8 beste AI-verktøy for arrangementsadministrasjon i 2024

Disse beste AI-verktøyene for eventadministrasjon lar deg gjennomføre merkevare- og bedriftsarrangementer smart, vellykket og til en rimelig pris.

Etter å ha gjennomgått mer enn 32 verktøy som hevder å tilby AI-funksjoner, fant jeg de 8 beste alternativene.

Enten du organiserer en bedriftskonferanse, en gallainnsamling eller et virtuelt toppmøte, utgjør disse appene for AI-begivenhet hele forskjellen.

Beste AI-verktøy for hendelsesadministrasjon

Jeg hadde strenge krav til verktøyene jeg inkluderte på listen min. De skal hjelpe deg med å planlegge, budsjettere, velge arenaer, velge og administrere leverandører, promotere, registrere deltakere, koordinere logistikk og administrere gjestedeltakelse.

Følgende AI-verktøy dekker alt ovenfor. Her er en rask oversikt:

Verktøyets navn	Kostnad	Plattform	Flink til	Forbedringer som trengs
Slitesterk AI	Starter på $15.00/måned	web	Nettsidebygging, e-postmarkedsføring, CRM-kontakter, fakturering, innebygging av tredjepartsinnhold	Bør tilby native billett- eller arrangementsløsninger for salg av seter
Monarch	$ 14.99 / måned	Mobil og nett	Arrangementsbudsjettering, finansiell rapportering, utgiftsovervåking	Må integrere tekst-til-budsjett- og bilde-til-budsjett-funksjoner med AI
Nå for tiden	Starter fra 5 % serviceavgift	web	Alt-i-ett copilot for hendelsesadministrasjon med AI	Bør tillate brukere å prøve ut AI-kopiloten autonomt
Deltaker interaktiv	Tilpasset pris	web	Administrer hendelseslogistikk og deltakelse med AI	Gjør AI tilgjengelig i hendelsesadministrasjonsmoduler
QueryPal	Starter på $15.00/bruker/måned	Slack og Teams	AI chatbot for å svare på spørsmål knyttet til hendelsesdata, tekster, nettsteder, databaser, kunnskapsbaser, etc.	Bør utvide plattformstøtten til mobilapper og nettsteder
Oveit	Starter på $199.00/måned	Mobil og nett	En GPT-drevet AI som foreslår hendelseskonfigureringstrinn, reklame- og markedsføringsinnsikt, generering av artikler	Tilrettelegg for dyp integrasjon av EventGPT med webgrensesnitt for eventadministrasjon
RingCentral Events	Starter på $750.00/lisens/år	web	Må legge til rette for tekst-til-budsjett- og bilde-til-budsjett-funksjoner med AI	Bør rekonstruere prismodellen for å la merkevarer og byråer prøve ut begrensede funksjoner som prøver
koeffisient	Starter på $49/måned	Desktop og web	AI-datanalytikkverktøy for Google Sheets og Microsoft Excel	Introduser maler spesielt for hendelseshåndteringsscenarier

La oss nå utforske hver app mer detaljert:

Slitesterk AI

Durable AI er et flott verktøy for å lage nettsteder for arrangementskampanje, markedsføring, billettsystem, og mange andre oppgaver knyttet til event management. Den bruker tekst-til-side-teknologi for å sette opp nettsteder via ledetekster.

Du trenger ikke lage nettstedinnhold, bilder, fargepaletter, sidemenyer osv. Den AI nettstedbygger vil automatisk produsere passende innhold i henhold til instruksjonene du gir i instruksjonene dine.

Det tilbyr også AI-drevet markedsføringsautomatisering tjenester. Så du kan enkelt markedsføre arrangementet ditt for maksimalt engasjement gjennom kanaler som sosiale medier, emalje, Google Ads, og anmeldelser.

