8 bästa AI-verktyg för evenemangshantering 2024

Dessa bästa AI-verktyg för event management låter dig genomföra varumärkes- och företagsevenemang smart, framgångsrikt och till en överkomlig kostnad.

Efter att ha granskat mer än 32 verktyg som påstår sig erbjuda AI-funktioner, hittade jag de 8 bästa alternativen.

Oavsett om du organiserar en företagskonferens, en galainsamling eller ett virtuellt toppmöte, gör dessa AI-appar för eventhantering hela skillnaden.

Bästa AI-verktyg för evenemangshantering

Jag hade stränga krav på de verktyg jag hade med på min lista. De ska hjälpa dig att planera, budgetera, välja platser, välja och hantera leverantörer, marknadsföra, registrera deltagare, koordinera logistik och hantera gästdeltagande.

Följande AI-verktyg täcker allt ovanstående. Här är en snabb översikt:

Verktygets namn	Pris	plattform	Bra på	Förbättringar behövs
Hållbar AI	Börjar på $15.00/månad	web	Byggande av webbsidor, e-postmarknadsföring, CRM-kontakter, fakturering, inbäddning av innehåll från tredje part	Bör erbjuda inbyggd biljettförsäljning eller evenemangslösningar
Monark	$ 14.99 / månad	Mobil och webb	Eventbudgetering, ekonomisk rapportering, utgiftsbevakning	Måste integrera text-till-budget- och bild-till-budget-funktioner med AI
Numera	Börjar från 5 % serviceavgift	web	Allt-i-ett copilot för händelsehantering med AI	Bör tillåta användare att prova AI-copiloten autonomt
Interaktiv deltagare	Anpassade priser	web	Hantera evenemangslogistik och deltagande med AI	Gör AI tillgänglig i händelsehanteringsmoduler
QueryPal	Börjar på $15.00/användare/månad	Slack och Teams	AI chatbot för att svara på frågor kopplade till händelsedata, texter, webbplatser, databaser, kunskapsbaser, etc.	Bör utöka plattformsstödet till mobilappar och webbplatser
Oveit	Börjar på $199.00/månad	Mobil och webb	En GPT-driven AI som föreslår händelsekonfigurationssteg, marknadsförings- och marknadsföringsinsikter, genererar artiklar	Underlätta djup integration av EventGPT med webbgränssnitt för eventhantering
RingCentrala evenemang	Börjar på $750.00/licens/år	web	Måste underlätta text-till-budget- och bild-till-budget-funktioner med AI	Bör rekonstruera prismodellen för att låta varumärken och byråer prova begränsade funktioner som tester
Koefficient	Börjar på $49/månad	Desktop och webb	AI-datanalytikverktyg för Google Sheets och Microsoft Excel	Introducera mallar specifikt för händelsehanteringsscenarier

Låt oss nu utforska varje app mer i detalj:

Hållbar AI

Durable AI är ett utmärkt verktyg för att skapa webbplatser för evenemangsfrämjande, marknadsföring, biljettförsäljning, och många andra uppgifter relaterade till event management. Den använder text-to-site-teknik för att skapa webbplatser via uppmaningar.

Du behöver inte skapa webbplatsinnehåll, bilder, färgpaletter, sidmenyer, etc. Den AI-webbplatsbyggare kommer automatiskt att producera lämpligt innehåll enligt instruktionerna du anger i dina meddelanden.

Det erbjuder också AI-driven marknadsföringsautomation tjänster. Så du kan enkelt marknadsföra ditt evenemang för maximalt engagemang genom kanaler som sociala medier, e-mail, Google-annonser, och recensioner.

Det finns ett CRM du kan använda till lägga till deltagare, utsikter, gäster, etc., och upprätthålla konstant kommunikation med dem. Om du ska sälja bulkbiljetter till företagsenheter kan du också använda Durable's AI-faktureringsverktyg.

AI-webbplatser skapade genom appen låter dig skapa en onlinekommunikationsplattform för evenemangsledningsteamet och deltagare. För detta ändamål kan du lägga till nödvändiga webbplatswidgets som Messenger Chat, Telegram-knappoch WhatsApp-knapp.

För registrering och biljettförsäljning kan du använda Bädda funktion för att länka tredjeparts evenemangsbiljetter och registreringstjänster till din Durable AI-egendom.

För att förstå hur potentiella gäster och deltagare interagerar med ditt evenemangs webbplats kan du använda AI-webbplatsanalysverktyg I den här modulen kan du komma åt mätvärden som Besök per dag, Online-användare, Unika besökare, Sidvisningar, Mest visade sidor, Mest rullade sidor, RusningstidEtc.

