Bir toplantının tüm ayrıntılarını doğrudan gelen kutunuzda görmek artık daha kolay ve hızlı. Mesajlar ve toplantı ayrıntıları arasında geçiş yapın, katılımcı listesini ve toplantıya kimlerin katıldığını görün ve hatta organizatör unuttuysa ona çevrimiçi bir toplantı ekleyin. Lütfen bir Teams bağlantısı eklemek için birine e-posta göndermek yok!

Web üzerinde Outlook'ta mesajları, toplantı ayrıntılarını, katılımcının yanıtlarını görün ve doğrudan gelen kutunuzdan çevrimiçi bir toplantı ekleyin.

Tek dokunuşla çevrimiçi toplantılara katılın

Outlook ve Teams zaten birlikte harika çalışıyor ancak Microsoft, bazı kişilerin diğer çevrimiçi toplantı hizmetlerini kullanarak toplantılar için toplantı davetleri aldığını anlar. Onlar için Microsoft, Outlook mobile'a tek dokunuşla KATIL deneyimi ekledi; şimdi, Zoom veya Webex gibi hizmetleri kullanan birinden davet alırsanız, onlarla çevrimiçi olarak hızlı bir şekilde tanışmak için Tek yapmanız gereken Katıl'a dokunmak.

Android için Outlook'tan çoğu toplantıya tek dokunuşla katılın.

Tüm toplantılarınızı otomatik olarak çevrimiçi oluşturulacak şekilde ayarlayın

Çoğu kişi hala uzaktan çalıştığı için, her zaman çevrimiçi bir toplantıya katılma seçeneğine sahip olmak iyi bir uygulamadır. Bunu Outlook mobil ve web'de varsayılan seçenek olarak ayarlayabilirsiniz, böylece o Ekipler bağlantısını tekrar eklemeyi asla unutmazsınız. Endişelenme, yine de bir oda rezerve edebilirsin.

Outlook mobile ve web'deki Ayarlar'da, tüm toplantılarınızın varsayılan olarak çevrimiçi olarak oluşturulmasını seçebilirsiniz.

Kişisel zamanınızı koruyun

"Işin geleceği9'dan 5'e iş günü kavramının ortadan kalkabileceğini, ancak aynı zamanda insanlara daha esnek bir program sağladığını belirtiyor. İnsanlar kendileri için uygun olan saatlerde çalışıyor ve karışıma kişisel ve aile sorumluluklarını ekliyor. Sabah, akşam ve hafta sonları, insanlar iş günlerinde kişisel veya aile meseleleriyle ilgilenmek için zaman ayırdıkça çalışma saatleri arttı. Kişisel ve çalışma saatleri ve alanlar birbirine karıştığından ve cihazlar her zaman yanınızda olduğundan, kişisel meseleleriniz için ayarlanan zamanın hesaba katıldığından emin olmanız gerekir.

Kişisel takviminizi iş hesabınıza ekleyin 

İki takvim tutarsanız, kişisel etkinlikleriniz için zamanınız olduğundan emin olmak zor olabilir. Artık web üzerinde Outlook'a kişisel bir takvim eklediğinizde, birisi Outlook'ta Zamanlama Yardımcısı'nı kullanarak sizinle bir toplantı planlamak istediğinde bu etkinliklerin saatleri meşgul olarak gösterilecektir (ayrıntı veya bilgi olmadan). Kişisel takviminizi işinizle yan yana veya tek bir görünümde görün.

İş arkadaşlarınızın gerçek müsaitlik durumunuzu bilmesi için kişisel bir takvim ekleyin.

Tercihlerinize uygun zaman dilimlerini kolayca paylaşın

Outlook'ta AI, işleri daha hızlı ve daha kolay yapmanıza yardımcı olacak önemli bir yetenektir. Bu temel yeteneklerden biri, Outlook mobil ve web'de kullanabileceğiniz önerilen yanıtlardır. Yakında Outlook mobile'da, biri sizinle görüşmek istediğinde Uygunluk Gönder veya Toplantı Planlama önerileri göreceksiniz.

