Microsoft מפרטת כלים חדשים לניהול זמן ומשימות ב-Microsoft 365

זמן הוא אחד המשאבים היקרים והדלים ביותר, ובפוסט בבלוג, מיקרוסופט פירטה את כל הכלים והתכונות החדשות שמגיעות עם Microsoft 365 כדי לעזור למשתמשים לנהל משאב זה, במטרה מבזבזים פחות זמן בהכנות לפגישות, הגנה על הזמן האישי שלך, וארגון לוח השנה שלך כדי להישאר מאוזן.

השקיעו פחות זמן בהכנות לפגישות

פגישות מקוונות ושיחות וידאו החליפו את השיחות הבלתי פורמליות במסדרון, את הביקורים במשרד ואפילו חלק מהשיחות החברתיות שיש לאנשים. יותר פגישות משמעו גם יותר זמן הדרוש להתכונן לקראתן ולהבטיח מעקבים. איתור קל של הקבצים והאימיילים שאתה צריך לפגישה יכול לעזור לך להשקיע פחות זמן בהכנות לקראתה.

תובנות מפגש ב-Outlook עבור אנדרואיד

מצא את המידע שאתה צריך עבורו הפגישה שלךs באחד מקום-Meeting Insights מביא את הודעות הדואר האלקטרוני והקבצים ש עשוי להיות רלוונטי לפגישה שלך ישירות לפרטי האירוע בלוח השנה שלך, כך שתוכל למצוא בקלות ובמהירות את מה שאתה צריך. 

ב-Outlook לנייד, תוכל למצוא את Meeting Insights בפרטי האירוע.

ניהול הזמנות לפגישה טוב יותר באאוטלוק

עכשיו קל ומהיר יותר לראות את כל הפרטים לפגישה ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך. מעבר בין הודעות ופרטי פגישה, ראה את רשימת המשתתפים ומי משתתף בפגישה, ואפילו הוסיפו לה פגישה מקוונת אם המארגן שכח. לא עוד לשלוח אימייל למישהו בבקשה להוסיף קישור צוותים!

ב-Outlook באינטרנט ראה הודעות, פרטי פגישה, תגובות משתתף והוסף פגישה מקוונת ישירות מתיבת הדואר הנכנס שלך.

הצטרף לפגישות מקוונות בלחיצה אחת

Outlook ו-Teams כבר עובדים מצוין ביחד אבל Microsoft מבינה שחלק מהאנשים מקבלים הזמנות לפגישות לפגישות באמצעות שירותי פגישות מקוונים אחרים. עבורם, מיקרוסופט הוסיפה חווית JOIN בלחיצה אחת ב-Outlook נייד, עכשיו אם אתה מקבל הזמנה ממישהו שמשתמש בשירותים כמו Zoom או Webex, כל מה שאתה צריך לעשות הוא להקיש על הצטרף כדי לפגוש אותם במהירות באינטרנט.

הצטרף בהקשה אחת לרוב הפגישות מ-Outlook עבור Android.

הגדר את כל הפגישות שלך כך שייווצרו באופן מקוון באופן אוטומטי

מכיוון שרוב האנשים עדיין עובדים מרחוק, זה נוהג טוב תמיד לקבל את האפשרות להצטרף לפגישה מקוונת. אתה יכול להגדיר זאת כאפשרות ברירת המחדל ב-Outlook נייד ובאינטרנט, כך שלעולם לא תשכח להוסיף שוב את הקישור לצוותים. אל דאגה, אתה עדיין יכול להזמין גם חדר.

בהגדרות ב-Outlook נייד ובאינטרנט, אתה יכול לבחור את כל הפגישות שלך כדי ליצור באופן מקוון כברירת מחדל.

הגן על הזמן האישי שלך

תובנות מ"עתיד העבודה" מזכירים שהקונספט של יום עבודה בן 9 עד 5 אולי הולך ומתפוגג, אבל גם נותן לאנשים לוח זמנים גמיש יותר. אנשים עובדים בשעות הנוחות להם ומוסיפים לתמהיל את המחויבויות האישיות והמשפחתיות שלהם. שעות העבודה גדלו בשעות הבוקר, הערב ובסופי השבוע מכיוון שלוקח לאנשים זמן במהלך יום העבודה לטפל בעניינים אישיים או משפחתיים. מכיוון ששעות ומרחבי עבודה אישיים ועבודה מטשטשים יחדיו והמכשירים לידך כל הזמן, עליך לוודא שהזמן שנקבע לעניינים האישיים שלך יובא בחשבון.

