8 najlepších nástrojov AI pre správu udalostí v roku 2024

Tieto najlepšie nástroje AI na správu udalostí vám umožňujú organizovať akcie značky a firemné akcie inteligentne, úspešne a za prijateľnú cenu.

Po preskúmaní viac ako 32 nástrojov, ktoré tvrdia, že ponúkajú možnosti AI, som našiel 8 najlepších možností.

Či už organizujete firemnú konferenciu, slávnostnú finančnú zbierku alebo virtuálny summit, tieto aplikácie na správu udalostí AI sú rozdiel.

Najlepšie nástroje AI pre správu udalostí

Mal som prísne požiadavky na nástroje, ktoré som zaradil do svojho zoznamu. Mali by vám pomôcť plánovať, zostavovať rozpočet, vyberať miesta, vyberať a spravovať predajcov, propagovať, registrovať účastníkov, koordinovať logistiku a riadiť účasť hostí.

Nasledujúce nástroje AI pokrývajú všetko vyššie uvedené. Tu je rýchly prehľad:

Názov nástroja	Štát	Plošina	Dobrý v	Potrebné vylepšenia
Odolná AI	Začína na 15.00 $ mesačne	web	Tvorba web stránok, email marketing, CRM kontakty, fakturácia, vkladanie obsahu tretích strán	Mali by ponúkať natívne riešenia predaja vstupeniek alebo sedadiel na podujatia
Monarcha	14.99 dolárov / mesiac	Mobil a web	Rozpočtovanie udalostí, finančné výkazníctvo, sledovanie výdavkov	Musí integrovať funkcie prevodu textu do rozpočtu a obrázkov k rozpočtu s AI
dnes	Začína od 5% servisného poplatku	web	Kopilot na správu udalostí typu všetko v jednom s AI	Mala by umožniť používateľom autonómne vyskúšať kopilota AI
Interaktívny účastník	Vlastné ceny	web	Spravujte logistiku udalostí a účasť pomocou AI	Sprístupnite AI v moduloch správy udalostí
QueryPal	Začína na 15.00 USD/používateľ/mesiac	Slack a tímy	AI chatbot na odpovedanie na otázky spojené s údajmi o udalostiach, textami, webovými stránkami, databázami, znalostnými bázami atď.	Mala by rozšíriť podporu platformy na mobilné aplikácie a webové stránky
Oveit	Začína na 199.00 $ mesačne	Mobil a web	Umelá inteligencia založená na GPT, ktorá navrhuje kroky konfigurácie udalostí, propagačné a marketingové štatistiky a generuje články	Uľahčite hlbokú integráciu EventGPT s webovým rozhraním správy udalostí
Udalosti RingCentral	Začína na 750.00 USD/licencia/rok	web	Musí uľahčovať funkcie prevodu textu na rozpočet a obrázkov na rozpočet pomocou AI	Mali by zrekonštruovať cenový model, aby značky a agentúry mohli vyskúšať obmedzené funkcie ako pokusy
koeficient	Začína na 49 $ mesačne	Desktop a web	Nástroj na analýzu údajov AI pre Tabuľky Google a Microsoft Excel	Zaveďte šablóny špeciálne pre scenáre správy udalostí

Teraz poďme podrobnejšie preskúmať každú aplikáciu:

Odolná AI

Odolná AI je skvelý nástroj na vytváranie webových stránok pre propagácia udalosti, marketing, cestovných lístkova mnoho ďalších úloh súvisiacich so správou udalostí. Využíva technológiu text-to-site na nastavenie webových stránok pomocou výziev.

Nemusíte vytvárať obsah webových stránok, obrázky, farebné palety, ponuky stránok atď AI tvorca webových stránok automaticky vytvorí vhodný obsah podľa pokynov, ktoré uvediete vo svojich výzvach.

To tiež ponúka Marketingová automatizácia poháňaná AI služby. Takže môžete jednoducho propagovať svoju udalosť pre maximálnu angažovanosť prostredníctvom kanálov, ako sú sociálne médiá, e-mail, Google Ads, a recenzie.

Existuje CRM, ktoré môžete použiť pridať účastníkov, vyhliadky, Hostiaatď. a udržiavať s nimi neustálu komunikáciu. Ak sa chystáte predávať hromadné lístky právnickým osobám, môžete použiť aj Durable's AI fakturačný nástroj.

