Время — один из самых ценных и дефицитных ресурсов, и в сообщении в блоге Microsoft подробно описала все новые инструменты и функции, которые поставляются с Microsoft 365, чтобы помочь пользователям управлять этим ресурсом с целью тратить меньше времени на подготовку к встречам, защита вашего личного времени, и организовать свой календарь, чтобы оставаться сбалансированным.

[lwptoc title = «Новые инструменты управления временем Microsoft 365» width = «50%» float = «right»]

Тратьте меньше времени на подготовку к встречам

Онлайн-встречи и видеозвонки заменили неформальные разговоры в коридоре, встречи в офисе и даже некоторые социальные разговоры людей. Большее количество совещаний также означает больше времени, необходимого для подготовки к ним и обеспечения последующих действий. Удобный поиск файлов и электронных писем, необходимых для встречи, поможет вам тратить меньше времени на подготовку к ней.

Аналитика собраний в Outlook для Android

Найдите необходимую информацию для твоя встречаs в одном место-Meeting Insights приносит сообщения электронной почты и файлы, которые может иметь отношение к вашей встрече прямо в сведениях о событии в вашем календаре, чтобы вы могли легко и быстро найти то, что вам нужно. 

В Outlook Mobile вы можете найти сведения о собрании в сведениях о событии.

Лучшее управление приглашениями на собрания в Outlook

Теперь проще и быстрее увидеть все детали встречи прямо в папке «Входящие». Переключайтесь между сообщениями и сведениями о собрании, смотрите список участников и тех, кто посещает собрание, и даже добавляйте в него онлайн-встречу, если организатор забыл. Больше не нужно писать кому-то по электронной почте, чтобы добавить ссылку на Teams!

В Outlook в Интернете просматривайте сообщения, сведения о собраниях, ответы участников и добавляйте собрания по сети прямо из папки «Входящие».

Присоединяйтесь к онлайн-встречам одним касанием

Outlook и Teams уже отлично работают вместе но корпорация Майкрософт понимает, что некоторые люди получают приглашения на встречи с помощью других служб онлайн-совещаний. Для них Microsoft добавила возможность ПРИСОЕДИНЯТЬСЯ одним нажатием в Outlook для мобильных устройств, и теперь, если вы получаете приглашение от кого-то, кто использует такие службы, как Zoom или Webex, все, что вам нужно сделать, это нажать «Присоединиться», чтобы быстро встретиться с ним в Интернете.

Присоединяйтесь к большинству совещаний одним касанием из Outlook для Android.

Настройте автоматическое создание всех ваших совещаний онлайн

Поскольку большинство людей по-прежнему работают удаленно, рекомендуется всегда иметь возможность присоединиться к онлайн-совещанию. Вы можете установить этот параметр в качестве параметра по умолчанию в Outlook для мобильных устройств и в Интернете, чтобы никогда не забывать снова добавлять эту ссылку Teams. Не волнуйтесь, вы все еще можете забронировать номер.

В настройках мобильного и веб-приложения Outlook вы можете выбрать, чтобы все ваши собрания по умолчанию создавались онлайн.

Берегите свое личное время

Инсайты из “Будущее работы” отметить, что концепция рабочего дня с 9 до 5, возможно, исчезает, но также дает людям более гибкий график. Люди работают в удобное для них время и добавляют к этому свои личные и семейные обязательства. Рабочее время увеличилось в утренние, вечерние часы и в выходные дни, поскольку люди в течение рабочего дня находят время для решения личных или семейных вопросов. Поскольку личные и рабочие часы и пространства сливаются воедино, а устройства все время находятся рядом с вами, вам необходимо убедиться, что время, установленное для ваших личных дел, учитывается.

Добавьте свой личный календарь в свой рабочий аккаунт 

Убедиться, что у вас есть время для ваших личных мероприятий, может быть сложно, если вы держите два календаря. Теперь, когда вы добавляете личный календарь в Outlook в Интернете, время для этих событий будет отображаться как занятое (без подробностей или информации), когда кто-то хочет запланировать встречу с вами с помощью помощника по планированию в Outlook, и вы также можете просматривать свой личный календарь рядом с рабочим один или в одном представлении.

Добавьте личный календарь, чтобы ваши коллеги знали, когда вы действительно доступны.

Легко делитесь временными интервалами, которые соответствуют вашим предпочтениям

ИИ в Outlook — это ключевая возможность, помогающая вам делать все быстрее и проще. Одной из таких ключевых возможностей являются предлагаемые ответы, которые можно использовать в Outlook для мобильных устройств и в Интернете. Вскоре в Outlook для мобильных устройств вы увидите предложения отправить сообщение о доступности или запланировать собрание, когда кто-то захочет встретиться с вами.

Вскоре предлагаемые ответы в Outlook Mobile будут включать простой способ поделиться своей доступностью.

Запланируйте, когда ваши электронные письма будут доставлены

Поскольку все больше людей пользуются преимуществами гибкого графика, они могут обнаружить, что сортируют, отвечают и отправляют сообщения электронной почты в неурочные часы. Чтобы помочь людям избежать необходимости быть «всегда на связи» или беспокоить их во время отпуска, вы можете запланировать доставку своих электронных писем в более подходящее время. Составьте свое электронное письмо в удобное для вас время и доставьте его в 9 утра или когда они вернутся из отпуска.

