Kaj je Outlook in za kaj se uporablja?

Outlook je Microsoftov e-poštni odjemalec in organizator ter del zbirke Microsoft Office. Uporablja se predvsem kot e-poštni odjemalec, vključuje pa tudi funkcije, kot so koledar, upravitelj stikov, zapisovanje upravitelja opravil, dnevnik in brskanje po spletu.

Za kaj se uporablja Outlook?

Microsoft Outlook je Microsoftov aplikacijo e-poštnega odjemalca, ki se uporablja predvsem za upravljanje elektronske pošte. Vendar pa ima tudi več drugih funkcij in funkcij, zaradi katerih je dragoceno orodje za vsakogar, ki želi organizirati svoj potek dela ali osebne podatke.

Nekatere ključne funkcije vključujejo načrtovanje sestankov in sestankov, upravljanje stikov ter organiziranje opravil in seznamov opravil. Prihaja tudi z odlično funkcijo iskanja, ki olajša pregledovanje e-pošte in drugih informacij. V bistvu vam lahko pomaga ostati organiziran in produktiven v svojem delu in zasebnem življenju.

Upravljanje e-pošte

Outlookova funkcija za upravljanje e-pošte vsebuje orodja za organiziranje vašega e-poštnega predala. Pravila lahko uporabite za samodejno razvrščanje e-poštnih sporočil, označevanje pomembnih in dobite osredotočen nabiralnik, ki vam omogoča ločevanje pomembnih e-poštnih sporočil.

Za svojo e-pošto dobite tudi solidno količino organizacijskih funkcij. Z zastavicami lahko nastavite opomnike in organizirate mapo »Prejeto« z uporabo barvnih kategorij ali z uporabo niti pogovorov. Outlook ima tudi odličen sistem map za isto.

Koledar in urnik

Outlook vam omogoča načrtovanje sestankov, sestankov in dogodkov ter njihovo organizacijo. Nastavite lahko opomnike, si ogledate več koledarjev in delite urnike z drugimi.

Ponuja tudi veliko prilagoditev, ki ustrezajo koledarju vašim okusom, vključno s temnim načinom, barvnim kodiranjem in še več. Ohranite lahko tudi več časovnih pasov, različne možnosti sinhronizacije, možnosti za dodajanje medpomnilnikov sestankov in odmorov.

Upravljanje stikov

Shranite in organizirate lahko kontaktne podatke, kot so e-poštni naslovi, telefonske številke in poštni naslovi. Outlook vam omogoča tudi dodajanje opomb in kategorij stikom za boljšo organizacijo in možnost iskanja.

Obstaja tudi več načinov za sinhronizacijo stikov ter njihov uvoz in izvoz. Račun Microsoft 365 lahko povežete s storitvijo LinkedIn. Outlook ima tudi mape za stike in upravljanje dvojnikov.

Katere so glavne funkcije Outlooka?

• Pomočnik pri načrtovanju: Preprosto načrtujte sestanke in srečanja z drugimi.
• Iskalnik sob: Rezervirajte fizične sobe v delovnem prostoru vaše organizacije v kombinaciji s pomočnikom za razporejanje.
• Upravljanje stikov: shranite, uredite in upravljajte stike in sezname.
• Seznami opravil: Spremljajte svoje naloge in roke z Outlookovim upraviteljem opravil.
• Iskalnik: Hitro poiščite informacije, ki jih potrebujete, z uporabo naprednega iskanja Outlooka za pregledovanje vaših podatkov.
• Skupna raba koledarja: dajte svoje koledarje v skupno rabo s svojimi sodelavci, da se izognete sporom pri načrtovanju.
• Samodejno besedilo: pošljite e-pošto s hitrim odgovorom z besedilnimi predlogami, ki jih lahko vstavite z enim klikom.
• Hitri deli: Shranite in ponovno uporabite dele vsebine, kot so naslovi, imena avtorjev, polja in samodejno besedilo.
• Opomniki za priloge: Prejmite obvestilo, če besedilo vašega e-poštnega sporočila omenja prilogo, vendar e-poštno sporočilo nima priložene datoteke.
• Avtomatizacija koledarja: Samodejno pridobite ustrezne rezervacije iz načrtov potovanja v svoj e-poštni nabiralnik in jih dodajte v svoj koledar.
• Bližnjice na tipkovnici: Uporabite bližnjice na tipkovnici, da prihranite čas, na primer Ctrl + 1 za preklop na pošto, Ctrl + 2 za koledar, Ctrl + 3 za stike, Ctrl + 4 za opravila itd.
• Potopni bralec: Osredotočite se na besedilo e-pošte in uglasite vmesnik v ozadju in motnje.
• Prilagoditve: Prilagodite videz e-poštnih sporočil z možnostmi spreminjanja oblikovanja in barv za različne vrste e-poštnih sporočil, med drugim.
• Delanje zapiskov: ustvarite kratke zapiske ali upravljajte večje predmete in datoteke v dnevniku.

