8 melhores ferramentas de IA para gerenciamento de eventos em 2024

Essas melhores ferramentas de IA para gerenciamento de eventos permitem que você conduza eventos corporativos e de marca de maneira inteligente, bem-sucedida e a um custo acessível.

Depois de analisar mais de 32 ferramentas que afirmam oferecer recursos de IA, encontrei as 8 melhores opções.

Esteja você organizando uma conferência corporativa, uma festa de arrecadação de fundos ou um encontro virtual, esses aplicativos de gerenciamento de eventos de IA fazem toda a diferença.

Melhores ferramentas de IA para gerenciamento de eventos

Eu tinha requisitos rígidos para as ferramentas incluídas em minha lista. Eles devem ajudá-lo a planejar, orçar, selecionar locais, escolher e gerenciar fornecedores, promover, registrar participantes, coordenar a logística e gerenciar a participação dos convidados.

As seguintes ferramentas de IA cobrem todos os itens acima. Aqui está uma visão geral rápida:

Nome da Ferramenta	Custo	Plataforma	Bom em	Melhorias necessárias
IA durável	A partir de US$ 15.00/mês	Web	Construção de sites, email marketing, contatos de CRM, faturamento, incorporação de conteúdo de terceiros	Deve oferecer soluções nativas de venda de ingressos ou assentos para eventos
Monarca	$ 14.99 / mês	Móvel e web	Orçamento de eventos, relatórios financeiros, monitoramento de despesas	Deve integrar recursos de texto para orçamento e imagem para orçamento com IA
Hoje em dia	A partir de 5% de taxa de serviço	Web	Copiloto de gerenciamento de eventos completo com IA	Deve permitir que os usuários experimentem o copiloto de IA de forma autônoma
Participante Interativo	Preços personalizados	Web	Gerencie a logística e a participação de eventos com IA	Disponibilize IA em módulos de gerenciamento de eventos
QueryPal	A partir de US$ 15.00/usuário/mês	Slack e equipes	Chatbot AI para responder a consultas relacionadas a dados de eventos, textos, sites, bancos de dados, bases de conhecimento, etc.	Deve estender o suporte da plataforma para aplicativos móveis e sites
Oveit	A partir de US$ 199.00/mês	Móvel e web	Uma IA alimentada por GPT que sugere etapas de configuração de eventos, insights promocionais e de marketing, gerando artigos	Facilite a integração profunda do EventGPT com a interface web de gerenciamento de eventos
Eventos RingCentral	A partir de US$ 750.00/licença/ano	Web	Deve facilitar recursos de texto para orçamento e imagem para orçamento com IA	Deveria reconstruir o modelo de preços para permitir que marcas e agências experimentassem recursos limitados como testes
Coeficiente	A partir de US$ 49/mês	Desktop e web	Ferramenta de análise de dados de IA para Planilhas Google e Microsoft Excel	Introduzir modelos especificamente para cenários de gerenciamento de eventos

Agora vamos explorar cada aplicativo com mais detalhes:

IA durável

A IA durável é uma ótima ferramenta para criar sites para promoção do evento, especialistas em Marketing, ticketinge muitas outras tarefas relacionadas ao gerenciamento de eventos. Ele utiliza tecnologia de texto para site para configurar sites por meio de prompts.

Você não precisa criar conteúdo de site, imagens, paletas de cores, menus de páginas, etc. Construtor de sites AI produzirá automaticamente o conteúdo apropriado de acordo com as instruções fornecidas em seus prompts.

Também oferece Automação de marketing baseada em IA Serviços. Assim, você pode promover facilmente seu evento para obter o máximo envolvimento por meio de canais como meios de comunicação social, email, Anúncios do Google, e comentários.

Existe um CRM que você pode usar para adicionar participantes, perspectivas, convidados, etc., e manter comunicação constante com eles. Se você pretende vender ingressos em massa para entidades corporativas, também pode usar o Durável Ferramenta de faturamento de IA.

Os sites de IA criados por meio do aplicativo permitem criar uma plataforma de comunicação online para a equipe de gerenciamento de eventos e participantes. Para isso, você pode adicionar os widgets de site necessários, como Bate-papo do Mensageiro, Botão de telegrama e Botão WhatsApp.

Para inscrição e emissão de ingressos, você pode usar o Embutir recurso para vincular serviços de registro e ingressos de eventos de terceiros à sua propriedade de IA durável.

