Facturare manuală vs. Software de facturare: care este mai bun?

Sponsorizat

Întreprinderile efectuează adesea facturarea manual, deoarece nu au sisteme bine definite la începutul activității lor. Poate fi necesar să începeți de la zero atunci când pregătiți o factură pe hârtie. De asemenea, ar putea necesita descărcarea și modificarea manuală a documentelor Word sau a șabloanelor de factură pentru foi de calcul. Atașamentele de e-mail sunt apoi trimise ca rezultat al acestui proces.

Imaginează-ți pentru o clipă că ești proprietarul uneia dintre aceste afaceri moderne. Gestionarea manuală a facturilor devine mai consumatoare de timp și mai predispusă la greșeli pe măsură ce afacerea dvs. crește. Aici intervine facturarea automată. Facturarea automată este practica de a genera și trimite automat facturi către clienți folosind software de facturare.

Aici, vom compara și contrasta facturarea manuală efectuată folosind șabloane de factură descărcabile cu facturarea automată realizată cu un aplicația de facturare pentru a vă explica exact care este cel mai bun pentru afacerea dvs.

Ce este facturarea manuală?

Există două tipuri de facturare manuală: procese bazate pe foi de calcul și procesare de text. Este un concept cu totul original.

Fiecare șablon, inclusiv numele expeditorului și al destinatarului, trebuie completat în factură înainte de a putea fi livrat.

La fel și instrumentele digitale, care sunt legate atât de metodele de facturare manuală, cât și de cele electronice. Ca urmare, o strategie cuprinzătoare nu este necesară, deoarece pot fi integrate mai multe canale de plată. Cu toate acestea, nici mementourile de plată, nici rapoartele nu pot fi ajustate în timp real. Procesul manual necesită o investiție semnificativă de timp.

Ce este software-ul de facturare?

Aplicația de facturare vă ajută cu creanțele din cont. Cu ajutorul acestui instrument se poate genera cu ușurință o factură cu detalii despre bunurile vândute sau serviciile oferite. Când vine vorba de gestionarea finanțelor companiei, este important să acordați atenție celor mai mici lucruri.

Software-ul de facturare are o varietate de șabloane prefabricate care îl fac ușor de manevrat. De asemenea, utilizatorii pot trimite cu ușurință aceste facturi altor persoane făcând clic pe un buton.

Software de facturare vs facturare manuală: Aflați diferența!

Această secțiune este dedicată explicării aspectelor cheie care disting cele două facturi:

Automatizare:

În timpul procesului de facturare manuală, revine contabilului sau altei persoane să întocmească factura și să se asigure că sunt incluse toate faptele pertinente. Pe de altă parte, utilizarea software-ului de facturare va pune capăt acestei practici. Deoarece software-ul a fost actualizat cu toate informațiile, acesta va putea crea factura în scurt timp.

Monitorizare manuala:

Când utilizați abordarea de facturare manuală, este esențial să urmăriți orice probleme care pot apărea manual. Persoana care conduce firma este responsabilă pentru efectuarea de urmăriri manuale cu clienții lor despre plăți. Cu toate acestea, cu ajutorul unei aplicații de facturare, pot fi stabilite mementouri de plată și acestea vor fi trimise consumatorilor într-un mod automat. La intervale prestabilite, clienții vor fi informați cu privire la plățile iminente care le sunt datorate.

Raportare în timp real

Când facturarea s-a făcut manual, cea mai importantă provocare a fost generarea facturii la terminarea activității. Există situații în care contabilului îi ia un număr mare de zile pentru a-l crea. Cu toate acestea, această problemă a fost rezolvată prin introducerea unui software pentru generarea facturilor. Procedura poate fi finalizată instantaneu, iar contabilul nu trebuie decât să descrie specificul; după aceea, totul poate fi organizat într-un timp scurt.

Plata online:

Când facturile sunt generate manual, nu există nicio modalitate de a integra aplicații de plată de la terți. Cu toate acestea, dacă utilizați o aplicație de facturare, va fi mult mai simplu să conectați orice program terță parte care este necesar pentru colectarea plăților. Cu alte cuvinte, firma a reușit să încaseze plățile cu promptitudine datorită utilizării software-ului de facturare, care a făcut procesul destul de simplu.

Mai aveți o mulțime de opțiuni de investigat când vine vorba de software-ul de facturare accesibil. În acest moment, clienții pot folosi un serviciu numit Invoice Office, care simplifică procesul.

Concluzie

Majoritatea proprietarilor de companii încep să includă software de facturare automată în operațiunile lor. Uneori, software-ul specific industriei este cea mai bună opțiune, în timp ce alteori o soluție universală care oferă totul este cea mai bună opțiune.

Nevoile companiei dvs., fluxul de lucru și procedurile contabile vor juca toate un rol în software-ul pentru facturarea online pe care ajungeți să îl selectați. Software-ul care gestionează informațiile clienților dvs. va îndeplini cerințele dvs. pentru generarea facturilor.

În timp ce sunteți în proces de alegere a software-ului pentru facturare și facturare, vă sugerăm cu tărie să comparați toate elementele esențiale care sunt necesare pentru compania dvs.