הוסף את היומן האישי שלך לחשבון העבודה שלך 

לוודא שיש לך זמן לאירועים האישיים שלך יכול להיות מסובך אם אתה שומר שני לוחות שנה. כעת, כאשר אתה מוסיף יומן אישי לאאוטלוק באינטרנט, השעות של אירועים אלה יוצגו כעמוסות (ללא פרטים או מידע) כאשר מישהו רוצה לקבוע איתך פגישה באמצעות מסייע התזמון ב-Outlook, ואתה יכול גם לראות את לוח השנה האישי שלך זה לצד זה לעבודה שלך בתצוגה אחת או אחת.

הוסף יומן אישי כדי שהקולגות שלך יידעו מתי הזמינות האמיתית שלך.

שתף בקלות משבצות זמן שמתאימות להעדפות שלך

בינה מלאכותית ב-Outlook היא יכולת מפתח שעוזרת לך לעשות דברים מהר יותר וקל יותר. אחת מיכולות המפתח הללו היא תשובות מוצעות, שבהן אתה יכול להשתמש ב-Outlook נייד ובאינטרנט. בקרוב ב-Outlook נייד, תראה הצעות לשלוח זמינות או לתזמן פגישה כאשר מישהו רוצה להיפגש איתך.

בקרוב ב-Outlook לנייד, הצעות לתשובות יכללו דרך קלה לשתף את הזמינות שלך.

קבע מועד מסירת האימיילים שלך

כשיותר אנשים מנצלים את לוחות הזמנים הגמישים, הם עלולים למצוא את עצמם בניסויים, מגיבים ושולחים הודעות דואר אלקטרוני בשעות מוזרות. כדי לעזור לאנשים להימנע מהצורך להיות "תמיד דלוק" או להטריד אותם במהלך חופשות, אתה יכול לתזמן את מסירת האימיילים שלך בזמן טוב יותר. כתוב את האימייל שלך בזמן שנוח לך ושלח אותו ב-9 בבוקר או כשהם חוזרים מחופשה.

תזמן את שליחת ההודעה שלך מאוחר יותר בזמן טוב יותר וההודעה שלך תישלח מאוחר יותר בזמן טוב יותר.

נודניק הודעת דוא"ל למועד מאוחר יותר כשתוכל להתמודד איתה

לפעמים אתה קורא אימייל שאתה צריך להגיב או לנקוט בפעולה אבל זה פשוט לא הזמן המתאים לזה או שאין לך את המידע לזה, או אולי זה קשור למשהו שאתה צריך לעשות מאוחר יותר. כדי לעזור לך להתמודד עם הודעות דוא"ל בזמן הנכון, תוכל להשהות אותן כדי שיחזרו לראש תיבת הדואר הנכנס שלך כשתזדקק להן. עשה זאת על ידי לחיצה ימנית על ההודעה ב-Outlook באינטרנט או החלקה על ההודעה ב-Outlook נייד.

לעזרה נוספת כיצד להגן על הזמן האישי שלך ולהיות מודע לאחרים, הקפד לבדוק מה MyAnalytics ב-Outlook יכול לעשות.

נהל את לוח השנה שלך כדי להישאר מאוזן

מכיוון שאנשים מחפשים דרכים לשמור על תחושת רווחה ולהיות מאוזנים במסגרת לוח זמנים עבודה גמיש יותר, חשוב לוודא שאתה מתכנן את עבודתך ומפנה מקום לטיפול עצמי בלוח השנה שלך. ביצוע דברים בזמן נוח ולוודא שאתה מתכנן ומתעדף את המשימות וההפסקות שלך בלוח השנה שלך יכול לעזור לך להרגיש יותר בשליטה ומאוזנת.

צור בקלות משימה מהודעת דואר אלקטרוני לנייד

הרבה הודעות דואר אלקטרוני נושאות איתן פריט פעולה והיכולת להוסיף אותן כמשימה עוזרת לך לתכנן את היום שלך בצורה יעילה יותר ולפנות להן זמן. כל המשימות שלך מסונכרנות וזמינות ברחבי Microsoft 365, כך שתוכל ליצור משימה מ-Outlook עבור iOS ולאחר מכן לנהל אותה ב-Outlook או ב-To Do. המשימות החדשות הללו ישתמשו באותו נושא דוא"ל ויכללו את הדוא"ל המקורי וקישור לשיחה ב-Outlook להתייחסות מהירה מ-To Do.