Webové stránky AI vytvorené prostredníctvom aplikácie vám umožňujú vytvoriť online komunikačnú platformu pre tím manažmentu udalostí a účastníkov. Na tento účel môžete pridať potrebné widgety webových stránok, napr Messenger Chat, Telegramové tlačidloa Tlačidlo WhatsApp.

Na registráciu a predaj vstupeniek môžete použiť Vložiť funkcia na prepojenie služieb predaja vstupeniek a registrácie na podujatia tretích strán s vaším vlastníctvom Durable AI.

Ak chcete pochopiť, ako potenciálni hostia a účastníci interagujú s webovou stránkou vašej udalosti, môžete použiť Nástroj na analýzu webových stránok AI V tomto module máte prístup k metrikám ako napr Návštevy za deň, Online užívatelia, Jedineční návštevníci, Zobrazenia stránky, Najprezeranejšie stránky, Najviac rolované stránky, Špičkové hodiny, Atď

Pokiaľ ide o súkromie a bezpečnosť, odolné AI Ochrana osobných údajov tvrdí, že nástroj používa komerčne životaschopné a štandardné bezpečnostné protokoly na ochranu údajov na vašich webových stránkach. Na ochranu vašich údajov využíva sieťovú a cloudovú infraštruktúru Secure Bearing.

Skúsiť Odolná AI

Monarcha

Monarcha je an Aplikácia rozpočtu riadená AI na sledovanie výdavkov na udalosti. Dodáva sa s databázou monitorovania transakcií podobnou tabuľkovým procesorom. Po synchronizácii s bankovým účtom vyhradeným pre udalosť nástroj automaticky načíta relevantné výdavky pod konkrétnymi značkami.

Môžete vytvoriť jeden alebo viac plánov výdavkov na udalosti vo vyhradených tabuľkách s kreditnými hlavičkami, ako sú schválené rozpočty klientmi a výdavkové hlavy ako webové stránky, mobilné aplikácie, cestovných lístkov, jedlo, dekorácie, priebehy, rekvizity, A ďalšie.

Môžete tiež pridať cieľ výdavkov aby sa zabránilo nadmernému alebo nedostatočnému čerpaniu finančných prostriedkov. Na prístrojovej doske vám Monarch ukáže jasný obraz použitý rozpočet, zostávajúce kredity, a dosiahnuté ciele.

Monarch používa najmodernejšie bezpečnostné systémy na ochranu vašich finančných údajov a bankových účtov pred podvodmi a hackermi. Využíva služby agregácie finančných údajov z Finicity a Prehoz. Títo poskytovatelia tretích strán používajú riadenie prístupu na základe rolí a šifrovanie údajov na prenos vašich finančných údajov zo zdroja do aplikácie Monarch.

Tiež publikujú SOC 2 Typ 2 správy, ktoré označujú súlad s najvyšším štandardom zabezpečenia finančných údajov.

Skúsiť Monarcha

dnes

V súčasnosti je prvým svojho druhu AI kopilot pre event manažérov a agentúry. Venuje sa bežným bolestivým bodom plánovania udalostí, ako napr nekonečné hovory a e-maily, napäté harmonogramya rozpočtové obavy.

Jeho AI automatizuje rôzne úlohy, vrátane oslovovanie miest a predajcov, správa e-mailov a hovorov a pomoc pri správe rozpočtu.

Je pozoruhodné, že ponúka osobné odporúčania prispôsobené vašim požiadavkám. AI sa prispôsobuje individuálnemu vkusu celého tímu. Ponúka na mieru vyrobený digitálny plánovač udalostí dostupný kedykoľvek.

Dôraz sa kladie na zjednodušenie procesu plánovania, aby bol nielen efektívny, ale aj príjemný.

Skúsiť dnes

Interaktívny účastník

Attendee Interactive je nástroj AI, ktorý pokrýva štyri najdôležitejšie fázy správy udalostí. Pomáha vám zefektívniť, organizovať a zjednodušiť úlohy plánovanie akcie, logistika udalostí, učenie účastníkova zapojenie účastníkov.

Nástroj AI je vysoko prispôsobiteľné. V prípade potreby môžete vo svojej udalosti vykonať zmeny a komunikačné kanály aplikácie budú automaticky informovať váš tím, predajcov, účastníkov a kohokoľvek iného zainteresovaného.

