Gli 8 migliori strumenti di intelligenza artificiale per la gestione degli eventi nel 2024

Questi migliori strumenti di intelligenza artificiale per la gestione degli eventi ti consentono di condurre eventi aziendali e di marca in modo intelligente, con successo e a un costo accessibile.

Dopo aver esaminato più di 32 strumenti che pretendono di offrire funzionalità di intelligenza artificiale, ho trovato le 8 migliori opzioni.

Che tu stia organizzando una conferenza aziendale, una raccolta fondi di gala o un summit virtuale, queste app di gestione degli eventi basate sull'intelligenza artificiale fanno la differenza.

I migliori strumenti di intelligenza artificiale per la gestione degli eventi

Avevo requisiti severi per gli strumenti che includevo nella mia lista. Dovrebbero aiutarti a pianificare, stabilire il budget, selezionare le sedi, scegliere e gestire i fornitori, promuovere, registrare i partecipanti, coordinare la logistica e gestire la partecipazione degli ospiti.

I seguenti strumenti di intelligenza artificiale coprono tutto quanto sopra. Ecco una rapida panoramica:

Nome strumento	Costo	Piattaforma	Bravo a	Miglioramenti necessari
IA durevole	A partire da $ 15.00 al mese	Web	Realizzazione siti web, email marketing, contatti CRM, fatturazione, incorporamento di contenuti di terze parti	Dovrebbe offrire soluzioni native di biglietteria o vendita di posti per eventi
Monarch	$ 14.99 / mese	Mobile e web	Budgeting per eventi, rendicontazione finanziaria, monitoraggio delle spese	Deve integrare le funzionalità testo-budget e immagine-budget con l'intelligenza artificiale
Al giorno d'oggi	A partire dal 5% di costi di servizio	Web	Copilota di gestione eventi tutto in uno con intelligenza artificiale	Dovrebbe consentire agli utenti di provare autonomamente il copilota AI
Partecipante interattivo	Prezzi personalizzati	Web	Gestisci la logistica e la partecipazione agli eventi con l'intelligenza artificiale	Rendi disponibile l'intelligenza artificiale nei moduli di gestione degli eventi
QueryPal	A partire da $ 15.00/utente/mese	Slack e squadre	Chatbot AI per rispondere a domande legate a dati di eventi, testi, siti Web, database, basi di conoscenza, ecc.	Dovrebbe estendere il supporto della piattaforma alle app mobili e ai siti Web
ovviamente	A partire da $ 199.00 al mese	Mobile e web	Un'intelligenza artificiale basata su GPT che suggerisce passaggi di configurazione dell'evento, approfondimenti promozionali e di marketing, generazione di articoli	Facilitare la profonda integrazione di EventGPT con l'interfaccia web di gestione degli eventi
Eventi RingCentral	A partire da $ 750.00/licenza/anno	Web	Deve facilitare le funzionalità text-to-budget e image-to-budget con l'intelligenza artificiale	Dovrebbe ricostruire il modello di prezzo per consentire ai marchi e alle agenzie di provare funzionalità limitate come prove
Coefficiente	A partire da $ 49 al mese	Desktop e web	Strumento di analisi dei dati AI per Fogli Google e Microsoft Excel	Introdurre modelli specifici per scenari di gestione degli eventi

Ora esploriamo ciascuna app in modo più dettagliato:

IA durevole

L'intelligenza artificiale durevole è un ottimo strumento per la creazione di siti Web promozione dell'evento, Marketing, biglietteriae molte altre attività relative alla gestione degli eventi. Utilizza la tecnologia text-to-site per configurare siti Web tramite istruzioni.

Non è necessario creare contenuti del sito Web, immagini, tavolozze di colori, menu di pagina, ecc Costruttore di siti Web AI produrrà automaticamente contenuti appropriati in base alle istruzioni fornite nelle richieste.

Offre anche Automazione del marketing basata sull'intelligenza artificiale Servizi. Quindi, puoi facilmente promuovere il tuo evento per il massimo coinvolgimento attraverso canali come Social Media, email, Google Ads - Annunci Google, e recensioni.