Yakında Outlook Mobile'da önerilen yanıtlar, uygunluk durumunuzu paylaşmanın kolay bir yolunu içerecek.

E-postalarınızın ne zaman teslim edileceğini planlayın

Esnek programlardan yararlanan daha fazla insanla, kendilerini tuhaf saatlerde öncelik sırasına koyar, yanıtlar ve e-posta mesajları gönderirken bulabilirler. İnsanların "her zaman açık" olma ihtiyacından kurtulmalarına veya tatillerde onları rahatsız etmelerine yardımcı olmak için e-postalarınızı daha iyi bir zamanda teslim edilecek şekilde planlayabilirsiniz. E-postanızı sizin için uygun olan bir zamanda oluşturun ve sabah 9'da veya tatilden döndüklerinde teslim edilmesini sağlayın.

Mesajınızı daha sonra daha iyi bir zamanda gönderilecek şekilde planlayın e mesajınızı daha sonra daha iyi bir zamanda gönderilecek şekilde planlayın.

Bir e-posta mesajını daha sonra başa çıkabileceğiniz zaman için erteleyin

Bazen yanıtlamanız veya harekete geçmeniz gereken bir e-posta okursunuz, ancak bunun için doğru zaman değil veya bunun için bilgiye sahip değilsiniz veya belki daha sonra yapmanız gereken bir şeyle ilgili. E-posta iletileriyle doğru zamanda ilgilenmenize yardımcı olmak için, ihtiyaç duyduğunuzda gelen kutunuzun en üstünde olmaları için onları erteleyebilirsiniz. Bunu, Web üzerinde Outlook'ta iletiyi sağ tıklatarak veya Outlook mobile'da iletiyi kaydırarak yapın.

Kişisel zamanınızı nasıl koruyacağınız ve başkalarını nasıl koruyacağınız konusunda ek yardım için, aşağıdakileri kontrol ettiğinizden emin olun. Outlook'ta MyAnalytics yapabilir.

Dengede kalmak için takviminizi yönetin

İnsanlar daha esnek bir çalışma programı içinde refah ve dengeli olma duygusunu korumanın yollarını ararken, işinizi planladığınızdan ve kişisel bakım için takviminizde yer ayırdığınızdan emin olmak çok önemlidir. İşleri uygun bir zamanda halletmek ve takviminizdeki görevlerinizi ve aralarınızı planladığınızdan ve bunlara öncelik verdiğinizden emin olmak, kendinizi daha kontrollü ve dengeli hissetmenize yardımcı olabilir.

Mobil e-posta mesajından kolayca görev oluşturun

Pek çok e-posta iletisi, yanlarında bir eylem öğesi taşır ve bunları görev olarak ekleyebilmek, gününüzü daha verimli planlamanıza ve onlara zaman ayırmanıza yardımcı olur. Tüm görevleriniz senkronize edilir ve her yerde kullanılabilir Microsoft 365, böylece iOS için Outlook'tan bir görev oluşturabilir ve ardından bunu Outlook'ta veya Yapılacaklar'da yönetebilirsiniz. Bu yeni görevler, aynı e-posta konusunu kullanacak ve To Do'dan hızlı başvuru için orijinal e-postayı ve Outlook'taki görüşmenin bağlantısını içerecektir.

Outlook mobile'dan Yapılacaklar'a kolayca bir görev ekleyin.

Bir e-posta mesajının bir bölümünü vurgulayın ve görev olarak ekleyin

Bazen bir e-postanın konusu, bir görev olarak oluşturulacak kadar ayrıntılı değildir ve Microsoft'un bir e-postayı görev olarak eklediğinde Microsoft'un biraz daha spesifik olması gerekir, böylece Microsoft, Microsoft'un hızlı bir şekilde ne yapması gerektiğini tam olarak bilir.