Môže vám tiež ľahko pomôcť vytvoriť plán rozpočtu. Potom môžete sledovať výdavky v reálnom čase, vytvárať prehľady finančného riadenia a zdieľať ich.

Aby boli vaši účastníci spokojní, získate aj nasledujúce funkcie:

• Registrácia udalosti
• Online portály podujatí
• Vysielanie virtuálnych podujatí
• Špeciálna mobilná aplikácia pre manažérsky tím a účastníkov
• Výroba a prezentácia audiovizuálneho obsahu

Okrem toho AI používa údaje zozbierané z minulých a súčasných udalostí na plánovanie budúcich. to zisťuje príležitosti na zlepšenie a výdavkové hlavy, kde je možné dosiahnuť úspory a automaticky upraví plán pre ďalšiu udalosť.

Skúsiť Interaktívny účastník

QueryPal

QueryPal používa Veľké jazykové modely (LLM) a GenAI na vytváranie presných odpovedí na otázky súvisiace s vašou značkou.

Preto je toto dokonalé AI chatbot automaticky odpovedať na všetky otázky týkajúce sa vašej udalosti. Môžete tiež vytvoriť rôzne modely QueryPal, aby vyhovovali širokej škále udalostí.

Keď nástroju povolíte prístup k vedomostným databázam vašej udalosti, plánovacím dokumentom, chatovacím kanálom atď., chatbot extrahuje informácie, aby pripravil odpovede. Dokáže zbierať údaje z rôznych aplikácií, napr predstava, Slabé texty, sútok, Jira, Správy Microsoft Teamsa PDF, na vytváranie odpovedí na mieru pre členov tímu manažmentu udalostí, predajcov a hostí.

Skúsiť QueryPal

Oveit

Oveit je kompletné riešenie správy udalostí s prispôsobenou AI pre plánovanie akcie, rozpočtovanie, usmernenie účastníka, komunikácie udalostí, a viac. Jeho jadrom je EventGPT AI, ktorý je zase poháňaný modelom OpenAI GPT 4.0.

Funguje to ako asistent manažmentu udalostí. Ak potrebujete pomoc s nastavením správne škálovaných systémov platieb a registrácie udalostí, AI vás prevedie celým procesom.

Aby sme vám pomohli zvýšiť počet registrácií a účasť, AI hľadá príležitosti na vytváranie sietí v rámci prihlásených účastníkov. Ak nejaké nájde, upozorní vás, aby ste posielali marketingovú komunikáciu ľuďom prepojeným s registrovaným účastníkom.

Predpokladajme, že sa snažíte zistiť, aké aktivity by vaši hostia chceli, môžete požiadať EventGPT AI, aby vám navrhol relevantné nápady. Môže vám tiež pomôcť vytvoriť profesionálny a pútavý obsah pre sociálne médiá, e-mail, messenger aplikácie, webové stránky, Vstupné stránky, Google Ads, atď. To vám umožní jasne komunikovať s hosťami.

Často je pre vás náročné vybrať si správnych predajcov pre rôzne dodávky a služby pre vašu akciu. Tu môže EventGPT analyzovať výkon, sledovať záznamy a dokumenty nových predajcov a zistiť, kto môže ponúknuť najlepšie služby za prijateľnú cenu.

Skúsiť Oveit

Udalosti RingCentral

Ak plánujete usporiadať gigantickú obchodnú udalosť zahŕňajúcu online, offsite a onsite miesta, musíte vyskúšať AI udalosti od RingCentral. Jeho AI vám pomáha od začiatku do konca – od plánovania udalosti až po zber spätnej väzby na záverečnom ceremoniáli.

Nástroj je taký výkonný, že ho môžete zväčšiť zvládnuť viac ako Účastníkov 100,000 v hybridných alebo skutočných udalostiach. Tento kopilot udalostí AI ponúka nasledujúce služby typu všetko v jednom:

• Vytvárajte online stránky pre udalosti pomocou obsahu generovaného AI.
• Vytvárajte veľmi pútavé kópie a texty pre e-maily a vstupné stránky.
• Multimediálny editor založený na AI na extrahovanie vzrušujúcich videoklipov zo záznamov udalostí, takže môžete zdieľať krátke videá na YouTube, Facebooku, Instagrame, TikTok a ďalších.
• Jednotný pracovný priestor a panel na analýzu údajov na vizualizáciu údajov z predaja vstupeniek, skóre zapojenia, zoznamov čakateľov, výnosov z registrácie a ďalších.