Det er en CRM du kan bruke til legge til deltakere, prospekter, gjester, etc., og opprettholde konstant kommunikasjon med dem. Hvis du skal selge bulkbilletter til bedriftsenheter, kan du også bruke Durable's AI-faktureringsverktøy.

AI-nettsteder opprettet gjennom appen lar deg lage en nettbasert kommunikasjonsplattform for arrangementsledelsen og deltakerne. For dette formålet kan du legge til de nødvendige nettstedswidgetene som Messenger Chat, Telegram-knappog WhatsApp-knapp.

For registrering og billettering kan du bruke embed funksjon for å koble tredjeparts billettsalg og registreringstjenester til din Durable AI-eiendom.

For å forstå hvordan potensielle gjester og deltakere engasjerer seg med arrangementets nettsted, kan du bruke AI nettstedsanalyseverktøy I denne modulen kan du få tilgang til beregninger som Besøk per dag, Nettbrukere, Unike besøkende, Sidevisninger, Mest viste sider, Mest rullede sider, RushtidenOsv

Når det gjelder personvern og sikkerhet, Durable AI's Personvernserklæring hevder at verktøyet bruker kommersielt levedyktige og standard sikkerhetsprotokoller for å beskytte nettstedets data. Den bruker Secure Bearings nettverk og skyinfrastruktur for å beskytte dataene dine.

Prøve Slitesterk AI

Monarch

Monark er en AI-drevet budsjetteringsapp for begivenhetsutgiftssporing. Den kommer med en regnearklignende transaksjonsovervåkingsdatabase. Når det er synkronisert med den dedikerte bankkontoen for arrangementet, henter verktøyet automatisk de relevante utgiftene under spesifikke tagger.

Du kan opprette en eller flere forbruksplaner for arrangementer i dedikerte regneark med kreditthoder som godkjente budsjetter av kunder og utgiftshoder som nettsteder, mobile apps, billettsystem, mat, dekorasjoner, arenaer, props, Og mer.

Du kan også legge til et mål for utgifter for å unngå over- eller underutnyttelse av midler. I dashbordet vil Monarch vise deg et klart bilde av brukt budsjett, studiepoeng igjen, og mål oppnådd.

Monarch bruker state-of-the-art sikkerhetssystemer for å beskytte dine økonomiske data og bankkontoer mot svindel og hackere. Den bruker finansielle data som samler tjenester fra Finisitet og Plaid. Disse tredjepartsleverandørene bruker rollebaserte tilgangskontroller og datakryptering for å overføre dine økonomiske data fra kilden til Monarch-appen.

De publiserer også SOC 2 Type 2 rapporterer, som indikerer overholdelse av den høyeste standarden for finansiell datasikkerhet.

Prøve Monarch

Nå for tiden

I dag er den første i sitt slag AI copilot for eventansvarlige og byråer. Den tar for seg de vanlige smertepunktene ved arrangementsplanlegging, som f.eks endeløse samtaler og e-poster, stramme tidsplanerog budsjettproblemer.

Dens AI automatiserer forskjellige oppgaver, inkludert nå ut til arenaer og leverandører, administrere e-poster og samtaler og hjelpe til med budsjettstyring.

Spesielt tilbyr det personaliserte anbefalinger skreddersydd til dine krav. AI tilpasser seg den individuelle smaken til hele teamet. Den tilbyr en skreddersydd digital eventplanlegger som er tilgjengelig når som helst.

Det legges vekt på å forenkle planleggingsprosessen, og gjøre den ikke bare effektiv, men også hyggelig.

Prøve Nå for tiden

Deltaker interaktiv

Attendee Interactive er et AI-verktøy som dekker de fire mest kritiske fasene av arrangementsadministrasjon. Det hjelper deg å strømlinjeforme, organisere og gjøre oppgaver enklere arrangementsplanlegging, hendelseslogistikk, deltakers læringog deltakerengasjement.