Kakšna je prednost Outlooka?

Outlook ponuja centralizirano platformo za upravljanje e-pošte, komunikacije, razporejanja in vseh drugih podatkov, ki jih morda potrebujete. Integrira se z drugimi aplikacijami Microsoft Office in se lahko uporablja za skupno rabo delovnih tokov z drugimi in sodelovanje v različnih delovnih prostorih.

Vsekakor je nekaj nad vašimi običajnimi e-poštnimi storitvami. Uporaba namenskega odjemalca, kot je Outlook, vam bo pomagala opraviti veliko več dela. Združuje funkcionalnost več aplikacij in storitev v eni. Z novejšim Office 365 se bo integriral tudi z Microsoftovimi storitvami v oblaku OneDrive, da boste dobili še več funkcionalnosti in boljšo sinhronizacijo.

Microsoft Outlook ima številne funkcije in integracije. To pomeni, da lahko svoje naloge opravite z manj kliki in v krajšem času.

Kako varen je Outlook?

Outlook ima standardne varnostne funkcije, kot sta šifriranje in dvostopenjsko preverjanje pristnosti. Uporablja oportunistično varnost transportnega sloja (TLS). To šifrira povezavo, prek katere pošiljate e-pošto, kar pomeni, da je med potjo ni mogoče prestreči. Vendar pa šifriranje TLS ne more preprečiti posredovanja.

Zato lahko uporabniki Outlooka z naročnino na Microsoft 365 Family ali Microsoft 365 Personal uporabljajo funkcijo šifriranja. E-poštna sporočila, ki jih pošljete s to funkcijo, je mogoče dešifrirati samo, če prejemnik uporablja Outlook.com, aplikacijo Outlook ali aplikacijo Mail v sistemih Windows 10 in 11. Drugi uporabniki bodo potrebovali začasno geslo za dekodiranje e-pošte. Obstaja tudi funkcija »Prepreči posredovanje« z različico Microsoft 365, ki zagotavlja, da vaše e-pošte ni mogoče kopirati ali posredovati.

Kako se naučiti Outlook?

Microsoft Outlook se lahko na začetku zdi zastrašujoč, a z malo potrpljenja je povsem preprost. Eden najboljših načinov, da ga izberete, je, da ga uporabite sami in odkrijete njegove lastnosti. Seznanite se lahko z Outlookovim vmesnikom in navigacijo. Dober način za začetek je raziskovanje različnih funkcij in menijev, kot so koledar, stiki in seznam opravil. Počasi ga lahko začnete vključevati v svojo dnevno rutino.

Če želite še izboljšati svoje znanje Outlooka, se lahko udeležite tečaja ali vadnice na to temo. Čeprav je na spletu na voljo veliko tečajev, brezplačnih in plačljivih, je najboljši način za začetek pri Microsoftovo uradno usposabljanje za Outlook materialov. Obstaja veliko vadnic in razlag, ki pokrivajo Outlook na različnih platformah. Če nameravate uporabljati novejši Microsoft 365, bi bilo dobro, da vzamete celotno uradno Usposabljanje za Microsoft 365 prav tako. Na voljo so tudi številne spletne vadnice in videoposnetki iz virov tretjih oseb. Na YouTubu lahko preverite podrobnejše vadnice o funkcijah.

Kakšna je razlika med Outlookom in Office 365?

