Manuell fakturering kontra faktureringsprogram: vilket är bättre?

Sponsrade

Företag utför ofta sin fakturering för hand eftersom de inte har väldefinierade system på plats i början av sina satsningar. Detta kan behöva börja om från början när du förbereder en pappersfaktura. Det kan också kräva nedladdning och manuell ändring av word-dokument eller fakturamallar för kalkylblad. E-postbilagor skickas sedan ut som ett resultat av denna process.

Föreställ dig för ett ögonblick att du är ägare till ett av dessa moderna företag. Att hantera fakturering för hand blir mer tidskrävande och risk för misstag i takt med att ditt företag växer. Det är här automatisk fakturering kommer in. Automatiserad fakturering är metoden att automatiskt generera och skicka fakturor till kunder med hjälp av faktureringsprogramvara.

Här kommer vi att jämföra och kontrastera manuell fakturering gjord med nedladdningsbara fakturamallar med automatisk fakturering gjord med en faktureringsapp för att förklara för dig exakt vad som är bäst för ditt företag.

Vad är manuell fakturering?

Det finns två typer av manuell fakturering: kalkylblads- och ordbehandlarmallbaserade processer. Det är ett helt originellt koncept.

Varje mall, inklusive avsändarens och mottagarens namn, måste fyllas i på fakturan innan den kan levereras.

Så även de digitala verktygen, som är kopplade till både manuella och elektroniska faktureringsmetoder. Som ett resultat är en heltäckande strategi inte nödvändig eftersom flera betalningskanaler kan vara integrerade. Varken betalningspåminnelserna eller rapporterna får dock justeras i realtid. Den manuella processen kräver en betydande investering av tid.

Vad är faktureringsprogramvara?

Faktureringsappen hjälper till med kundfordringar. En faktura med detaljer om de sålda varorna eller de tjänster som tillhandahålls kan enkelt genereras med detta verktyg. När det kommer till att sköta företagets ekonomi är det viktigt att vara uppmärksam på de allra minsta sakerna.

Faktureringsprogramvaran har en mängd förbyggda mallar som gör den enkel att hantera. Användare kan också enkelt skicka dessa fakturor till andra genom att klicka på en knapp.

Faktureringsprogram kontra manuell fakturering: Lär dig skillnaden!

Det här avsnittet är tillägnat att förklara de viktigaste aspekterna som skiljer de två fakturorna åt:

Automation:

Under den manuella faktureringsprocessen är det upp till revisorn eller annan person att förbereda fakturan och se till att alla relevanta fakta finns med. Å andra sidan kommer användningen av faktureringsprogramvaran att sätta stopp för denna praxis. Eftersom programvaran har uppdaterats med all information kommer den att kunna skapa fakturan på kort tid.

Manuell övervakning:

När man använder den manuella faktureringsmetoden är det viktigt att följa upp eventuella problem som kan uppstå manuellt. Den som driver företaget ansvarar för att göra manuella uppföljningar med sina kunder om betalningar. Men med hjälp av en faktureringsapp kan betalningspåminnelser upprättas och de kommer att skickas ut till konsumenterna på ett automatiserat sätt. Med förutbestämda intervall kommer kunderna att informeras om de förestående betalningarna som är skyldiga dem.

Rapportering i realtid

När faktureringen gjordes manuellt var den största utmaningen genereringen av fakturan när aktiviteten var avslutad. Det finns situationer då det tar ett stort antal dagar för revisorn att skapa den. Detta problem har dock lösts genom att införa programvara för att generera fakturor. Proceduren kan slutföras omedelbart, och allt revisorn behöver göra är att beskriva detaljerna; efter det kan allt organiseras på kort tid.

Online betalning:

När fakturor genereras manuellt finns det inget sätt att integrera betalningsappar från tredje part. Men om du använder en faktureringsapp blir det mycket enklare att ansluta alla tredjepartsprogram som är nödvändiga för att samla in betalningar. För att uttrycka det på ett annat sätt kunde företaget driva in betalningar snabbt tack vare användningen av faktureringsprogram, vilket gjorde processen ganska enkel.

Du har fortfarande många alternativ att undersöka när det kommer till tillgänglig faktureringsprogramvara. Just nu kan kunderna använda sig av en tjänst som heter Invoice Office, vilket förenklar processen.

Slutsats

Majoriteten av företagsägarna börjar inkludera programvara för automatisk fakturering i sin verksamhet. Ibland är branschspecifik mjukvara det bästa alternativet, medan andra gånger är en universallösning som ger allt det bästa alternativet.

Ditt företags behov, arbetsflöde och redovisningsprocedurer kommer alla att spela en roll i programvaran för onlinefakturering som du i slutändan väljer. Mjukvaran som hanterar dina kunders information kommer att uppfylla dina krav för att generera fakturor.

Medan du håller på att välja programvaran för fakturering och fakturering, rekommenderar vi starkt att du jämför alla viktiga artiklar som krävs för ditt företag.