AI-verktøyet er svært tilpassbar. Du kan gjøre endringer i arrangementet ditt når det er nødvendig, og appens kommunikasjonskanaler vil automatisk informere teamet ditt, leverandører, deltakere og alle andre involverte.

Det kan også hjelpe deg enkelt lage en budsjettplan. Deretter kan du spore utgifter i sanntid, lage økonomistyringsrapporter og dele dem.

For å holde deltakerne fornøyde får du også følgende funksjoner:

• Registrering av arrangement
• Online eventportaler
• Virtuell begivenhetskringkasting
• En dedikert mobilapp for ledergruppen og deltakerne
• Audiovisuelt innholdsproduksjon og presentasjon

Dessuten bruker AI data samlet inn fra tidligere og nåværende hendelser for å planlegge fremtidige. Den oppdager forbedringsmuligheter og utgiftshoder hvor det kan spares og justerer planen for neste arrangement automatisk.

Prøve Deltaker interaktiv

QueryPal

QueryPal bruker Store språkmodeller (LLM) og GenAI å gi nøyaktige svar på spørsmål knyttet til merkevaren din.

Derfor er dette det perfekte AI chatbot for å svare på alle spørsmål angående arrangementet ditt automatisk. Du kan også lage ulike modeller av QueryPal for å passe til et bredt spekter av arrangementer.

Når du lar verktøyet få tilgang til arrangementets kunnskapsbaser, planleggingsdokumenter, chattekanaler osv., trekker chatboten ut informasjon for å forberede svar. Den kan samle inn data fra ulike apper som Forestilling, Slakke tekster, Confluence, Jira, Microsoft Teams-meldingerog PDF-filer, for å lage skreddersydde svar for medlemmer av arrangementsledelsen, leverandører og gjester.

Prøve QueryPal

Oveit

Oveit er en komplett event management-løsning med en skreddersydd AI for arrangementsplanlegging, budsjettering, deltakerveiledning, hendelseskommunikasjon, og mer. I kjernen er EventGPT AI, som igjen drives av OpenAIs GPT 4.0-modell.

Det fungerer som en assistent for arrangementsadministrasjon. Hvis du trenger hjelp til å sette opp riktig skalerte betalings- og arrangementsregistreringssystemer, vil AI veilede deg gjennom hele prosessen.

For å hjelpe deg med å øke registreringene og deltakelsen, AI ser etter nettverksmuligheter blant de registrerte deltakerne. Hvis den finner noen, varsler den deg om å sende markedskommunikasjon til personer knyttet til den registrerte deltakeren.

Tenk deg at du sliter med å finne ut hva slags aktiviteter gjestene dine vil ha, kan du be EventGPT AI om å foreslå relevante ideer. Det kan også hjelpe deg med å lage profesjonelt og engasjerende innhold for sosiale medier, emalje, messenger -apper, nettsteder, destinasjonssider, Google Ads, etc. Dette lar deg kommunisere tydelig med gjestene.

Ofte synes du det er utfordrende å velge de riktige leverandørene for ulike forsyninger og tjenester til ditt arrangement. Her kan EventGPT analyser ytelsen, track records og dokumenter til nye leverandører og finne ut hvem som kan tilby den beste servicen til en overkommelig pris.

Prøve Oveit

RingCentral Events

Hvis du planlegger å være vertskap for et gigantisk forretningsarrangement som strekker seg over nettbaserte, offsite og stedlige steder, må du prøve ut AI-arrangementer av RingCentral. Dens AI hjelper deg fra start til slutt – fra planlegging av arrangementer til innsamling av tilbakemeldinger ved avslutningsseremonien.