Outlook in Office 365 sta Microsoftova izdelka. Outlook je e-poštni odjemalec, ki je zdaj upravitelj osebnih podatkov in je del Microsoft Officea. Office 365 pa je naročniška storitev, ki omogoča dostop do vrste Microsoftovih aplikacij in storitev.

Ti vključujejo Officeov paket orodij za produktivnost (kot so Word, Excel in PowerPoint) ter storitve za shranjevanje in sodelovanje v oblaku (kot sta OneDrive in SharePoint). Zamislite si ga kot Microsoft Office, le da je na spletu in je na voljo kot naročnina.

Outlook je vključen kot del naročnine na Office 365, vendar lahko Outlook kupite tudi kot samostojno aplikacijo. To pomeni, da lahko uporabljate Outlook, ne da bi se naročili na Office 365. Vendar ima naročnina na Office 365 dodane ugodnosti, kot so redne posodobitve in dostop do najnovejših funkcij.

Kakšna je razlika med Outlookom in Microsoft Exchange?

Outlook in Microsoft Exchange se pogosto obravnavata in uporabljata skupaj, vendar sta narejena za različne namene. Outlook je e-poštni odjemalec, ki se uporablja za upravljanje e-pošte, koledarja in stikov. Microsoft Exchange je poštni strežnik, ki se uporablja za upravljanje e-pošte, koledarja in stikov v večjem obsegu.

Slišita se podobno, vendar je Outlook bolj prilagojen osebni rabi in rabi v malih podjetjih ter ima več osebnih organizacijskih funkcij. Microsoft Exchange je poslovna rešitev, zasnovana za srednje do velike organizacije. Omogoča več uporabnikom dostop in upravljanje e-pošte, koledarja in stikov z vzpostavljenimi skrbniškimi sistemi.

Če se želite odločiti med obema, morate najprej razmisliti o velikosti svoje operacije. Če želite samo e-poštnega odjemalca zase ali za majhno skupino ljudi, bo Outlook povsem v redu. Microsoft Exchange je boljša rešitev, če želite zagotoviti e-pošto in druge funkcije ter upravljanje za veliko skupino ljudi in potrebujete nadzor.

Kakšna je razlika med Gmailom in Outlookom?

Gmail in Outlook sta e-poštni storitvi in ​​odjemalca za upravljanje e-pošte, koledarja in stikov. Gmail je Googlov izdelek, brezplačna e-poštna storitev, ki ponuja integracijo z drugimi Googlovimi storitvami. Od leta 15 ima tudi brezplačno 2023 GB prostora za shranjevanje za vse račune.

Outlook je Microsoftov izdelek in je trenutno del paketa aplikacij Microsoft Office in Office 365. Ponuja podobne funkcije kot Gmail, vendar ima tudi dodatne funkcije, ki se osredotočajo na sodelovanje in ekipe. Gmail je v svojem bistvu bolj oseben izdelek. Ti lahko uporabite Gmailov nabiralnik v Outlooku, vendar v Gmailu ne morete uporabljati e-poštnega naslova Outlook.

Tako Gmail kot Outlook imata brezplačni različici, čeprav Outlookova brezplačna različica ni tako dobro opremljena kot Gmailova. Plačljiva različica Outlooka je na voljo kot del enkratnega nakupa Microsoft Officea ali kot del naročnine na Office 365. Plačljiva različica Gmaila je del G Suite, podobno kot Office 365.

Kaj je slaba stran uporabe Outlooka za Gmail?

Uporaba Gmaila z Outlookom lahko pri nekaterih uporabnikih povzroči počasnejše delovanje ali težave s sinhronizacijo. Poleg tega nekatere funkcije Gmaila, kot so oznake in filtri, morda ne bodo na voljo ali delujejo tako dobro, če jih uporabljate z Outlookom. Outlook ni preveč dober z integracijami in dodatki tretjih oseb, za razliko od Gmaila.

Uporaba Gmaila z Outlookom zahteva nekaj dodatnih nastavitev in konfiguracije. Gmail je dokaj preprost in enostaven za nastavitev. Če pa želite uporabljati Gmail v Outlooku, boste morali porabiti nekaj časa za njegovo nastavitev in tvegati, da nekatere funkcije ne bodo delovale dobro.