Запланируйте отправку вашего сообщения позже в лучшее время e ваше сообщение будет отправлено позже в лучшее время.

Отложите сообщение электронной почты на потом, когда вы сможете с ним разобраться

Иногда вы читаете электронное письмо, на которое вам нужно ответить или принять меры, но просто сейчас неподходящее время для этого, или у вас нет для этого информации, или, может быть, оно связано с чем-то, что вам нужно сделать позже. Чтобы помочь вам справиться с сообщениями электронной почты в нужное время, вы можете отложить их, чтобы они снова оказались в верхней части папки «Входящие», когда они вам понадобятся. Для этого щелкните правой кнопкой мыши сообщение в Outlook в Интернете или проведите пальцем по сообщению в Outlook для мобильных устройств.

Для получения дополнительной помощи о том, как защитить свое личное время и помнить о других, обязательно проверьте, что Моя аналитика в Outlook сможет сделать.

Управляйте своим календарем, чтобы оставаться сбалансированным

Поскольку люди ищут способы поддерживать чувство благополучия и баланса в более гибком рабочем графике, ключевым моментом является планирование своей работы и выделение места для заботы о себе в своем календаре. Делайте дела в удобное время и убедитесь, что вы планируете и расставляете приоритеты для своих задач и перерывов в своем календаре, это поможет вам чувствовать себя более уверенно и сбалансированно.

Легко создать задачу из мобильного сообщения электронной почты

Многие сообщения электронной почты несут с собой элемент действия, и возможность добавлять их в качестве задачи помогает вам более эффективно планировать свой день и уделять им время. Все ваши задачи синхронизированы и доступны через Microsoft 365, поэтому вы можете создать задачу из Outlook для iOS, а затем управлять ею в Outlook или To Do. Эти новые задачи будут использовать ту же тему электронной почты и включать исходную электронную почту и ссылку на беседу в Outlook для быстрой справки из списка дел.

Легко добавляйте задачу в список дел из мобильного Outlook.

Выделите часть сообщения электронной почты и добавьте ее в качестве задачи

Иногда тема электронного письма недостаточно детализирована, чтобы ее можно было создать как задачу, и Майкрософт должна быть немного более конкретной, когда Microsoft добавляет электронное письмо в качестве задачи, чтобы Microsoft точно знала, что Microsoft нужно сделать быстро.

Выберите часть сообщения, чтобы добавить ее в качестве задачи, к ней всегда прикреплено сообщение электронной почты.

Заранее планируйте, когда ваши задачи должны быть выполнены

Планирование, расстановка приоритетов и обеспечение того, чтобы вы выделили время для выполнения своих задач, могут помочь вам оставаться организованным, контролировать свой день и то, что необходимо сделать. В Outlook в Интернете используйте «Мой день» в календаре, чтобы убедиться, что вы назначаете время для выполнения важных задач в течение дня и недели.

Перетащите задачу из «Мой день» в свой календарь, чтобы превратить ее в событие с заблокированным временем и напоминаниями.

Получите помощь от Кортаны во время подготовки к новому дню

Кортана может помочь вам подготовиться к новому дню и быть в курсе всех дел и встреч с Брифинг по электронной почте от Cortana. Вы получите персонализированное сообщение электронной почты в начале рабочего дня, когда Кортана найдет действенные рекомендации документов, которые вы можете просмотреть перед своими собраниями, и ожидающие запросы из предыдущих электронных писем, которые вы, возможно, захотите выполнить. Это электронное письмо также поможет вам зарезервировать «время фокусировки» в течение рабочего дня для непрерывной целенаправленной работы с отключенными уведомлениями Microsoft Teams.

Письмо с брифингом содержит персонализированные рекомендации и действия, которые вы можете предпринять прямо в своем почтовом ящике.

Сделайте небольшой перерыв между встречами, уменьшив их по умолчанию.

В то время, когда количество ваших совещаний резко возросло и, вероятно, у вас будет много дней совещаний подряд, хорошей идеей может быть короткая передышка между ними. Вы можете настроить так, чтобы все ваши собрания заканчивались раньше в Outlook в Интернете или Outlook для Windows, чтобы вернуться на 5–15 минут, чтобы потянуться или выпить кофе.

Задайте для встреч и событий преждевременное завершение по умолчанию в параметрах календаря в Outlook для Windows и в Интернете.

Узнайте, как воспроизвести мою электронную почту в Outlook для Android

Проверка почтового ящика может занять некоторое время в течение дня, поэтому здорово, когда вы можете слушать и отвечать на свою электронную почту, пока вы заняты другими делами. Позвольте Кортане зачитывать ваши новые сообщения электронной почты, чтобы вы могли слушать без помощи рук, оставаться на связи и быстро узнавать, внес ли кто-то изменения в ваш календарь. Узнайте больше об этом здесь.

Вы также можете присоединиться к собранию Teams из Outlook с помощью голосовых команд.

Обновите часы встреч, чтобы сообщить коллегам, когда вы доступны

Поскольку встречи продолжают занимать большую часть вашего дня, убедитесь, что вы обновили часы встреч, чтобы они соответствовали желаемой доступности, чтобы у коллег была лучшая информация о вашей доступности для встречи. Вы можете настроить это в параметрах календаря в Outlook в Интернете или в параметрах календаря в Outlook для Windows в разделе «Рабочие часы».