Verktøyet er så kraftig at du kan skalere det opp til klarer mer enn 100,000-deltakere i hybride eller virkelige hendelser. Denne AI-event-copiloten tilbyr følgende alt-i-ett-tjenester:

• Lag nettsider for arrangementer ved å bruke AI-generert innhold.
• Lag svært engasjerende kopier og tekster for e-poster og landingssider.
• En AI-basert multimedieredigerer for å trekke ut spennende videoklipp fra hendelsesopptak slik at du kan dele korte videoer på YouTube, Facebook, Instagram, TikTok og mer.
• Et enhetlig dataanalysearbeidsområde og dashbord for å visualisere data fra billettsalg, engasjementspoeng, ventelister, inntekter fra registrering og mer.

RingCentral Events-verktøyet tilbyr datasikkerhet og personvernfunksjoner i bedriftsklasse. Den har aktive samsvarssertifikater fra de beste reguleringsorganene for personvern som CPRA, GDPR og CCPA. Verktøyet sletter også alle spor etter arrangementet og dets deltakere når du bestemmer deg for å stenge arrangementsadministrasjonsprosjektet.

Prøve RingCentral Events

koeffisient

Du analyserer ofte data fra tidligere hendelser for å planlegge og planlegge kommende. Dataene du samler inn kan imidlertid omfatte tusenvis av rader og kolonner. På toppen av det, hvis det er mer enn én hendelse, kan du bare forestille deg hvor utfordrende dataanalyse kan bli.

Her kommer koeffisienten til unnsetning.

Her tilbys AI-drevet dataanalyse, slik at du enkelt kan importere et enormt rådatasett fra Microsoft Excel eller Google Sheets. Den veileder deg deretter gjennom bruk av generativ AI i følgende aspekter:

• Lær om viktige filtre i datasettet ditt.
• Lag automatiske pivottabeller i stasjonære og online datasett på Excel og Google Sheets.
• Oppdater regnearkdata automatisk.
• Bruk forhåndskonfigurerte dashbord og rapporter for å komme i gang fra et anker i stedet for fra bunnen av.
• Oppdater skydatasett fra Google Sheets i MS SQL, MySQL, Snowflake, etc.

Et avansert brukstilfelle av koeffisient er deltakers sentimentanalyse.

Du kan samle anmeldelser, tilbakemeldinger, kommentarerosv., fra deltakere i et arbeidsark. Deretter kan du bruke GPT-drevne funksjoner i Google Regneark for å analysere disse for å lage en sentimentanalyseprofil. Ved å bruke dette kan du sende personlig kommunikasjon til deltakerne.

Prøve koeffisient

Fordeler med å bruke AI for Event Management

La oss undersøke fordelene ved å bruke AI for hendelsesadministrasjonsprosesser nedenfor, støttet av eksempler fra den virkelige verden:

Strømlinjeform hendelsesplanleggingsoppgaver

Nå for tiden bruker Attendee Interactive, Oveit, etc. avanserte algoritmer for å effektivisere saker knyttet til planlegging. For eksempel kan AI analysere historiske deltakerdata og deltakerpreferanser for å anbefale ideelle arenaer. Dermed kan du spare tid og ressurser ved å sikre hendelsesplasseringene deltakerne ønsker.

Tilby en flott gjesteopplevelse

Integrering av AI-drevne chatbots i arrangementer, som de som ble sett på TED-konferanser eller Dreamforce, forbedrer deltakernes opplevelser. Disse verktøyene gir umiddelbar assistanse, slik at gjestene enkelt kan få tilgang til programdata, navigere i spillestedsoppsettene osv. AI-verktøy tilbyr også personlige anbefalinger som forbedrer opplevelsen ytterligere.

Effektiv og rimelig kampanje:

Verktøy som Oveit, Eventcombo, RingCentral Events og ExpoPlatform bruker AI-algoritmer for å optimalisere markedsføringskampanjer. For eksempel analyserer den AI-drevne markedsføringsautomatiseringsfunksjonen publikumsdemografi og atferd. Deretter kjører den målrettede e-postkampanjer. Prosessen sikrer at arrangementskampanjer når rett publikum til rett tid, og maksimerer behandlingstid til en minimumskostnad.