När det gäller integritet och säkerhet, Durable AI's Sekretesspolicy hävdar att verktyget använder kommersiellt gångbara och standardiserade säkerhetsprotokoll för att skydda din webbplatsdata. Den använder Secure Bearings nätverk och molninfrastruktur för att skydda din data.

Prova Hållbar AI

Monark

Monarch är en AI-driven budgetapp för händelseutgiftsspårning. Den levereras med en kalkylbladsliknande databas för transaktionsövervakning. När det synkroniseras med det dedikerade bankkontot för evenemanget hämtar verktyget automatiskt de relevanta utgifterna under specifika taggar.

Du kan skapa en eller flera utgiftsplaner för evenemang i dedikerade kalkylblad med kredithuvuden som godkända budgetar av kunder och utgiftshuvuden som webbsidor, mobila appar, biljettförsäljning, livsmedelsproduktion, dekorationer, arenor, rekvisitaOch mycket mer.

Du kan också lägga till ett mål för utgifterna för att undvika över- eller underutnyttjande av medel. I instrumentpanelen kommer Monarch att visa dig en tydlig bild av använd budget, krediter kvar, och uppnådda mål.

Monarch använder toppmoderna säkerhetssystem för att skydda dina finansiella data och bankkonton från bedrägerier och hackare. Den använder finansiella data som samlar in tjänster från Finitet och Pläd. Dessa tredjepartsleverantörer använder rollbaserade åtkomstkontroller och datakryptering för att överföra dina ekonomiska data från källan till Monarch-appen.

De publicerar också SOC 2 Typ 2 rapporterar, som indikerar överensstämmelse med den högsta standarden för finansiell datasäkerhet.

Prova Monark

Numera

Nuförtiden är den första i sitt slag AI-copilot för eventansvariga och byråer. Den tar upp de vanliga smärtpunkterna vid evenemangsplanering, som t.ex ändlösa samtal och mejl, snäva schemanoch budgetproblem.

Dess AI automatiserar olika uppgifter, inklusive nå ut till arenor och leverantörer, hantera e-post och samtal och hjälpa till med budgethantering.

Speciellt erbjuder det personliga rekommendationer skräddarsytt efter dina krav. AI:n anpassar sig efter hela lagets individuella smak. Den erbjuder en skräddarsydd digital evenemangsplanerare som är tillgänglig när som helst.

Tonvikten ligger på att förenkla planeringsprocessen, vilket gör den inte bara effektiv utan också njutbar.

Prova Numera

Interaktiv deltagare

Attendee Interactive är ett AI-verktyg som täcker de fyra mest kritiska faserna av evenemangshantering. Det hjälper dig att effektivisera, organisera och förenkla uppgifter evenemangsplanering, händelselogistik, deltagarnas lärandeoch deltagarens engagemang.

AI-verktyget är mycket anpassningsbar. Du kan göra ändringar i ditt evenemang när det behövs och appens kommunikationskanaler kommer automatiskt att informera ditt team, leverantörer, deltagare och alla andra inblandade.

Det kan också hjälpa dig enkelt skapa en budgetplan. Sedan kan du spåra utgifter i realtid, skapa ekonomistyrningsrapporter och dela dem.

För att hålla dina deltagare nöjda får du även följande funktioner:

• Registrering av händelser
• Eventportaler online
• Sändning av virtuella evenemang
• En dedikerad mobilapp för ledningsgruppen och deltagare
• Audiovisuellt innehåll produktion och presentation

Dessutom använder AI data som samlats in från tidigare och nuvarande händelser för att planera framtida. Det upptäcker förbättringsmöjligheter och utgiftshuvuden där besparingar kan göras och justerar planen för nästa evenemang automatiskt.

Prova Interaktiv deltagare

QueryPal

QueryPal använder Stora språkmodeller (LLM) och GenAI för att ge korrekta svar på frågor kopplade till ditt varumärke.

Därför är detta det perfekta AI chatbot för att automatiskt svara på alla frågor om ditt evenemang. Du kan också skapa olika modeller av QueryPal för att passa ett brett utbud av evenemang.

När du tillåter verktyget att komma åt ditt evenemangs kunskapsbaser, planeringsdokument, chattkanaler etc., extraherar chatboten information för att förbereda svar. Den kan samla in data från olika appar som Begrepp, Slösa texter, Konfluens, Jira, Microsoft Teams meddelandenoch PDF-filer, för att skapa skräddarsydda svar för evenemangsledningsteammedlemmar, leverantörer och gäster.

