10 Dicas de gerenciamento e segurança do Microsoft Office 365 para ensino superior

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O Office 365 tornou-se inestimável para organizações que precisam adotar a tecnologia digital para se manterem competitivas. No entanto, faculdades e universidades enfrentam desafios constantes de TI, já que os alunos vêm e vão. E embora o Microsoft 365 elimine a necessidade de equipes de TI gerenciarem software em cada máquina, os mandatos de ensino à distância e trabalho remoto representam mais desafios. No entanto, você pode superar obstáculos e maximizar os benefícios do Office 365 para o ensino superior.

1. Os alunos podem representar ameaças internas

As instituições de ensino superior são um foco para atividades de hackers, já que os estudantes de tecnologia da informação geralmente aprendem técnicas avançadas de TI. Os alunos muitas vezes ficam curiosos e tentam ver se conseguem burlar os controles de segurança. Como tal, os alunos podem se tornar uma potencial ameaça interna à segurança na nuvem.

Embora as violações de segurança de insiders raramente sejam enfatizadas, estudos mostram que as ameaças internas representam cerca de 14% do total de violações de segurança. Os internos tendem a ser mais perigosos do que os de fora, pois têm privilégios de acesso à sua rede e sistema.

Para mitigar as ameaças internas, você precisa de uma abordagem holística da segurança de TI para um melhor gerenciamento das vulnerabilidades do Office 365. Idealmente, você deve estar ciente do que está acontecendo em sua rede para lidar com atividades suspeitas. Os especialistas em segurança de TI recomendam a implementação de controles de acesso suficientes e a atribuição de níveis de acesso com base nas necessidades, responsabilidades e confiança.

Mais importante ainda, você deve identificar ameaças externas e internas antes de desenvolver sua estratégia de segurança. Você pode configurar sistemas de alerta de acesso e ameaças para avisá-lo sempre que houver atividade suspeita em seu ambiente do Microsoft 365.

2. Gerenciando Dispositivos Remotos

Os usuários do Microsoft 365 estão em um serviço de nuvem, mas as práticas recomendadas de segurança de TI exigem uma estratégia consistente de gerenciamento de dispositivos. Recentemente, a Homeland Security e a NSA ordenaram que todas as agências governamentais dos EUA contabilizassem a versão do Windows em seus dispositivos e implementassem protocolos de correção para gerenciar as principais vulnerabilidades.

Você pode implementar uma estratégia de gerenciamento de dispositivos adequada usando uma ferramenta de tecnologia para inventariar todos os dispositivos vinculados ao seu ambiente do Microsoft 365. Normalmente, você deve saber quais dispositivos estão acessando o serviço de nuvem, a versão do software no dispositivo e as atividades realizadas em cada dispositivo. Embora os dados venham do ecossistema da Microsoft, isolar e consolidar os dados para gerar um relatório pode ser tedioso. Portanto, você deve aproveitar uma solução de monitoramento de segurança para obter visibilidade clara de todos os dispositivos que acessam seu ambiente de nuvem.

3. Lidando com os riscos da nuvem do ensino à distância

Mover as funções e processos da sua organização para a nuvem introduz novas ameaças e riscos. Além disso, aprendizagem à distância e trabalho remoto podem representar ameaças adicionais ao sistema. O acesso remoto permite que alunos e funcionários acessem seu sistema em nuvem e ativos de dados. Isso também significa que os alunos acessam o ecossistema da nuvem por meio de redes e dispositivos pessoais.

Embora o gerenciamento de vários usuários BYOD possa ser agitado, é uma etapa necessária para garantir a segurança e a conformidade. Idealmente, as instituições devem implementar um bom sistema de gerenciamento de identidades para entender onde os usuários estão localizados e acompanhar suas atividades na nuvem.

4. Lidando com falhas de segurança do Microsoft 365

O Microsoft 365 armazena uma quantidade significativa de dados institucionais confidenciais. Os dados devem ser protegidos para proteger informações confidenciais e garantir a conformidade regulatória. E para a maioria dos usuários de nuvem, a segurança é uma preocupação crescente, pois os agentes de ameaças mal-intencionados aproveitam todas as vulnerabilidades imagináveis ​​para executar um ataque.

Independentemente dos níveis de competência de suas equipes de segurança de TI, é importante ter uma ferramenta de segurança que registre todas as atividades no ambiente do Office 365 e relate quaisquer inconsistências. Sempre que ocorre um evento de segurança, você pode verificar os logs, determinar o que aconteceu e ajudar sua equipe a lidar com as vulnerabilidades.

5. Implementação de Protocolos de Governança

A governança de TI garante o uso eficiente e eficaz dos recursos de TI para ajudar as organizações a atingirem seus objetivos. E, embora o Office 365 tenha tomado medidas para garantir uma melhor governança de aplicativos de colaboração e produtividade, o Higher Ed IT pode melhorar sua postura de governança.