הוסף בקלות משימה ל-To Do מ-Outlook נייד.

הדגש חלק מהודעת דואר אלקטרוני והוסף אותו כמשימה

לפעמים נושא האימייל אינו מפורט מספיק כדי להיווצר כמשימה ומיקרוסופט צריכה להיות קצת יותר ספציפית כאשר מיקרוסופט מוסיפה מייל כמשימה כדי שמיקרוסופט תדע בדיוק מה מיקרוסופט צריכה לעשות במהירות.

בחר חלק מההודעה כדי להוסיף שכמשימה, הודעת הדואר האלקטרוני תמיד מצורפת אליו.

תכנן מתי יש להשלים את המשימות שלך מראש

תכנון, תעדוף והקפדה על חסימת זמן להשלמת המשימות שלך יכולים לעזור לך להישאר מאורגן, לשלוט על היום שלך ומה שצריך לעשות. ב-Outlook באינטרנט, השתמש ביום שלי בלוח השנה כדי לוודא שאתה מקצה זמן להשלמת המשימות החשובות ביום ובשבוע שלך.

גרור ושחרר משימה מהיום שלי ליומן שלך כדי להפוך אותה לאירוע עם זמן חסום ותזכורות.

קבל עזרה מקורטנה בזמן שאתה מתכונן ליום שלך

Cortana יכולה לעזור לך להתכונן ליום שלך ולהתעדכן בהתחייבויות ופגישות עם אימייל תדרוך מקורטנה. תקבל הודעת דוא"ל מותאמת בסמוך לתחילת יום העבודה שלך כאשר Cortana תמצא המלצות מעניינות של מסמכים שתוכל לעיין בהם לפני הפגישות שלך ובקשות ממתינות מהודעות דוא"ל קודמות שאולי תרצה לעקוב אחריהם. דוא"ל זה גם יקל עליך לשמור "זמן מיקוד" במהלך יום העבודה שלך לעבודה ממוקדת ללא הפרעה עם הודעות של Microsoft Teams מושתקות.

דוא"ל התדריך מכיל המלצות ופעולות מותאמות אישית שאתה יכול לבצע ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

קבל הפסקה קטנה בין פגישות על ידי קיצורן כברירת מחדל

בתקופה שבה עומס הפגישות שלך הרקיע שחקים וסביר להניח שיש לך ימי מפגש רבים גב אל גב, לקחת נשימה קצרה ביניהם יכול להיות רעיון טוב. אתה יכול להגדיר את כל הפגישות שלך להסתיים מוקדם ב-Outlook באינטרנט או ב-Outlook עבור Windows, לחזור 5-15 דקות כדי להתמתח או לשתות קפה.

הגדר פגישות ואירועים להסתיים מוקדם כברירת מחדל בהגדרות לוח שנה ב-Outlook עבור Windows ואינטרנט.

התעדכן ב-Play My Mails ב-Outlook עבור Android

בדיקת תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה לקחת זמן ביום שלך, אז זה נהדר כשאתה יכול להאזין ולהגיב לדוא"ל שלך בזמן שאתה עסוק בפעולות אחרות. תן ל-Cortana לקרוא את הודעות הדוא"ל החדשות שלך כדי שתוכל להאזין ללא ידיים, להישאר מחובר וללמוד במהירות אם מישהו ביצע שינוי בלוח השנה שלך. למד עוד על זה כאן.

אתה יכול גם להצטרף לפגישת Teams מ-Outlook עם פקודות קוליות.

עדכן את שעות הפגישה שלך כדי ליידע עמיתים לעבודה מתי אתה זמין

מכיוון שהפגישות ממשיכות לקחת חלק גדול מהימים שלך, הקפד לעדכן את שעות הפגישה שלך כך שיתאימו לזמינות הרצויה שלך, כך לעמיתים לעבודה יש ​​את המידע הטוב ביותר על הזמינות שלך להיפגש. אתה יכול להגדיר זאת בהגדרות לוח השנה ב-Outlook באינטרנט או באפשרויות היומן ב-Outlook עבור Windows תחת "שעות עבודה".