Para entender como possíveis convidados e participantes interagem com o site do seu evento, você pode usar o Ferramenta de análise de sites de IA Neste módulo, você pode acessar métricas como Visitas por dia, Usuários on-line, Visitantes únicos, visualizações de página, Páginas mais visualizadas, Páginas mais roladas, Horário de pico, etc.

Em relação à privacidade e segurança, as IAs duráveis Política de Privacidade afirma que a ferramenta usa protocolos de segurança padrão e comercialmente viáveis ​​para proteger os dados do seu site. Ele utiliza as infraestruturas de rede e nuvem da Secure Bearing para proteger seus dados.

Experimente IA durável

Monarca

Monarca é um Aplicativo de orçamento baseado em IA para rastreamento de despesas de eventos. Ele vem com um banco de dados de monitoramento de transações semelhante a uma planilha. Quando sincronizada com a conta bancária dedicada ao evento, a ferramenta busca automaticamente os gastos relevantes em tags específicas.

Você pode criar um ou mais planos de gastos para eventos em planilhas dedicadas com cabeças de crédito, como orçamentos aprovados por clientes e chefes de despesas como sites, aplicativos móveis, ticketing, comida, decorações, locais, adereçosE muito mais.

Você também pode adicione uma meta para gastos para evitar a sobre ou subutilização de fundos. No painel, o Monarch mostrará uma imagem clara do orçamento usado, créditos restantes, e metas alcançadas.

Monarch usa sistemas de segurança de última geração para proteger seus dados financeiros e contas bancárias contra fraudes e hackers. Utiliza serviços de agregação de dados financeiros de Finicidade e Da manta. Esses provedores terceirizados usam controles de acesso baseados em funções e criptografia de dados para transmitir seus dados financeiros da fonte para o aplicativo Monarch.

Eles também publicam Relatórios SOC 2 Tipo 2, que indicam conformidade com o mais alto padrão de segurança de dados financeiros.

Experimente Monarca

Hoje em dia

Hoje é o primeiro do gênero Copiloto de IA para gerentes de eventos e agências. Ele aborda os pontos problemáticos comuns do planejamento de eventos, como chamadas e e-mails intermináveis, horários apertados e preocupações orçamentárias.

Sua IA automatiza várias tarefas, incluindo entrando em contato com locais e fornecedores, gerenciando e-mails e ligações e auxiliando no gerenciamento de orçamento.

Notavelmente, oferece recomendações personalizadas adaptado às suas necessidades. A IA se adapta aos gostos individuais de toda a equipe. Oferece um planejador de eventos digital personalizado, acessível a qualquer momento.

A ênfase está na simplificação do processo de planejamento, tornando-o não apenas eficiente, mas também agradável.

Experimente Hoje em dia

Participante Interativo

Attendee Interactive é uma ferramenta de IA que cobre as quatro fases mais críticas do gerenciamento de eventos. Ele ajuda você a agilizar, organizar e facilitar tarefas em planejamento de eventos, logística de eventos, aprendizagem do participante e envolvimento do participante.

A ferramenta de IA é altamente personalizável. Você pode fazer alterações em seu evento quando necessário e os canais de comunicação do aplicativo informarão automaticamente sua equipe, fornecedores, participantes e todos os demais envolvidos.

Também pode ajudá-lo facilmente criar um plano de orçamento. Depois, você pode acompanhar despesas em tempo real, criar relatórios de gestão financeira e compartilhá-los.

Para manter seus participantes felizes, você também obtém os seguintes recursos:

• Registro de evento
• Portais de eventos online
• Transmissão de eventos virtuais
• Um aplicativo móvel dedicado para a equipe de gestão e participantes
• Produção e apresentação de conteúdo audiovisual

Além disso, a IA utiliza dados recolhidos de eventos passados ​​e presentes para planear eventos futuros. Isto detecta oportunidades de melhoria e chefes de despesas onde economias podem ser feitas e ajusta o plano para o próximo evento automaticamente.

Experimente Participante Interativo

QueryPal

QueryPal usa Modelos de linguagem grandes (LLMs) e GenAI para produzir respostas precisas a perguntas relacionadas à sua marca.

Portanto, este é o perfeito Chatbot AI para responder todas as dúvidas sobre o seu evento automaticamente. Você também pode criar diferentes modelos de QueryPal para atender a uma ampla variedade de eventos.