Prova QueryPal

Oveit

Oveit är en komplett händelsehanteringslösning med en skräddarsydd AI för evenemangsplanering, budgetering, deltagarvägledning, händelsekommunikation, och mer. Kärnan är EventGPT AI, som i sin tur drivs av OpenAI:s GPT 4.0-modell.

Det fungerar som en event management assistent. Om du behöver hjälp med att ställa in de korrekt skalade betalnings- och händelseregistreringssystemen, kommer AI att guida dig genom hela processen.

För att hjälpa dig att öka registreringar och deltagande, AI letar efter nätverksmöjligheter inom de registrerade deltagarna. Om den hittar någon varnar den dig för att skicka marknadsföringskommunikation till personer som är kopplade till den registrerade deltagaren.

Anta att du kämpar för att komma på vilken typ av aktiviteter dina gäster vill ha, kan du be EventGPT AI att föreslå relevanta idéer. Det kan också hjälpa dig att skapa professionellt och engagerande innehåll för sociala medier, e-mail, messenger -appar, webbsidor, målsidor, Google-annonser, etc. Detta gör att du tydligt kan kommunicera med gästerna.

Ofta tycker du att det är utmanande att välja rätt leverantörer för olika förnödenheter och tjänster för ditt evenemang. Här kan EventGPT analysera prestanda, meritlista och dokument från nya leverantörer och ta reda på vem som kan erbjuda den bästa servicen till ett överkomligt pris.

Prova Oveit

RingCentrala evenemang

Om du planerar att vara värd för ett gigantiskt affärsevenemang som sträcker sig över online, offsite och platser på plats, måste du prova AI-evenemang av RingCentral. Dess AI hjälper dig från början till slut – från evenemangsplanering till insamling av feedback vid avslutningsceremonin.

Verktyget är så kraftfullt att du kan skala upp det till klara mer än 100,000 deltagarna i hybrid- eller verkliga händelser. Denna copilot för AI-evenemang erbjuder följande allt-i-ett-tjänster:

• Skapa onlinesidor för evenemang med hjälp av AI-genererat innehåll.
• Skapa mycket engagerande kopior och texter för e-postmeddelanden och målsidor.
• En AI-baserad multimediaredigerare för att extrahera spännande videoklipp från händelseinspelningar så att du kan dela korta videor på YouTube, Facebook, Instagram, TikTok och mer.
• En enhetlig arbetsyta och instrumentpanel för dataanalys för att visualisera data från biljettförsäljning, engagemangspoäng, väntelistor, intäkter från registrering och mer.

Verktyget RingCentral Events erbjuder datasäkerhet och integritetsfunktioner i företagsklass. Den har aktiva efterlevnadscertifikat från främsta dataskyddsmyndigheter som CPRA, GDPR och CCPA. Verktyget tar också bort alla spår av händelsen och dess deltagare när du bestämmer dig för att stänga händelsehanteringsprojektet.

Prova RingCentrala evenemang

Koefficient

Du analyserar ofta data från tidigare händelser för att planera och planera kommande. Datan du samlar in kan dock bestå av tusentals rader och kolumner. Utöver det, om det finns mer än en händelse, kan du bara föreställa dig hur utmanande dataanalys kan bli.

Här kommer Koefficienten till din räddning.

Det ger AI-driven dataanalys, så att du enkelt kan importera en enorm rådatauppsättning från Microsoft Excel eller Google Sheets. Den guidar dig sedan genom att använda generativ AI i följande aspekter:

• Lär dig mer om viktiga filter i din datauppsättning.
• Skapa automatiska pivottabeller i dator- och onlinedatauppsättningar i Excel och Google Sheets.
• Uppdatera kalkylbladsdata automatiskt.
• Använd förkonfigurerade instrumentpaneler och rapporter för att komma igång från ett ankare istället för från början.
• Uppdatera molndatauppsättningar från Google Sheets i MS SQL, MySQL, Snowflake, etc.

Ett avancerat användningsfall av Koefficient är analys av deltagarnas sentiment.

Du kan samla in recensioner, feedback, kommentarer, etc., från deltagare i ett arbetsblad. Använd sedan GPT-drivna funktioner i Google Kalkylark för att analysera dem för att skapa en profil för sentimentanalys. Med detta kan du skicka personlig kommunikation till dina deltagare.