C'è un CRM che puoi utilizzare aggiungere partecipanti, prospettive, ospiti, ecc., e mantenere una comunicazione costante con loro. Se hai intenzione di vendere biglietti in blocco a entità aziendali, puoi anche utilizzare Durevole Strumento di fatturazione AI.

I siti Web AI creati tramite l'app ti consentono di creare una piattaforma di comunicazione online per il team di gestione dell'evento e i partecipanti. A questo scopo, puoi aggiungere i widget del sito web necessari come Chat Messenger, Pulsante Telegrame Pulsante WhatsApp.

Per la registrazione e l'emissione dei biglietti è possibile utilizzare il embed funzionalità per collegare i servizi di biglietteria e registrazione di eventi di terze parti alla tua proprietà di IA durevole.

Per capire in che modo i potenziali ospiti e partecipanti interagiscono con il sito web del tuo evento, puoi utilizzare il Strumento di analisi dei siti Web AI In questo modulo puoi accedere a metriche come Visite al giorno, Utenti on-line, Visitatori unici, Visualizzazioni di pagina, Pagine più visualizzate, Pagine più scorrevoli, Ore di punta, ecc.

Per quanto riguarda la privacy e la sicurezza, l'intelligenza artificiale durevole Informativa sulla Privacy afferma che lo strumento utilizza protocolli di sicurezza standard e commercialmente validi per proteggere i dati del tuo sito web. Utilizza la rete e le infrastrutture cloud di Secure Bearing per salvaguardare i tuoi dati.

STIMA SMART DI IA durevole

Monarch

Monarca è un App per la gestione del budget basata sull'intelligenza artificiale per il monitoraggio delle spese degli eventi. Viene fornito con un database di monitoraggio delle transazioni simile a un foglio di calcolo. Una volta sincronizzato con il conto bancario dedicato per l'evento, lo strumento recupera automaticamente le spese rilevanti sotto tag specifici.

Puoi creare uno o più piani di spesa per eventi in fogli di calcolo dedicati con titoli di credito come budget approvati dai clienti e teste di spesa come siti web, applicazioni mobili, biglietteria, cibo, decorazioni, sedi, oggetti di scenaE altro ancora.

Puoi anche aggiungere un obiettivo di spesa per evitare un utilizzo eccessivo o insufficiente dei fondi. Nella dashboard, Monarch ti mostrerà un'immagine chiara del budget utilizzato, crediti rimasti, ed obiettivi raggiunti.

Monarch utilizza sistemi di sicurezza all'avanguardia per proteggere i tuoi dati finanziari e conti bancari da frodi e hacker. Utilizza servizi di aggregazione di dati finanziari da Finicità ed plaid. Questi fornitori di terze parti utilizzano controlli di accesso basati sui ruoli e crittografia dei dati per trasmettere i tuoi dati finanziari dalla fonte all'app Monarch.

Pubblicano anche Rapporti SOC 2 di tipo 2, che indicano il rispetto dei più elevati standard di sicurezza dei dati finanziari.

STIMA SMART DI Monarch

Al giorno d'oggi

Al giorno d'oggi è il primo del suo genere Copilota AI per gestori di eventi e agenzie. Affronta i punti critici comuni della pianificazione di eventi, come ad esempio chiamate ed e-mail infinite, orari serratie preoccupazioni di bilancio.

La sua intelligenza artificiale automatizza varie attività, tra cui contattare sedi e fornitori, gestire e-mail e chiamate e assistere nella gestione del budget.

In particolare, offre raccomandazioni personalizzate su misura per le vostre esigenze. L'intelligenza artificiale si adatta ai gusti individuali dell'intero team. Offre un pianificatore di eventi digitale su misura accessibile in qualsiasi momento.

L'accento è posto sulla semplificazione del processo di pianificazione, rendendolo non solo efficiente ma anche divertente.