Ao permitir que a ferramenta acesse as bases de conhecimento do seu evento, documentos de planejamento, canais de chat, etc., o chatbot extrai informações para preparar as respostas. Ele pode coletar dados de vários aplicativos como Noção, Textos folgados, Confluence, Jira, Mensagens do Microsoft Teams e PDFs, para criar respostas personalizadas para membros da equipe de gerenciamento de eventos, fornecedores e convidados.

Experimente QueryPal

Oveit

Oveit é uma solução completa de gerenciamento de eventos com IA personalizada para planejamento de eventos, orçamentação, orientação do participante, comunicações de eventos, e mais. Em sua essência está o EventGPT AI, que por sua vez é alimentado pelo modelo GPT 4.0 da OpenAI.

Funciona como um assistente de gerenciamento de eventos. Se precisar de ajuda para configurar pagamentos com escala adequada e sistemas de registro de eventos, a IA irá guiá-lo durante todo o processo.

Para ajudá-lo a aumentar as inscrições e a participação, a IA procura oportunidades de networking entre os participantes inscritos. Caso encontre alguma, alerta para enviar comunicações de marketing para pessoas ligadas ao participante cadastrado.

Suponha que você esteja lutando para descobrir que tipo de atividades seus convidados gostariam, você pode pedir à IA do EventGPT para sugerir ideias relevantes. Também pode ajudá-lo a criar conteúdo profissional e envolvente para meios de comunicação social, email, aplicativos de mensagens, sites, páginas de destino, Anúncios do Google, etc. Isso permite que você se comunique claramente com os convidados.

Muitas vezes, você acha difícil escolher os fornecedores certos para diversos suprimentos e serviços para o seu evento. Aqui, EventGPT pode analisar o desempenho, rastrear registros e documentos de novos fornecedores e descubra quem pode oferecer o melhor serviço a um preço acessível.

Experimente Oveit

Eventos RingCentral

Se você está planejando hospedar um evento de negócios gigantesco abrangendo locais on-line, externos e locais, você deve experimentar os eventos de IA da RingCentral. Sua IA ajuda você do início ao fim – desde o planejamento do evento até a coleta de feedback na cerimônia de encerramento.

A ferramenta é tão poderosa que você pode aumentá-la para gerenciar mais do que participantes 100,000 em eventos híbridos ou do mundo real. Este copiloto de eventos de IA oferece os seguintes serviços multifuncionais:

• Produza páginas online para eventos usando conteúdo gerado por IA.
• Crie cópias e textos altamente envolventes para e-mails e landing pages.
• Um editor multimídia baseado em IA para extrair recortes de vídeo emocionantes de gravações de eventos para que você possa compartilhar vídeos curtos no YouTube, Facebook, Instagram, TikTok e muito mais.
• Um espaço de trabalho e painel de análise de dados unificado para visualizar dados de vendas de ingressos, pontuações de engajamento, listas de espera, receita de registro e muito mais.

A ferramenta RingCentral Events oferece recursos de segurança e privacidade de dados de nível empresarial. Possui certificados de conformidade ativos dos principais órgãos reguladores de privacidade de dados, como CPRA, GDPR e CCPA. A ferramenta também exclui todos os rastros do evento e de seus participantes quando você decide encerrar o projeto de gerenciamento de eventos.

Experimente Eventos RingCentral

Coeficiente

Freqüentemente, você analisa dados de eventos passados ​​​​para planejar e planejar os próximos. No entanto, os dados coletados podem compreender milhares de linhas e colunas. Além disso, se houver mais de um evento, você só pode imaginar o quão desafiadora a análise de dados pode se tornar.

Aí vem o Coeficiente em seu socorro.

Oferece Análise de dados baseada em IA, para que você possa importar facilmente um enorme conjunto de dados brutos do Microsoft Excel ou do Planilhas Google. Em seguida, ele orienta você no uso de IA generativa nos seguintes aspectos:

• Aprenda sobre filtros importantes em seu conjunto de dados.
• Crie tabelas dinâmicas automáticas em conjuntos de dados on-line e de desktop no Excel e no Planilhas Google.
• Atualize os dados da planilha automaticamente.
• Use painéis e relatórios pré-configurados para começar do zero e não do zero.
• Atualize conjuntos de dados em nuvem do Planilhas Google em MS SQL, MySQL, Snowflake, etc.

Um caso de uso avançado de Coeficiente é análise de sentimento do participante.

Você pode coletar avaliações, feedback, comentários, etc., dos participantes de uma planilha. Em seguida, use funções baseadas em GPT no Planilhas Google para analisá-las e criar um perfil de análise de sentimento. Usando isso, você pode enviar comunicação personalizada aos seus participantes.

