מה זה Outlook ולמה הוא משמש?

Outlook הוא לקוח דוא"ל ומארגן מבית Microsoft וחלק מחבילת Microsoft Office. הוא משמש בעיקר כלקוח דואר אלקטרוני אך כולל גם תכונות כגון לוח שנה, מנהל אנשי קשר, רישום הערות במנהל המשימות, יומן וגלישה באינטרנט.

למה משמש Outlook?

Microsoft Outlook הוא של מיקרוסופט יישום לקוח דוא"ל, המשמש בעיקר לניהול דואר אלקטרוני. עם זאת, יש לו גם כמה תכונות ופונקציות אחרות שהופכות אותו לכלי בעל ערך עבור כל מי שמחפש לארגן את זרימת העבודה או הנתונים האישיים שלו.

כמה תכונות מפתח כוללות תזמון פגישות ופגישות, ניהול אנשי קשר וארגון משימות ורשימות מטלות. זה גם מגיע עם פונקציית חיפוש נהדרת שמקלה על חיפוש בדוא"ל ומידע אחר. בעיקרון, זה יכול לעזור לך להישאר מאורגן ופרודוקטיבי בעבודה ובחיים האישיים שלך.

ניהול דוא"ל

תכונת ניהול הדוא"ל של Outlook מגיעה עם כלים לארגון תיבת הדואר הנכנס שלך. אתה יכול להשתמש בכללים כדי למיין הודעות דוא"ל אוטומטית, לסמן חשובים, ותקבל תיבת דואר נכנס ממוקדת המאפשרת לך להפריד בין המיילים החשובים.

אתה גם מקבל כמות מוצקה של תכונות ארגוניות עבור הדוא"ל שלך. אתה יכול להשתמש בדגלים כדי להגדיר תזכורות, ולארגן את תיבת הדואר הנכנס באמצעות קטגוריות צבעוניות, או באמצעות שרשורי שיחה. לאאוטלוק יש גם מערכת תיקיות מצוינת עבור אותו הדבר.

לוח שנה ותזמון

Outlook מאפשר לך לקבוע פגישות, פגישות ואירועים ולשמור עליהם מאורגנים. אתה יכול להגדיר תזכורות, להציג לוחות שנה מרובים ולשתף לוחות זמנים עם אחרים.

זה גם מציע הרבה התאמה אישית כדי להתאים את לוח השנה לטעמכם, כולל מצב כהה, קידוד צבע ועוד. אתה יכול גם לשמור על מספר אזורי זמן, אפשרויות סנכרון שונות, אפשרויות להוספת מאגרי פגישות והפסקות.

ניהול אנשי קשר

אתה יכול לשמור ולארגן מידע ליצירת קשר כמו כתובות דוא"ל, מספרי טלפון וכתובות דואר. Outlook יאפשר לך גם להוסיף הערות וקטגוריות לאנשי קשר לארגון ויכולת חיפוש טובים יותר.

ישנן גם מספר דרכים לסנכרן אנשי קשר ולייבא ולייצא אותם. אתה יכול לחבר את חשבון Microsoft 365 שלך ל-LinkedIn. באאוטלוק יש גם תיקיות לאנשי קשר, כמו גם ניהול כפולים.

מהן התכונות העיקריות של Outlook?

• עוזר תזמון: קבע בקלות פגישות ופגישות עם אחרים.
• מוצא חדרים: הזמינו חדרים פיזיים בסביבת העבודה של הארגון שלכם בשילוב עם עוזר התזמון.
• ניהול אנשי קשר: שמור, ערוך ונהל אנשי קשר ורשימות.
• רשימות מטלות: עקוב אחר המשימות והמועדים שלך באמצעות מנהל המשימות של Outlook.
• חיפוש: מצא במהירות את המידע שאתה צריך על ידי שימוש בחיפוש המתקדם של Outlook כדי לעיין בנתונים שלך.
• שיתוף יומן: שתף את היומנים שלך עם שותפי העריכה שלך כדי למנוע התנגשויות תזמון.
• טקסט אוטומטי: שלח דוא"ל תשובה מהירה עם תבניות טקסט שתוכל להכניס בלחיצה אחת.
• חלקים מהירים: שמור ועשה שימוש חוזר בקטעי תוכן כמו כותרות, שמות מחברים, שדות וטקסט אוטומטי.
• תזכורות מצורפות: קבל הודעה אם טקסט האימייל שלך מזכיר קובץ מצורף אך לאימייל אין קובץ מצורף אליו.
• אוטומציה של לוח שנה: אחזר אוטומטית הזמנות רלוונטיות ממסלולי טיול בתיבת הדואר הנכנס שלך והוסף ליומן שלך.
• קיצורי מקשים: השתמש בקיצורי מקשים כדי לחסוך זמן, כמו Ctrl + 1 כדי לעבור לדואר, Ctrl + 2 עבור לוח שנה, Ctrl + 3 עבור אנשי קשר, Ctrl + 4 עבור משימות ועוד.
• קורא immersive: התמקד בטקסט הדוא"ל וכוונן את ממשק הרקע ואת הסחות הדעת.
• התאמות אישיות: התאם אישית את אופן ההופעה של הודעות דוא"ל, עם אפשרויות לשינוי עיצוב וצבעים עבור סוגים שונים של הודעות דוא"ל, בין היתר.
• הערה לוקח: צור הערות קצרות, או נהל פריטים וקבצים גדולים יותר ביומן.