Prova Koefficient

Fördelar med att använda AI för Event Management

Låt oss nedan utforska fördelarna med att använda AI för händelsehanteringsprocesser, med stöd av verkliga exempel:

Effektivisera händelseplaneringsuppgifter

Nuförtiden använder Attendee Interactive, Oveit, etc. avancerade algoritmer för att effektivisera ärenden som rör planering. Till exempel kan AI analysera historiska deltagardata och deltagarpreferenser för att rekommendera idealiska platser. Således kan du spara tid och resurser genom att säkerställa de evenemangsplatser som deltagarna önskar.

Erbjud en fantastisk gästupplevelse

Att integrera AI-drivna chatbots i evenemang, som de som sågs på TED-konferenser eller Dreamforce, förbättrar deltagarnas upplevelser. Dessa verktyg ger omedelbar hjälp, så att gästerna enkelt kan komma åt programdata, navigera i lokalens layouter, etc. AI-verktyg erbjuder också personliga rekommendationer som ytterligare förbättrar upplevelsen.

Effektiv och prisvärd marknadsföring:

Verktyg som Oveit, Eventcombo, RingCentral Events och ExpoPlatform använder AI-algoritmer för att optimera marknadsföringskampanjer. Till exempel analyserar den AI-drivna marknadsföringsautomatiseringsfunktionen publikens demografi och beteende. Sedan kör den riktade e-postkampanjer. Processen säkerställer att evenemangskampanjer når rätt publik vid rätt tidpunkt, vilket maximerar vändningen till en lägsta kostnad.

Enkel dataanalys och insikter:

AI-analysverktyg, som Coefficient, ger handlingsbara insikter om deltagarnas preferenser och beteende. Analys av interaktioner med sociala medier och undersökningar efter evenemang kan till exempel avslöja vilka sessioner eller aktiviteter som fick mest resonans hos deltagarna. Så nästa gång kan du fokusera på dessa aktiviteter för att generera mer deltagande från målgruppen.

Automation och noggrannhet

Dessa AI-system effektiviserar deltagarnas incheckning genom att inkludera funktioner som ansiktsigenkänning. Sådan teknik minskar också väntetider och förbättrar den totala effektiviteten för evenemang. För att inte nämna, systemet säkerställer exakt spårning av deltagare och verifiering av autentiseringsuppgifter.

Överkomliga

Trots missuppfattningar är det överkomligt att integrera AI i evenemangshantering. Många AI-drivna verktyg erbjuder flexibla prismodeller, till exempel betalning per användning eller prenumerationsbaserade planer. Dessutom resulterar de tids- och resursbesparingar du vinner på AI-implementering i betydande kostnadsminskningar.

Bättre avkastning

Alla fördelarna ovan kombineras för att ge bättre ROI. Du får bättre marknadsföring, fler deltagare och automatisering för bästa möjliga upplevelse.

Hur man väljer den bästa AI för att hantera evenemang

Innan du prenumererar på en AI-händelsehanteringsapp, leta efter följande funktioner:

Datasäkerhet och integritet

När man arbetar med människor och personuppgifter är säkerheten av största vikt. Leta efter ett AI-verktyg som prioriterar det med funktioner som:

• kryptering: Krypteringstyper som SSL, HTTPS, TLS, etc., förvränger din händelsedata, vilket gör den oläsbar för obehöriga.
• Åtkomstkontroll: Detta säkerställer att verktyget erbjuder detaljerade åtkomstkontroller, så att du kan begränsa användarbehörigheter till specifika datamängder, platsområden, köpkraft, etc.
• efterlevnad: Välj en AI-lösning som följer relevanta datasekretessbestämmelser, såsom GDPR och CCPA.

Integration med appar från tredje part

En sömlös integration med ditt nuvarande ekosystem för eventhantering är viktig. Det ideala AI-verktyget bör integreras utan ansträngning med appar du redan använder, som:

• CRM-programvara: Detta låter dig utnyttja befintlig kund- och leaddata för riktade marknadsföringskampanjer och personliga deltagarupplevelser.
• E-postmarknadsföringsverktyg: Effektivisera kommunikationen med deltagare genom att integrera din e-postmarknadsföringsplattform med ditt AI-verktyg.
• Betalningsportar: Se till att ditt valda AI-verktyg integreras med säkra betalningsgateways för att underlätta enkel och bekväm onlineregistrering och biljettförsäljning.