Experimente Coeficiente

Benefícios do uso de IA para gerenciamento de eventos

Vamos explorar abaixo os benefícios do uso de IA para processos de gerenciamento de eventos, apoiados em exemplos do mundo real:

Simplifique as tarefas de planejamento de eventos

Hoje em dia, Attendee Interactive, Oveit, etc., utilizam algoritmos avançados para agilizar assuntos relacionados ao planejamento. Por exemplo, a IA pode analisar dados históricos e preferências dos participantes para recomendar locais ideais. Assim, você pode economizar tempo e recursos garantindo os locais do evento desejados pelos participantes.

Ofereça uma ótima experiência ao hóspede

A integração de chatbots baseados em IA em eventos, como aqueles vistos em conferências TED ou Dreamforce, melhora a experiência dos participantes. Essas ferramentas oferecem assistência instantânea, permitindo que os hóspedes acessem facilmente os dados do programa, naveguem pelos layouts do local, etc. As ferramentas de IA também oferecem recomendações personalizadas que melhoram ainda mais a experiência.

Promoção eficaz e acessível:

Ferramentas como Oveit, Eventcombo, RingCentral Events e ExpoPlatform usam algoritmos de IA para otimizar campanhas de marketing. Por exemplo, o recurso de automação de marketing baseado em IA analisa os dados demográficos e o comportamento do público. Em seguida, ele executa campanhas de e-mail direcionadas. O processo garante que as promoções do evento cheguem ao público certo no momento certo, maximizando o retorno com um custo mínimo.

Análise de dados e insights sem esforço:

Ferramentas de análise de IA, como Coeficiente, fornecem insights práticos sobre as preferências e o comportamento dos participantes. Por exemplo, a análise das interações nas redes sociais e pesquisas pós-evento pode revelar quais sessões ou atividades tiveram maior repercussão entre os participantes. Então, da próxima vez, você pode focar nessas atividades para gerar mais participação do público-alvo.

Automação e Precisão

Esses sistemas de IA agilizam o check-in dos participantes, incorporando recursos como reconhecimento facial. Essa tecnologia também reduz os tempos de espera e melhora a eficiência geral do evento. Sem mencionar que o sistema garante rastreamento preciso dos participantes e verificação de credenciais.

Acessibilidade

Apesar dos equívocos, a integração da IA ​​na gestão de eventos é acessível. Muitas ferramentas baseadas em IA oferecem modelos de preços flexíveis, como planos pagos por uso ou baseados em assinatura. Além disso, a economia de tempo e recursos obtida com a implementação de IA resulta em reduções de custos significativas.

Melhor ROI

Todos os benefícios acima se combinam para produzir um melhor ROI. Você obtém melhor marketing, mais participantes e automação para a melhor experiência possível.

Como escolher a melhor IA para gerenciar eventos

Antes de assinar um aplicativo de gerenciamento de eventos de IA, procure os seguintes recursos:

Segurança e privacidade de dados

Ao trabalhar com pessoas e dados pessoais, a segurança é fundamental. Procure uma ferramenta de IA que priorize recursos como:

• Criptografia: Tipos de criptografia como SSL, HTTPS, TLS, etc., embaralham os dados do seu evento, tornando-os ilegíveis para partes não autorizadas.
• Controle de acesso: Isso garante que a ferramenta ofereça controles de acesso granulares, permitindo restringir as permissões do usuário a conjuntos de dados específicos, áreas do local, poder de compra, etc.
• Conformidade: Escolha uma solução de IA que cumpra as regulamentações relevantes de privacidade de dados, como GDPR e CCPA.

Integração com aplicativos de terceiros

Uma integração perfeita com seu atual ecossistema de gerenciamento de eventos é importante. A ferramenta de IA ideal deve integrar-se facilmente aos aplicativos que você já usa, como:

• Software de CRM: Isso permite que você aproveite os dados existentes de clientes e leads para campanhas de marketing direcionadas e experiências personalizadas dos participantes.
• Ferramentas de marketing por e-mail: Simplifique a comunicação com os participantes integrando sua plataforma de email marketing com sua ferramenta de IA.
• Gateways de pagamento: Certifique-se de que a ferramenta de IA escolhida se integra a gateways de pagamento seguros para facilitar o registro e a emissão de bilhetes on-line de maneira fácil e conveniente.