Uanstrengt dataanalyse og innsikt:

AI-analyseverktøy, for eksempel Koeffisient, gir praktisk innsikt i deltakernes preferanser og atferd. For eksempel kan analyse av interaksjoner med sosiale medier og undersøkelser etter hendelsen avsløre hvilke økter eller aktiviteter som fikk mest gjenklang hos deltakerne. Så neste gang kan du fokusere på disse aktivitetene for å generere mer deltakelse fra målgruppen.

Automatisering og nøyaktighet

Disse AI-systemene strømlinjeformer deltakernes innsjekking ved å inkludere funksjoner som ansiktsgjenkjenning. Slik teknologi reduserer også ventetidene og forbedrer den samlede effektiviteten av arrangementet. For ikke å nevne, systemet sikrer presis deltakersporing og legitimasjonsverifisering.

Prisgunstig

Til tross for misoppfatninger er det rimelig å integrere AI i arrangementsadministrasjon. Mange AI-drevne verktøy tilbyr fleksible prismodeller, for eksempel betaling per bruk eller abonnementsbaserte planer. Dessuten resulterer tids- og ressursbesparelsene du tjener på AI-implementering i betydelige kostnadsreduksjoner.

Bedre avkastning

Alle fordelene ovenfor kombineres for å gi bedre avkastning. Du får bedre markedsføring, flere deltakere og automatisering for en best mulig opplevelse.

Hvordan velge den beste AI for å administrere hendelser

Før du abonnerer på en AI event management app, se etter følgende funksjoner:

Datasikkerhet og personvern

Når du arbeider med mennesker og personopplysninger, er sikkerhet av høysetet. Se etter et AI-verktøy som prioriterer det med funksjoner som:

• kryptering: Krypteringstyper som SSL, HTTPS, TLS, etc., krypterer hendelsesdataene dine, og gjør dem uleselige for uautoriserte parter.
• Adgangskontroll: Dette sikrer at verktøyet tilbyr detaljerte tilgangskontroller, slik at du kan begrense brukertillatelser til spesifikke datasett, spillestedsområder, forbrukskraft osv.
• Samsvar: Velg en AI-løsning som overholder relevante personvernforskrifter, som GDPR og CCPA.

Integrasjon med tredjepartsapper

En sømløs integrasjon med ditt nåværende økosystem for arrangementsadministrasjon er viktig. Det ideelle AI-verktøyet bør integreres uten problemer med apper du allerede bruker, som:

• CRM-programvare: Dette lar deg utnytte eksisterende kunde- og potensielle data for målrettede markedsføringskampanjer og personlig tilpassede deltakeropplevelser.
• E-postmarkedsføringsverktøy: Strømlinjeform kommunikasjon med deltakere ved å integrere din e-postmarkedsføringsplattform med AI-verktøyet ditt.
• Betalingsportaler: Sørg for at ditt valgte AI-verktøy integreres med sikre betalingsgatewayer for å forenkle enkel og praktisk online registrering og billettering.

Automatisering

AI utmerker seg ved å automatisere repeterende oppgaver, og frigjør tid til å fokusere på strategisk planlegging og kreativitet. Se etter funksjoner som automatiserer oppgaver som:

• Registrering og billettsalg: Automatiser registreringsprosessen, slik at deltakerne kan registrere seg og kjøpe billetter online på selvbetjeningsplattformer.
• E-postoppfølging: Sett opp automatiserte e-postsekvenser for påminnelser før hendelsen, spørreundersøkelser etter hendelsen og tilbakemeldingsforespørsler.
• Oppgavebehandling: Utnytt AI for å lage automatiserte oppgavelister og påminnelser, og hold arrangementsplanleggingsprosessen organisert som en AI prosjektleder.