Görev olarak eklemek için mesajın bir bölümünü seçin, e-posta mesajı her zaman ona eklenir.

Görevlerinizin ne zaman tamamlanması gerektiğini önceden planlayın

Planlama, önceliklendirme ve görevlerinizi tamamlamak için zaman ayırdığınızdan emin olmak, organize olmanıza, gününüzü ve yapılması gerekenleri kontrol altında tutmanıza yardımcı olabilir. Web üzerinde Outlook'ta, gününüzde ve haftanızda önemli olan görevleri tamamlamak için zaman ayırdığınızdan emin olmak için takvimde Günüm'ü kullanın.

Günüm'den bir görevi takviminize sürükleyip bırakın ve bu görevi engellenen zaman ve hatırlatıcılarla bir etkinliğe dönüştürün.

Gününüze hazırlanırken Cortana'dan yardım alın

Cortana, gününüze hazırlanmanıza ve şirketle taahhütlerinizi ve toplantılarınızı takip etmenize yardımcı olabilir. Cortana'dan brifing e-postası. Cortana, toplantılarınız öncesinde gözden geçirmeniz için eyleme geçirilebilir belge önerileri ve takip etmek isteyebileceğiniz önceki e-postalardan gelen bekleyen talepler bulduğunda, iş gününüzün başlangıcına yakın bir zamanda kişiselleştirilmiş bir e-posta mesajı alacaksınız. Bu e-posta ayrıca, Microsoft Teams bildirimlerinin susturulduğu, kesintisiz odaklanmış çalışma için iş gününüz boyunca "odaklanma süresi" ayırmanızı kolaylaştıracaktır.

Brifing e-postası, doğrudan gelen kutunuzda yapabileceğiniz kişiselleştirilmiş öneriler ve eylemler içerir.

Toplantıları varsayılan olarak kısaltarak toplantılar arasında biraz mola verin

Toplantı yükünüzün hızla arttığı ve muhtemelen arka arkaya birçok toplantı gününün olduğu bir zamanda, aralarında kısa bir nefes almak iyi bir fikir olabilir. Tüm toplantılarınızı Web'de Outlook'ta veya Windows için Outlook'ta erken bitecek şekilde ayarlayabilir, uzatmak veya bir kahve içmek için 5-15 dakika geri dönebilirsiniz.

Windows ve web için Outlook'ta Takvim Ayarları'nda randevuları ve etkinlikleri varsayılan olarak erken bitecek şekilde ayarlayın.

Android için Outlook'ta E-postalarımı Oynat özelliğini yakalayın

Gelen kutunuzu tetiklemek gün içinde zaman alabilir, bu nedenle başka şeylerle meşgulken e-postanızı dinleyip yanıtlayabilmeniz harikadır. Cortana'nın yeni e-posta mesajlarınızı okumasına izin verin, böylece eller serbest olarak dinleyebilir, bağlantıda kalabilir ve birinin takviminizde değişiklik yapıp yapmadığını hızla öğrenebilirsiniz. Bu konuda daha fazla bilgi edinin okuyun.

Ayrıca sesli komutlarla Outlook'tan bir Teams toplantısına katılabilirsiniz.

İş arkadaşlarınıza ne zaman müsait olduğunuzu bildirmek için toplantı saatlerinizi güncelleyin

Toplantılar günlerinizin büyük bir bölümünü almaya devam ederken, toplantı saatlerinizi istediğiniz uygunluk durumuna göre güncellediğinizden emin olun; bu şekilde iş arkadaşlarınız, buluşma durumunuz hakkında en iyi bilgilere sahip olur. Bunu web üzerinde Outlook'taki Takvim Ayarları'nda veya "Çalışma saatleri" altındaki Windows için Outlook'taki Takvim Seçenekleri'nde ayarlayabilirsiniz.