Automação

A IA é excelente na automatização de tarefas repetitivas, liberando seu tempo para se concentrar no planejamento estratégico e na criatividade. Procure recursos que automatizam tarefas como:

• Inscrição e emissão de bilhetes: Automatize o processo de inscrição, permitindo que os participantes se inscrevam e comprem ingressos online em plataformas de autoatendimento.
• Acompanhamentos por e-mail: Configure sequências automatizadas de e-mail para lembretes pré-evento, pesquisas pós-evento e solicitações de feedback.
• Gerenciamento de tarefas: Aproveite a IA para criar listas de tarefas e lembretes automatizados, mantendo seu processo de planejamento de eventos organizado como um Gerente de projetos de IA.

Aprendizado de Máquina (ML)

Você também precisará do Machine Learning em sua ferramenta de gerenciamento de eventos de IA. Esta tecnologia permite que seu software analise dados de eventos anteriores para extrair insights. Também permite ferramentas para criar simulações de eventos para escolher o melhor cenário entre muitas amostras.

Portanto, você pode melhorar gradativamente o resultado geral de seus eventos, seja no aumento de assinantes, clientes ou investidores.

Processamento de Linguagem Natural (PNL)

A tecnologia PNL permite que ferramentas de IA se comuniquem com você, suas equipes de gerenciamento de eventos e convidados em idiomas naturais como inglês, francês, espanhol, alemão e assim por diante. Suponha que você queira criar um site para inscrição em um próximo evento. Você pode usar recursos de texto para site conseguir isso sem saber como codificar um site.

Da mesma forma, a PNL pode ajudá-lo crie cópias que convertam os participantes, e-mails que atraem inscrições, vídeos que impressionam convidados e assim por diante apenas comandando a IA em textos simples.

UI e UX sem esforço

A interface do usuário da ferramenta escolhida deve ser simples e fácil de entender. Por exemplo, se você oferece ingressos on-line, o aplicativo deve mostrar instruções detalhadas sobre registro. Os usuários não devem perder tempo aprendendo o aplicativo ou a interface da web, ou poderão abortar o processo de registro do evento.

Personalização de aplicativos e sites para um evento com nenhum código também é uma parte importante da IU. Procure ferramentas que permitam que suas equipes de eventos reconstruam visualmente partes do aplicativo e do site de acordo com o tema do evento, diretrizes de marca e muito mais.

Compatibilidade

Certifique-se de que a ferramenta de IA escolhida seja compatível com sua infraestrutura atual de hardware e software. Considere fatores como:

• Compatibilidade do dispositivo: A ferramenta de IA funcionará perfeitamente em seus dispositivos preferidos (laptops, tablets, smartphones)?
• Compatibilidade do sistema operacional: A ferramenta é compatível com o seu sistema operacional (Windows, Mac, etc.)?
• Largura de banda da Internet: O aplicativo AI requer ampla largura de banda de download e upload para funcionar corretamente? Nem sempre você consegue uma conexão de alta velocidade, então aplicativos que consomem menos largura de banda são melhores.

Custo

As ferramentas de gerenciamento de eventos de IA vêm com estruturas de preços variadas. Antes de se inscrever, considere os seguintes fatores:

• Taxas de inscrição: Algumas ferramentas oferecem assinaturas mensais ou anuais, enquanto outras possuem um modelo de pagamento por usuário.
• Custos de implementação: Considere quaisquer taxas potenciais de configuração ou implementação.
• Retorno do investimento (ROI): Avalie os benefícios de custo a longo prazo. A IA pode potencialmente economizar tempo e recursos, levando a um ROI significativamente melhor.
• Taxas ocultas: A todo custo, evite software de gerenciamento de eventos de IA que vem com taxas ocultas, taxas de serviço não divulgadas, etc.

Ferramentas de IA para gerenciamento de eventos: revelando possibilidades

Se você está aqui, parabéns! Você explorou os melhores aplicativos para gerenciar eventos com a ajuda de assistentes de IA, chatbots ou copilotos.

Se você preferir uma solução completa, você deve verificar Today, Attendee Interactive, Oveit ou RingCentral Events.

No entanto, para reduzir custos e expandir as opções de personalização, você pode usar um conjunto de ferramentas de IA, como IA durável, Monarca, QueryPal e Coeficiente.

Você experimentou alguma das ferramentas de IA para gerenciamento de eventos que mostrei? Você conhece um copiloto de IA melhor para gerenciamento de eventos que esqueci de mencionar? Comente abaixo!