A TI pode ajudar a simplificar a implantação do Microsoft 365 em sua instituição. Normalmente, o SaaS é mais fácil de implantar do que as soluções no local, mas os departamentos de TI devem garantir que todos os usuários tenham os serviços, treinamento, suporte e acesso contínuo adequados.

Como a maioria das instituições de ensino superior tem departamentos de TI com orçamentos limitados, o gerenciamento de ativos e a otimização costumam ser uma grande preocupação. No entanto, você pode gerenciar e maximizar facilmente o valor de seu serviço em nuvem com uma ferramenta de gerenciamento SaaS confiável para garantir acesso e uso seguros de dados institucionais. Em vez de implantar soluções de TI granulares, é melhor optar por uma única solução que forneça visibilidade e gerenciamento contínuos de seus ativos de nuvem.

6. Adotando a Gestão de Mudanças, Produtividade para Maximizar o Valor do Investimento

A governança adequada do ensino superior requer um gerenciamento meticuloso de recursos para maximizar a produtividade. As estatísticas mostram que cerca de 56% das licenças do Office 365 não são atribuídas, estão inativas ou são subutilizadas.

Para maximizar o valor do investimento e a produtividade em sua instituição, você precisa utilizar todo o potencial do Office 365. Idealmente, você deve aproveitar os dados de uso para determinar quais aplicativos são mais usados. Isso também faz com que suas equipes e alunos usem o aplicativo certo para uma finalidade específica.

7. Os desafios do provisionamento do Office 365

Faculdades e universidades geralmente enfrentam os desafios de provisionar e desprovisionar usuários. E como as escolas lidam com milhares de alunos, o provisionamento é um grande desafio. Os ciclos são cíclicos e raramente são distribuídos ao longo do ano letivo.

Embora ainda seja importante manter o provisionamento, ele deve ser limitado dependendo de onde os usuários estão no processo de métrica da escola. Em vez de manter acesso total aos serviços, a equipe de TI deve desprovisionar qualquer usuário que não precise mais de um serviço.

8. Conformidade Legal

As instituições de ensino superior têm de tolerar medidas regulatórias como qualquer outra organização. Especificamente, a Lei FERPA exige que as escolas protejam os dados confidenciais dos alunos. A conformidade está se tornando um grande problema com implicações financeiras e de segurança. E, embora haja incidentes crescentes de violações de dados e penalidades, os departamentos de TI não são rápidos o suficiente em suas respostas.

A menos que você esteja observando as melhores práticas de segurança cibernética, sua postura de segurança é fraca. Idealmente, você deve observar o que os colegas estão fazendo e adotar uma abordagem holística de segurança e conformidade. Tente avaliar o desempenho do seu Office 365 com base em dados e pontuações de pares, concentrando-se no gerenciamento de configuração, controles de acesso e conformidade.

A maioria das agências e estruturas de conformidade solicita logs de dados por um determinado período, mas a Microsoft só pode manter os logs dos últimos 30 dias. Você pode usar uma solução de terceiros que armazena seus dados por pelo menos um ano para garantir a conformidade.

9. Maximizando a colaboração quando os administradores de TI estão trabalhando remotamente

Quando o Office 365 foi lançado pela primeira vez, a maioria dos administradores de TI estava fisicamente presente no campus. Mas hoje, a maioria das equipes trabalha remotamente, mas ainda precisa realizar suas tarefas administrativas. Se todos os administradores do sistema estiverem no local e forem exclusivamente responsáveis ​​por provisionar usuários e alterar senhas, é provável que você tenha um problema. No entanto, você pode distribuir responsabilidades de administrador em toda a organização usando um modelo seguro e granular.

Cenários de trabalho remoto exigem acesso específico mesmo quando o administrador está a quilômetros de distância. Você pode conseguir isso concedendo novos privilégios de administrador para executar tarefas específicas em seu ambiente de nuvem. Mais importante, você também pode limitar quanto tempo um administrador recém-delegado pode reter os privilégios para minimizar os incidentes de segurança.

10. Gerenciando Redes Privadas Virtuais (VPNs)

A maioria das instituições implanta VPNs para dar suporte ao acesso remoto seguro. Mas isso nem sempre pode ser a coisa certa a fazer. O suporte a uma VPN pode ser agitado, pois os usuários finais têm dispositivos diferentes que solicitam acesso de uma só vez.

As VPNs tendem a ignorar os controles de segurança da Microsoft para obter inteligência de ameaças e acesso seguro. E como as VPNs atuam como backdoor para sua rede, elas podem facilitar o acesso à rede por dispositivos inseguros. Os usuários parecem vir de dentro da rede, tornando difícil para sua equipe de TI identificar endereços IP, origens e identidade do dispositivo quando ocorre um incidente.

Conclusão

A tecnologia em nuvem é uma grande força motriz para as organizações modernas. No entanto, a implantação e o uso nem sempre são fáceis. E como existem várias opções ao abordar a segurança do Office 365, é importante desenvolver uma estratégia adequada para garantir que você implemente as medidas apropriadas.