מה היתרון באאוטלוק?

Outlook מספק פלטפורמה מרכזית לניהול הודעות דוא"ל, תקשורת, תזמון וכל שאר הנתונים שאתה עשוי להזדקק לו. הוא משתלב עם יישומי Microsoft Office אחרים וניתן להשתמש בו כדי לשתף זרימות עבודה עם אחרים ולשתף פעולה בין סביבות עבודה שונות.

זה בהחלט חתך מעל שירותי הדוא"ל הרגילים שלך. שימוש בלקוח ייעודי כמו Outlook יעזור לך לבצע הרבה יותר עבודה. הוא אורז את הפונקציונליות של אפליקציות ושירותים מרובים באחד. עם ה-Office 365 החדש יותר, הוא ישתלב גם עם שירותי הענן OneDrive של מיקרוסופט כדי להביא לך עוד יותר פונקציונליות וסנכרון טוב יותר.

Microsoft Outlook מגיע עם שורה של תכונות ואינטגרציות. זה אומר שאתה יכול לבצע את המשימות שלך בפחות קליקים ובזמן קצר יותר.

עד כמה אאוטלוק בטוח?

Outlook מגיע עם תכונות אבטחה סטנדרטיות כמו הצפנה ואימות דו-שלבי. הוא משתמש באבטחת שכבת תחבורה אופורטוניסטית (TLS). זה מצפין את החיבור דרכו אתה שולח את המייל, מה שאומר שלא ניתן ליירט אותו בדרך. עם זאת, הצפנת TLS אינה יכולה למנוע העברה.

זו הסיבה שמשתמשי Outlook עם מנוי Microsoft 365 Family או Microsoft 365 Personal יכולים להשתמש בתכונת הצפנה. ניתן לפענח אימיילים שאתה שולח באמצעות תכונה זו רק אם הנמען משתמש ב-Outlook.com, באפליקציית Outlook או באפליקציית Mail ב-Windows 10 ו-11. משתמשים אחרים יצטרכו קוד גישה זמני כדי לפענח את האימייל. יש גם תכונה 'מניעת העברה' עם גרסת Microsoft 365, שמבטיחה שלא ניתן להעתיק או להעביר את הדואר האלקטרוני שלך.

איך ללמוד אאוטלוק?

Microsoft Outlook בהתחלה יכול להיראות מאיים, אבל עם קצת סבלנות, זה די פשוט. אחת הדרכים הטובות ביותר לאסוף אותו היא להשתמש בו בעצמך ולגלות את התכונות שלו. אתה יכול להכיר את הממשק והניווט של Outlook. דרך טובה להתחיל היא לחקור את התכונות והתפריטים השונים, כגון לוח השנה, אנשי הקשר ורשימת המשימות. אתה יכול לאט לאט להתחיל לשלב אותו בשגרת היומיום שלך.

כדי לשפר עוד יותר את כישורי Outlook שלך, אתה יכול לקחת קורס או הדרכה בנושא. בעוד שקורסים רבים זמינים באינטרנט, בחינם ובתשלום, הדרך הטובה ביותר להתחיל היא ההדרכה הרשמית של Microsoft Outlook חומרים. יש הרבה מדריכים ומסבירים המכסים את Outlook על פני פלטפורמות שונות. אם אתה מתכנן להשתמש ב-Microsoft 365 החדש יותר, ייתכן שיהיה זה רעיון טוב לקחת את הרשמי המלא הדרכה של Microsoft 365 גם כן. ישנם גם מדריכים מקוונים וסרטונים רבים הזמינים ממקורות צד שלישי. אתה יכול לבדוק את YouTube עבור הדרכות תכונות ספציפיות יותר.

מה ההבדל בין Outlook ל-Office 365?