Automation

AI utmärker sig på att automatisera repetitiva uppgifter, vilket frigör din tid att fokusera på strategisk planering och kreativitet. Leta efter funktioner som automatiserar uppgifter som:

• Registrering och biljettförsäljning: Automatisera registreringsprocessen, så att deltagare kan registrera sig och köpa biljetter online på självbetjäningsplattformar.
• E-postuppföljningar: Ställ in automatiska e-postsekvenser för påminnelser före evenemang, undersökningar efter evenemang och förfrågningar om feedback.
• Uppgiftshantering: Utnyttja AI för att skapa automatiserade uppgiftslistor och påminnelser, hålla din evenemangsplaneringsprocess organiserad som en AI projektledare.

Maskininlärning (ML)

Du behöver också maskininlärning i ditt AI-händelsehanteringsverktyg. Denna teknik låter din programvara analysera tidigare händelsedata för att extrahera insikter. Det tillåter också verktyg för att skapa simuleringar av händelser för att välja det bästa scenariot från många exempel.

Därför kan du gradvis förbättra det övergripande resultatet av dina evenemang, oavsett om det handlar om att öka antalet prenumeranter, kunder eller investerare.

Naturlig språkbehandling (NLP)

NLP-teknik gör att AI-verktyg kan kommunicera med dig, dina eventledningsteam och gäster på naturliga språk som engelska, franska, spanska, tyska och så vidare. Anta att du vill skapa en webbplats för en kommande evenemangsregistrering. Du kan använda text-till-webbplats funktioner för att uppnå det utan att veta hur man kodar en webbplats.

På samma sätt kan NLP hjälpa dig skapa kopior som konverterar deltagare, e-postmeddelanden som lockar till sig registreringar, videor som imponerar på gäster och så vidare bara genom att beordra AI:n i enkla texter.

Enkelt UI och UX

Användargränssnittet för verktyget du väljer bör vara enkelt och lätt att förstå. Om du till exempel erbjuder onlinebiljetter ska appen visas detaljerade instruktioner om registrering. Användare bör inte lägga tid på att lära sig appen eller webbgränssnittet, annars kan de avbryta registreringsprocessen för händelsen.

Anpassa appar och webbplatser för ett evenemang med ingen kod är också en viktig del av användargränssnittet. Leta efter verktyg som låter dina evenemangsteam visuellt rekonstruera app- och webbplatsdelar enligt evenemangstemat, varumärkesriktlinjer och mer.

Kompatibilitet

Se till att det valda AI-verktyget är kompatibelt med din nuvarande hårdvaru- och mjukvaruinfrastruktur. Tänk på faktorer som:

• Enhetskompatibilitet: Kommer AI-verktyget att fungera sömlöst på dina föredragna enheter (bärbara datorer, surfplattor, smartphones)?
• Operativsystemkompatibilitet: Är verktyget kompatibelt med ditt operativsystem (Windows, Mac, etc.)?
• Internetbandbredd: Kräver AI-appen omfattande nedladdnings- och uppladdningsbandbredd för att fungera korrekt? Du kanske inte alltid får en höghastighetsanslutning, så mindre bandbreddskrävande appar är bättre.

Pris

AI-händelsehanteringsverktyg kommer med olika prisstrukturer. Innan du registrerar dig, överväg följande faktorer:

• Prenumerationsavgifter: Vissa verktyg erbjuder månads- eller årsprenumerationer, medan andra har en betal-per-användare-modell.
• Implementeringskostnader: Ta hänsyn till eventuella installations- eller implementeringsavgifter.
• Avkastning på investeringen (ROI): Utvärdera de långsiktiga kostnadsfördelarna. AI kan potentiellt spara tid och resurser, vilket leder till en betydligt bättre ROI.
• Dolda avgifter: Undvik till varje pris programvara för AI-händelsehantering som kommer med dolda avgifter, hemliga serviceavgifter, etc.

AI-verktyg för evenemangshantering: avslöjande möjligheter

Om du är här, grattis! Du har utforskat de bästa apparna för att hantera händelser med hjälp av AI-assistenter, chatbotar eller andrapiloter.

Om du föredrar en allt-i-ett-lösning bör du kolla in Nowadays, Attendee Interactive, Oveit eller RingCentral Events.

Men för att minska kostnaderna och utöka anpassningsalternativen kan du använda en uppsättning AI-verktyg, som Hållbar AI, Monarch, QueryPal och Coefficient.

Testade du något av AI-verktygen för event management som jag visade dig? Känner du till en bättre AI-copilot för event management som jag missat att nämna? Kommentera nedan!