Nástroj RingCentral Events ponúka funkcie zabezpečenia údajov a ochrany osobných údajov na podnikovej úrovni. Má aktívne certifikáty zhody od popredných orgánov na ochranu osobných údajov, ako sú CPRA, GDPR a CCPA. Nástroj tiež vymaže všetky stopy udalosti a jej účastníkov, keď sa rozhodnete ukončiť projekt správy udalostí.

Skúsiť Udalosti RingCentral

koeficient

Často analyzujete údaje z minulých udalostí, aby ste naplánovali a naplánovali tie nadchádzajúce. Údaje, ktoré zhromažďujete, však môžu obsahovať tisíce riadkov a stĺpcov. Okrem toho, ak existuje viac ako jedna udalosť, môžete si len predstaviť, aká náročná by mohla byť analýza údajov.

Tu prichádza koeficient na vašu záchranu.

Ponúka Analýza dát založená na AI, takže môžete jednoducho importovať obrovskú množinu nespracovaných údajov z programu Microsoft Excel alebo Tabuľky Google. Potom vás prevedie používaním generatívnej AI v nasledujúcich aspektoch:

• Získajte informácie o dôležitých filtroch v množine údajov.
• Vytvárajte automatické kontingenčné tabuľky v počítačových a online množinách údajov v Exceli a Tabuľkách Google.
• Automaticky obnovujte údaje tabuľky.
• Použite vopred nakonfigurované informačné panely a zostavy, aby ste mohli začať od ukotvenia namiesto od začiatku.
• Aktualizujte cloudové množiny údajov z Tabuliek Google v MS SQL, MySQL, Snowflake atď.

Pokročilý prípad použitia koeficientu je analýza nálady účastníkov.

Môžete zbierať recenzie, spätnú väzbu, komentáreatď., od účastníkov v pracovnom liste. Potom pomocou funkcií založených na GPT v Tabuľkách Google ich analyzujte a vytvorte profil analýzy sentimentu. Pomocou toho môžete svojim účastníkom posielať personalizovanú komunikáciu.

Skúsiť koeficient

Výhody používania AI na správu udalostí

Pozrime sa nižšie na výhody používania AI pre procesy správy udalostí, podporené príkladmi z reálneho sveta:

Zjednodušte úlohy plánovania udalostí

V súčasnosti Attendee Interactive, Oveit atď. používajú pokročilé algoritmy na zefektívnenie záležitostí súvisiacich s plánovaním. Umelá inteligencia môže napríklad analyzovať historické údaje o účastníkoch a preferencie účastníkov a odporučiť ideálne miesta. Môžete teda ušetriť čas a zdroje tým, že zaistíte miesta, ktoré si účastníci želajú.

Ponúknite skvelý hosťovský zážitok

Integrácia chatbotov poháňaných umelou inteligenciou do podujatí, ako sú napríklad tie, ktoré možno vidieť na konferenciách TED alebo Dreamforce, zlepšuje zážitok účastníkov. Tieto nástroje poskytujú okamžitú pomoc a umožňujú hosťom jednoduchý prístup k programovým údajom, navigáciu v usporiadaní miesta konania atď. Nástroje AI tiež ponúkajú prispôsobené odporúčania, ktoré ešte viac vylepšia zážitok.

Efektívna a cenovo dostupná propagácia:

Nástroje ako Oveit, Eventcombo, RingCentral Events a ExpoPlatform využívajú algoritmy AI na optimalizáciu marketingových kampaní. Napríklad funkcia automatizácie marketingu poháňaná AI analyzuje demografické údaje a správanie publika. Potom spúšťa cielené e-mailové kampane. Tento proces zaisťuje, že propagácie udalostí sa dostanú k správnemu publiku v správnom čase, čím sa maximalizuje obrat pri minimálnych nákladoch.