Maskinlæring (ML)

Du trenger også maskinlæring i AI-hendelsesadministrasjonsverktøyet ditt. Denne teknologien lar programvaren din analyser tidligere hendelsesdata for å trekke ut innsikt. Det tillater også verktøy for å lage simuleringer av hendelser for å velge det beste scenariet fra mange eksempler.

Derfor kan du gradvis forbedre det samlede resultatet av arrangementene dine, enten det handler om å øke antallet abonnenter, kunder eller investorer.

Natural Language Processing (NLP)

NLP-teknologi lar AI-verktøy kommunisere med deg, arrangementsledelsen og gjestene på naturlige språk som engelsk, fransk, spansk, tysk og så videre. Anta at du vil opprette et nettsted for en kommende registrering av arrangementet. Du kan bruke tekst-til-nettsted-funksjoner for å oppnå det uten å vite hvordan man koder et nettsted.

På samme måte kan NLP hjelpe deg lage kopier som konverterer deltakere, e-poster som tiltrekker seg registreringer, videoer som imponerer gjester, og så videre bare ved å kommandere AI i enkle tekster.

Uanstrengt brukergrensesnitt og UX

Brukergrensesnittet til verktøyet du velger skal være enkelt og lett å forstå. For eksempel, hvis du tilbyr online billettering, bør appen vises detaljerte instruksjoner om registrering. Brukere bør ikke bruke tid på å lære appen eller nettgrensesnittet, ellers kan de avbryte registreringsprosessen for hendelsen.

Tilpasse apper og nettsteder for et arrangement med ingen kode er også en viktig del av brukergrensesnittet. Se etter verktøy som lar arrangementsteamene dine visuelt rekonstruere app- og nettstedsdeler i henhold til arrangementstemaet, retningslinjer for merkevarebygging og mer.

kompatibilitet

Sørg for at det valgte AI-verktøyet er kompatibelt med din nåværende maskinvare- og programvareinfrastruktur. Vurder faktorer som:

• Enhetskompatibilitet: Vil AI-verktøyet kjøre sømløst på dine foretrukne enheter (bærbare datamaskiner, nettbrett, smarttelefoner)?
• Operativsystemkompatibilitet: Er verktøyet kompatibelt med operativsystemet ditt (Windows, Mac, etc.)?
• Internett-båndbredde: Krever AI-appen omfattende nedlasting og opplastingsbåndbredde for å fungere ordentlig? Du får kanskje ikke alltid en høyhastighetstilkobling, så mindre båndbreddekrevende apper er bedre.

Kostnad

AI-hendelsesstyringsverktøy kommer med varierende prisstrukturer. Før du registrerer deg, bør du vurdere følgende faktorer:

• Abonnementsavgifter: Noen verktøy tilbyr månedlige eller årlige abonnementer, mens andre har en betal-per-bruker-modell.
• Implementeringskostnader: Ta hensyn til eventuelle oppsetts- eller implementeringsgebyrer.
• Avkastning på investeringen (ROI): Vurder de langsiktige kostnadsfordelene. AI kan potensielt spare deg for tid og ressurser, noe som fører til en betydelig bedre ROI.
• Skjulte avgifter: Unngå for enhver pris AI event management-programvare som kommer med skjulte avgifter, ikke avslørte servicegebyrer, etc.

AI-verktøy for arrangementsadministrasjon: avdukingsmuligheter

Hvis du er her, gratulerer! Du har utforsket de beste appene for å administrere hendelser ved hjelp av AI-assistenter, chatboter eller andrepiloter.

Hvis du foretrekker en alt-i-ett-løsning, bør du sjekke ut Nowadays, Attendee Interactive, Oveit eller RingCentral Events.

For å redusere kostnadene og utvide tilpasningsalternativene kan du imidlertid bruke et sett med AI-verktøy, som Slitesterk AI, Monarch, QueryPal og Coefficient.

Prøvde du noen av AI-verktøyene for event management jeg viste deg? Kjenner du til en bedre AI-copilot for event management som jeg savnet å nevne? Kommenter under!