Outlook ו-Office 365 הם שניהם מוצרים של Microsoft. Outlook הוא לקוח דוא"ל שהוא כעת מנהל מידע אישי, והוא חלק מ-Microsoft Office. Office 365, לעומת זאת, הוא שירות מנוי המספק גישה למגוון יישומים ושירותים של מיקרוסופט.

אלה כוללים את חבילת Office של כלי פרודוקטיביות (כגון Word, Excel ו-PowerPoint) ושירותי אחסון ושיתוף פעולה בענן (כגון OneDrive ו-SharePoint). תחשוב על זה כמו Microsoft Office, אלא שהוא מקוון ומגיע כמנוי.

Outlook כלול כחלק ממנוי Office 365, אך אתה יכול גם לקנות את Outlook כיישום עצמאי. משמעות הדבר היא שאתה יכול להשתמש ב-Outlook מבלי להירשם ל-Office 365. עם זאת, מנוי ל-Office 365 הוסיף הטבות, כמו עדכונים רגילים וגישה לתכונות העדכניות ביותר.

מה ההבדל בין Outlook ל- Microsoft Exchange?

לעתים קרובות מדברים על Outlook ו-Microsoft Exchange ומשמשים אותם יחד, אך הם מיועדים לשימושים שונים. Outlook הוא לקוח דוא"ל המשמש לניהול דוא"ל, לוח שנה ואנשי קשר. Microsoft Exchange הוא שרת דואר המשמש לניהול דואר אלקטרוני, לוח שנה ואנשי קשר בקנה מידה גדול יותר.

השניים נשמעים דומים, אבל Outlook מכוון יותר לשימוש אישי ועסק קטן ויש לו תכונות ארגון אישיות יותר. Microsoft Exchange הוא פתרון ארגוני שנבנה עבור ארגונים בינוניים עד גדולים. זה מאפשר למשתמשים מרובים לגשת ולנהל דואר אלקטרוני, לוח שנה ואנשי קשר עם מערכות ניהול במקום.

אם אתה רוצה להחליט בין השניים, עליך לשקול תחילה את גודל הפעולה שלך. אם אתה רק רוצה לקוח דוא"ל לעצמך או לקבוצה קטנה של אנשים, Outlook יסתדר מצוין. Microsoft Exchange הוא הפתרון הטוב יותר אם אתה מחפש להביא אימייל ופונקציונליות וניהול אחרים עבור קבוצה גדולה של אנשים ודורש שליטה.

מה ההבדל בין Gmail לאאוטלוק?

Gmail ו-Outlook הם גם שירותי דוא"ל וגם לקוחות לניהול דוא"ל, לוח שנה ואנשי קשר. Gmail הוא מוצר גוגל של גוגל, שירות דוא"ל חינמי המציע אינטגרציה עם שירותי גוגל אחרים. זה מגיע גם עם אחסון חינם של 15GB עבור כל החשבונות החל משנת 2023.

Outlook הוא מוצר של Microsoft והוא כיום חלק מחבילת יישומי Microsoft Office ו-Office 365. הוא מציע תכונות דומות כמו Gmail אך מגיע גם עם תכונות נוספות המתמקדות בשיתוף פעולה ובצוותים. Gmail הוא יותר מוצר אישי בבסיסו. אתה יכול השתמש בתיבת דואר נכנס של Gmail ב-Outlook, אך אינך יכול להשתמש בכתובת דוא"ל של Outlook ב-Gmail.

גם לג'ימייל וגם לאאוטלוק יש גרסאות חינמיות, אם כי הגרסה החינמית של אאוטלוק אינה מאובזרת כמו זו של Gmail. הגרסה בתשלום של Outlook זמינה כחלק מהרכישה החד-פעמית של Microsoft Office או כחלק מהמנוי ל-Office 365. הגרסה בתשלום של Gmail היא חלק מ-G Suite, בדומה ל-Office 365.

מה החיסרון בשימוש ב-Outlook עבור Gmail?

שימוש ב-Gmail עם Outlook יכול לגרום לביצועים איטיים יותר או לבעיות סנכרון עבור חלק מהמשתמשים. בנוסף, ייתכן שחלק מתכונות Gmail, כגון תוויות ומסננים, לא יהיו זמינות או יפעלו באותה מידה בשימוש עם Outlook. Outlook אינו מעולה עם אינטגרציות ותוספות של צד שלישי, בניגוד ל-Gmail.

השימוש ב-Gmail עם Outlook דורש הגדרה ותצורה נוספת. Gmail הוא די פשוט וקל להגדרה. עם זאת, אם ברצונך להשתמש ב-Gmail ב-Outlook, תצטרך להשקיע זמן מה בהגדרתו, ולהסתכן בתכונות מסוימות שלא יעבדו טוב.