Jednoduchá analýza údajov a štatistiky:

Analytické nástroje AI, ako napríklad Koeficient, poskytujú užitočné informácie o preferenciách a správaní účastníkov. Napríklad analýza interakcií sociálnych médií a prieskumov po udalostiach môže odhaliť, ktoré relácie alebo aktivity najviac zarezonovali u účastníkov. Takže nabudúce sa môžete zamerať na tieto aktivity, aby ste zvýšili účasť cieľového publika.

Automatizácia a presnosť

Tieto systémy AI zefektívňujú odbavovanie účastníkov tým, že obsahujú funkcie, ako je rozpoznávanie tváre. Takáto technológia tiež znižuje čakacie doby a zlepšuje celkovú efektivitu podujatia. Nehovoriac o tom, že systém zabezpečuje presné sledovanie účastníkov a overenie poverení.

Cenová dostupnosť

Napriek mylným predstavám je integrácia AI do správy udalostí cenovo dostupná. Mnoho nástrojov poháňaných AI ponúka flexibilné cenové modely, ako sú plány s platbou za použitie alebo plány založené na predplatnom. Okrem toho úspora času a zdrojov, ktoré získate implementáciou AI, vedie k výraznému zníženiu nákladov.

Lepšia návratnosť investícií

Všetky vyššie uvedené výhody sa spájajú, aby sa dosiahla lepšia návratnosť investícií. Získate lepší marketing, viac účastníkov a automatizáciu pre najlepší možný zážitok.

Ako si vybrať najlepšiu AI na riadenie udalostí

Pred prihlásením na odber aplikácie na správu udalostí AI skontrolujte nasledujúce funkcie:

Bezpečnosť údajov a ochrana osobných údajov

Pri práci s ľuďmi a osobnými údajmi je bezpečnosť prvoradá. Hľadajte nástroj AI, ktorý ho uprednostňuje s funkciami, ako sú:

• šifrovanie: Typy šifrovania, ako sú SSL, HTTPS, TLS atď., zakódujú vaše údaje o udalostiach, čím sa stanú nečitateľnými pre neoprávnené strany.
• Riadenie prístupu: To zaisťuje, že nástroj ponúka podrobné kontroly prístupu, čo vám umožňuje obmedziť povolenia používateľa na konkrétne súbory údajov, oblasti konania, kúpnu silu atď.
• zhoda: Vyberte si riešenie AI, ktoré je v súlade s príslušnými nariadeniami o ochrane osobných údajov, ako sú GDPR a CCPA.

Integrácia s aplikáciami tretích strán

Bezproblémová integrácia s vaším aktuálnym ekosystémom správy udalostí je dôležitá. Ideálny nástroj AI by sa mal bez námahy integrovať s aplikáciami, ktoré už používate, ako napríklad:

• CRM softvér: To vám umožní využiť existujúce údaje o zákazníkoch a potenciálnych zákazníkoch pre cielené marketingové kampane a prispôsobené skúsenosti účastníkov.
• Nástroje e-mailového marketingu: Zjednodušte komunikáciu s účastníkmi integráciou vašej e-mailovej marketingovej platformy s vaším nástrojom AI.
• Platobné brány: Zabezpečte, aby sa vami vybraný nástroj AI integroval so zabezpečenými platobnými bránami, aby ste uľahčili jednoduchú a pohodlnú online registráciu a predaj vstupeniek.

Automatizácia

Umelá inteligencia vyniká v automatizácii opakujúcich sa úloh, vďaka čomu sa môžete sústrediť na strategické plánovanie a kreativitu. Hľadajte funkcie, ktoré automatizujú úlohy, ako napríklad:

• Registrácia a predaj vstupeniek: Automatizujte proces registrácie, čo umožňuje účastníkom registrovať sa a nakupovať vstupenky online na samoobslužných platformách.
• Následné e-maily: Nastavte automatické e-mailové sekvencie pre pripomienky pred udalosťou, prieskumy po udalosti a žiadosti o spätnú väzbu.
• Správa úloh: Využite AI na vytváranie automatických zoznamov úloh a pripomienok, vďaka čomu bude váš proces plánovania udalostí organizovaný Projektový manažér AI.

Strojové učenie (ML)

V nástroji na správu udalostí AI budete potrebovať aj strojové učenie. Táto technológia umožňuje vášmu softvéru analyzovať údaje o minulých udalostiach a extrahovať štatistiky. Umožňuje tiež nástrojom na vytváranie simulácií udalostí na výber najlepšieho scenára z mnohých vzoriek.

