การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองกับซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน: ไหนดีกว่ากัน

ผู้ให้การสนับสนุน

องค์กรมักจะดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ด้วยมือเนื่องจากไม่มีระบบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนในตอนเริ่มต้นของการลงทุน นี้อาจต้องเริ่มต้นจากศูนย์เมื่อเตรียมใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ นอกจากนี้ยังอาจต้องดาวน์โหลดและแก้ไขเอกสารคำหรือเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของสเปรดชีตด้วยตนเอง ไฟล์แนบอีเมลจะถูกส่งออกไปอันเป็นผลมาจากกระบวนการนี้

ลองนึกภาพสักครู่ว่าคุณเป็นเจ้าของหนึ่งในธุรกิจสมัยใหม่เหล่านี้ การจัดการการออกใบแจ้งหนี้ด้วยมือจะใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น นี่คือที่มาของการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ การแจ้งหนี้อัตโนมัติเป็นวิธีปฏิบัติในการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติโดยใช้ ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน.

ที่นี่ เราจะเปรียบเทียบและเปรียบเทียบการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองโดยใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ดาวน์โหลดได้พร้อมการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วย แอพเรียกเก็บเงิน เพื่ออธิบายให้คุณทราบอย่างชัดเจนว่าข้อใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองคืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองมีสองประเภท: กระบวนการที่ใช้เทมเพลตสเปรดชีตและโปรแกรมประมวลผลคำ มันเป็นแนวคิดดั้งเดิมทั้งหมด

ต้องกรอกเทมเพลตแต่ละรายการ รวมทั้งชื่อผู้ส่งและผู้รับในใบแจ้งหนี้ก่อนจึงจะจัดส่งได้

เครื่องมือดิจิทัลที่เชื่อมโยงกับทั้งวิธีการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองและทางอิเล็กทรอนิกส์ก็เช่นกัน ด้วยเหตุนี้ กลยุทธ์ที่ครอบคลุมจึงไม่จำเป็น เนื่องจากอาจมีการรวมช่องทางการชำระเงินหลายช่องทาง อย่างไรก็ตาม การแจ้งเตือนการชำระเงินหรือรายงานไม่สามารถปรับเปลี่ยนตามเวลาจริงได้ กระบวนการแบบแมนนวลต้องใช้เวลาลงทุนอย่างมาก

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินคืออะไร

แอพเรียกเก็บเงินช่วยเรื่องลูกหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสินค้าที่ขายหรือบริการที่ได้รับอาจสร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างง่ายดาย เมื่อพูดถึงการจัดการการเงินของบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับสิ่งเล็กน้อยที่สุด

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินมีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากมายที่ช่วยให้จัดการได้ง่าย ผู้ใช้ยังสามารถส่งใบแจ้งหนี้เหล่านี้ให้ผู้อื่นได้โดยง่ายด้วยการคลิกปุ่ม

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้กับการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง: เรียนรู้ความแตกต่าง!

ส่วนนี้จัดทำขึ้นเพื่ออธิบายประเด็นสำคัญที่แยกความแตกต่างของใบแจ้งหนี้ทั้งสอง:

อัตโนมัติ:

ในระหว่างกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ขึ้นอยู่กับนักบัญชีหรือบุคคลอื่นในการจัดเตรียมใบแจ้งหนี้และตรวจสอบว่ามีการรวมข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ด้วย ในทางกลับกัน การใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินจะหยุดแนวทางปฏิบัตินี้ เนื่องจากซอฟต์แวร์ได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลทั้งหมด จึงสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้ในเวลาอันสั้น

การตรวจสอบด้วยตนเอง:

เมื่อใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง จำเป็นต้องติดตามปัญหาที่อาจเกิดขึ้นด้วยตนเอง บุคคลที่ดำเนินการในบริษัทมีหน้าที่ติดตามผลการชำระเงินด้วยตนเองกับลูกค้า อย่างไรก็ตาม ด้วยความช่วยเหลือของแอปการเรียกเก็บเงิน อาจมีการสร้างการแจ้งเตือนการชำระเงินและจะถูกส่งไปยังผู้บริโภคโดยอัตโนมัติ ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ ลูกค้าจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการชำระเงินที่ใกล้จะถึงกำหนดชำระ

การรายงานตามเวลาจริง

เมื่อเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง ความท้าทายที่สำคัญที่สุดคือการสร้างใบแจ้งหนี้เมื่อกิจกรรมเสร็จสิ้น มีบางสถานการณ์ที่นักบัญชีต้องใช้เวลาหลายวันในการสร้าง อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้แก้ไขได้ด้วยการแนะนำซอฟต์แวร์สำหรับสร้างใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนอาจเสร็จสิ้นทันที และนักบัญชีทั้งหมดต้องทำคืออธิบายรายละเอียดเฉพาะ หลังจากนั้นทุกอย่างสามารถจัดได้ในเวลาอันสั้น

การชำระเงินออนไลน์:

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ไม่มีทางที่จะรวมแอปการชำระเงินของบุคคลที่สามได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้แอปการเรียกเก็บเงิน จะง่ายกว่ามากในการเชื่อมต่อโปรแกรมของบุคคลที่สามที่จำเป็นสำหรับการเรียกเก็บเงิน กล่าวอีกนัยหนึ่ง บริษัทสามารถเรียกเก็บเงินได้ทันทีด้วยการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งทำให้กระบวนการค่อนข้างตรงไปตรงมา

คุณยังคงมีตัวเลือกมากมายในการตรวจสอบเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่เข้าถึงได้ ขณะนี้ ลูกค้าสามารถใช้บริการที่เรียกว่า Invoice Office ซึ่งจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้น

สรุป

เจ้าของบริษัทส่วนใหญ่เริ่มรวมซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติในการดำเนินงาน บางครั้งซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรมเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ในขณะที่บางครั้งโซลูชันสากลที่ให้ทุกอย่างเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

ความต้องการ เวิร์กโฟลว์ และขั้นตอนทางบัญชีของบริษัทของคุณจะมีบทบาทในซอฟต์แวร์สำหรับการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่คุณเลือก ซอฟต์แวร์ที่จัดการข้อมูลลูกค้าของคุณจะตรงตามความต้องการของคุณในการสร้างใบแจ้งหนี้

ขณะที่คุณกำลังเลือกซอฟต์แวร์สำหรับการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ เราขอแนะนำให้คุณเปรียบเทียบรายการสำคัญทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับบริษัทของคุณ