Olika sätt att dela Outlook-kalendrar

De flesta yrkesverksamma och organisationer använder Outlook för att kommunicera med relevanta individer i sina företag. Ännu viktigare är att detta Microsofts programvara för personlig informationshanterare låter dig informera andra om ditt schema, tack vare dess kalenderfunktioner och verktyg. Med detta kan du enkelt ge en idé till dina kollegor när de ska kontakta dig. Ännu mer, du kan dela andra detaljer och filer i din kalender. Du kan helt enkelt göra det i några enkla steg. Det finns sätt att göra det eftersom Outlook är tillgängligt via webben eller en skrivbordsapp. Du kan också välja att publicera den så att vem som helst kan se din kalender eller prenumerera på den.

Dela kalender via skrivbordsappen

1. Starta Outlook-appen på din dator.
2. Appen har olika vyer. Från Mail, gå till kalendervyn genom att klicka på ikonen längst ner till vänster på skärmen.
3. På fliken Hem i Kalender väljer du kommandot "Dela kalender". När du klickar på den visas alternativet "Kalender" under din Outlook-e-postadress. Klicka på den för att specifikt välja den kalender du vill dela.
4. En dialogruta för Kalenderegenskaper visas och öppnas i avsnittet Behörigheter. Här behöver du lägga till de användare du bara vill ha åtkomst till den kalender du vill dela. För att göra det, klicka på "Lägg till...".
5. I dialogrutan "Lägg till användare" som öppnas ser du din kontaktlista. Du kan välja mellan dem en efter en eller söka efter en specifik. När du vill lägga till en kontakt klickar du bara på "Lägg till". Välj Ok när du är klar.
6. Du kommer tillbaka i dialogrutan Kalenderegenskaper med de användare du har lagt till. Nu kan du tilldela behörigheter till dem en efter en. Klicka bara på e-post en efter en och välj den åtkomst du vill ge (kan se när jag är upptagen, kan se titlar och platser, kan se alla detaljer, kan redigera, delegera). Klicka på knappen Använd och sedan på Ok för att spara allt.
7. Ett e-postmeddelande kommer att skickas till användarna du har lagt till och de kan acceptera eller avvisa inbjudan. De kan sedan se det genom att gå till kalendervyn i deras Outlook och rulla ner till vänsterfältsnavigeringen. Klicka på "Delad kalender" och välj den kalender som du skickade. De kan välja att se det separat från sina egna kalendrar eller ha det i Overlay Mode för att jämföra och se om det finns konflikter i scheman.

Obs: Att dela din kalender i ett e-postmeddelande via kommandot "E-postkalender" är inte längre tillgängligt med Outlook för Microsoft 365. Funktionen som används för att tillåta användare att e-posta en statisk kopia av en kalender för ett visst datumintervall, där uppdateringar och ändringar skulle inte ses av mottagaren. 

Dela kalender via webben

1. Starta Outlook via webben. Layouten för webb- och Outlook-appar för skrivbordet är lite annorlunda, men de är båda intuitiva. Gå till kalendervyn genom att klicka på kalenderikonen under e-post i den vänstra navigeringen.
2. Klicka på knappen "Dela" längst upp till höger på skärmen. Det öppnar ett fönster som heter "Dela och behörigheter", där du kan lägga till användare. Det finns också ett annat sätt att starta det fönstret. Om du har en specifik kalender att dela (under Mina kalendrar i det vänstra gränssnittet), kan du helt enkelt högerklicka på den eller välja ikonen med tre knappar som visas när du håller muspekaren, och Delning och behörigheter öppnas.
3. I fönstret Delning och behörigheter kan du söka efter e-postadressen till de personer du vill dela din kalender med. Det kommer förslag när du skriver. Du kan bara välja dem. 
4. När du väljer en användare kommer du att bli tillfrågad om vilken typ av behörighet du vill ge. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid användaren och välj den åtkomst de kan ha (kan se alla mina uppgifter eller kan redigera). Till skillnad från i skrivbordsappen måste du ge användaren behörighet direkt efter att ha valt dem för att söka efter en annan. Om du väljer knappen Dela skickas en inbjudan omedelbart, så se till att du har den åtkomst du vill ge.
5. Sök efter användare upprepade gånger och tilldela behörigheter tills du är klar.
6. En inbjudan kommer att skickas direkt till användaren och de accepterar eller avvisar den. Du kan ändra behörigheterna när du vill eller sluta dela genom att gå till Delning och Behörigheter igen och leta efter en specifik användare.

Publicera kalender på webben

1. Starta Outlook på webben och gå till kalendervyn.
2. Klicka på kugghjulsikonen längst upp till vänster på skärmen för att öppna Inställningar. Rulla ned och klicka på "Visa alla Outlook-inställningar."
3. När fönstret Inställningar visas, gå till avsnittet Kalender och klicka sedan på Dela kalendrar.
4. Under "Publicera en kalender" finns det rullgardinsmenyer som du kan använda för att välja kalendern du vill publicera och behörigheterna (kan se när jag är upptagen och kan se alla detaljer). Klicka på knappen Publicera när du har konfigurerat allt. Obs: Att välja en HTML-länk innebär att mottagarna kan kopiera och klistra in webbadressen i en webbläsare. Detta låter dem se kalendern i ett nytt webbläsarfönster. Under tiden kommer en ICS-länk att låta dem ladda ner ICS-filen och importera den till Outlook och till och med använda den för att prenumerera på din kalender via Outlook. Dessutom tillåter både HTML- och ICS-länkar inte redigering av din kalender.
5. Om du behöver avpublicera kalendern följer du bara samma steg, förutom att du nu klickar på "Avpublicera".

Dela Outlook-kalenderhändelser till dina kontakter via mobilappen

1. Du kan inte dela din kalender via Outlook-mobilappen, men du kan bjuda in kontakter som deltagare till en händelse. Starta bara appen och gå till kalendervyn genom att trycka på den tredje ikonen längst ned på appens skärm.
2. Tryck på plusikonen. Det låter dig skapa en händelse.
3. Fyll i de nödvändiga avsnitten i inbjudan, såsom titel, plats, beskrivning med mera. Under rubriken anger du e-postadresserna till de personer du vill bjuda in.
4. Klicka på bockmarkeringen i det övre högra hörnet av skärmen för att spara inbjudan och skicka inbjudningarna till dina valda deltagare.