Preto môžete postupne vylepšovať celkový výsledok vašich akcií, či už ide o zvýšenie predplatiteľov, zákazníkov alebo investorov.

Spracovanie prirodzeného jazyka (NLP)

Technológia NLP umožňuje nástrojom AI komunikovať s vami, vašimi tímami správy udalostí a hosťami v prirodzených jazykoch, ako je angličtina, francúzština, španielčina, nemčina atď. Predpokladajme, že chcete vytvoriť webovú stránku pre registráciu na nadchádzajúcu udalosť. Môžeš použiť funkcie prevodu textu na webovú stránku aby ste to dosiahli bez toho, aby ste vedeli, ako kódovať webovú stránku.

Podobne vám môže pomôcť aj NLP vytvárať kópie, ktoré konvertujú účastníkov, e-maily, ktoré priťahujú registráciu, videá, ktoré zapôsobia na hostí atď., a to jednoduchým príkazom AI v jednoduchých textoch.

Bezproblémové UI a UX

Používateľské rozhranie nástroja, ktorý si vyberiete, by malo byť jednoduché a ľahko pochopiteľné. Ak napríklad ponúkate online predaj vstupeniek, aplikácia by sa mala zobraziť podrobné pokyny na registráciu. Používatelia by nemali tráviť čas učením sa aplikácie alebo webového rozhrania, inak by mohli prerušiť proces registrácie udalosti.

Prispôsobenie aplikácií a webových stránok pre udalosť pomocou žiadny kód je tiež dôležitou súčasťou používateľského rozhrania. Hľadajte nástroje, ktoré umožnia vašim tímom pre udalosti vizuálne rekonštruovať časti aplikácií a webových stránok podľa témy udalosti, pokynov na budovanie značky a ďalších.

kompatibilita

Uistite sa, že vybraný nástroj AI je kompatibilný s vašou súčasnou hardvérovou a softvérovou infraštruktúrou. Zvážte faktory ako:

• Kompatibilita zariadenia: Bude nástroj AI bez problémov fungovať na vašich preferovaných zariadeniach (notebooky, tablety, smartfóny)?
• Kompatibilita operačného systému: Je nástroj kompatibilný s vaším operačným systémom (Windows, Mac atď.)?
• Šírka internetového pásma: Vyžaduje aplikácia AI rozsiahlu šírku pásma sťahovania a nahrávania, aby správne fungovala? Je možné, že nie vždy získate vysokorýchlostné pripojenie, takže aplikácie, ktoré vyžadujú menej šírky pásma, sú lepšie.

Štát

Nástroje na správu udalostí AI prichádzajú s rôznymi cenovými štruktúrami. Pred registráciou zvážte nasledujúce faktory:

• Poplatky za predplatné: Niektoré nástroje ponúkajú mesačné alebo ročné predplatné, zatiaľ čo iné majú model platby za používateľa.
• Náklady na implementáciu: Zohľadnite prípadné poplatky za nastavenie alebo implementáciu.
• Návratnosť investícií (NI): Vyhodnoťte dlhodobé nákladové prínosy. Umelá inteligencia vám môže potenciálne ušetriť čas a zdroje, čo vedie k výrazne lepšej návratnosti investícií.
• Skryté poplatky: Za každú cenu sa vyhnite softvéru na správu udalostí AI, ktorý prichádza so skrytými poplatkami, nezverejnenými poplatkami za služby atď.

Nástroje AI pre správu udalostí: Odhaľovanie možností

Ak ste tu, gratulujeme! Preskúmali ste najlepšie aplikácie na správu udalostí s pomocou asistentov AI, chatbotov alebo kopilotov.

Ak uprednostňujete riešenie typu všetko v jednom, mali by ste sa pozrieť na Nowadays, Attendee Interactive, Oveit alebo RingCentral Events.

Na zníženie nákladov a rozšírenie možností prispôsobenia však môžete použiť sadu nástrojov AI, napr Odolná AI, Monarch, QueryPal a Koeficient.

Vyskúšali ste niektorý z nástrojov AI na správu udalostí, ktoré som vám ukázal? Poznáte lepšieho AI kopilota na správu udalostí, o ktorom som sa zmienil? Komentujte nižšie!