STIMA SMART DI Al giorno d'oggi

Partecipante interattivo

Attendee Interactive è uno strumento AI che copre le quattro fasi più critiche della gestione degli eventi. Ti aiuta a semplificare, organizzare e facilitare le attività pianificazione di eventi, logistica degli eventi, apprendimento dei partecipantie coinvolgimento dei partecipanti.

Lo strumento AI è altamente personalizzabile. Puoi apportare modifiche al tuo evento quando necessario e i canali di comunicazione dell'app informeranno automaticamente il tuo team, i fornitori, i partecipanti e chiunque altro sia coinvolto.

Può anche aiutarti facilmente creare un piano di bilancio. Quindi, puoi tenere traccia delle spese in tempo reale, creare report di gestione finanziaria e condividerli.

Per mantenere felici i tuoi partecipanti, ottieni anche le seguenti funzionalità:

• Registrazione dell'evento
• Portali di eventi online
• Trasmissione di eventi virtuali
• Un'app mobile dedicata per il team di gestione e i partecipanti
• Produzione e presentazione di contenuti audiovisivi

Inoltre, l’intelligenza artificiale utilizza i dati raccolti da eventi passati e presenti per pianificare quelli futuri. Esso rileva opportunità di miglioramento e le spese in cui è possibile risparmiare e adatta automaticamente il piano per l'evento successivo.

STIMA SMART DI Partecipante interattivo

QueryPal

QueryPal utilizza Grandi modelli linguistici (LLM) e GenAI per produrre risposte precise alle domande legate al tuo brand.

Pertanto, questo è perfetto AI chatbot per rispondere automaticamente a tutte le domande riguardanti il ​​tuo evento. Puoi anche creare diversi modelli di QueryPal per adattarli a un'ampia gamma di eventi.

Quando consenti allo strumento di accedere alle basi di conoscenza del tuo evento, ai documenti di pianificazione, ai canali di chat, ecc., il chatbot estrae le informazioni per preparare le risposte. Può raccogliere dati da varie app come Nozione, Testi lenti, Confluenza, Jira, Messaggi di Microsoft Teamse PDF, per creare risposte personalizzate per i membri del team di gestione degli eventi, i fornitori e gli ospiti.

STIMA SMART DI QueryPal

ovviamente

Oveit è una soluzione completa per la gestione degli eventi con un'intelligenza artificiale su misura per pianificazione di eventi, budgeting, guida dei partecipanti, comunicazioni di eventie altro ancora. Al centro c'è l'intelligenza artificiale EventGPT, che a sua volta è alimentata dal modello GPT 4.0 di OpenAI.

Funziona come un assistente alla gestione degli eventi. Se hai bisogno di aiuto per impostare pagamenti adeguati e sistemi di registrazione degli eventi, l'intelligenza artificiale ti guiderà attraverso l'intero processo.

Per aiutarti ad aumentare le iscrizioni e la partecipazione, l'intelligenza artificiale cerca opportunità di networking tra i partecipanti registrati. Se ne trova qualcuno, ti avvisa di inviare comunicazioni di marketing alle persone collegate al partecipante registrato.

Supponiamo che tu stia lottando per capire il tipo di attività che i tuoi ospiti vorrebbero, puoi chiedere all'intelligenza artificiale di EventGPT di suggerire idee pertinenti. Può anche aiutarti a creare contenuti professionali e coinvolgenti Social Media, email, app di messaggistica, siti web, le pagine di destinazione, Google Ads - Annunci Google, ecc. Ciò ti consente di comunicare chiaramente con gli ospiti.

Spesso trovi difficile scegliere i fornitori giusti per le varie forniture e servizi per il tuo evento. Qui, EventGPT può analizzare le prestazioni, i track record e i documenti dei nuovi fornitori e capire chi può offrire il miglior servizio a un prezzo accessibile.

STIMA SMART DI ovviamente

Eventi RingCentral

Se hai intenzione di ospitare un gigantesco evento aziendale che si estende in luoghi online, fuori sede e in sede, devi provare gli eventi AI di RingCentral. La sua intelligenza artificiale ti aiuta dall'inizio alla fine, dalla pianificazione dell'evento alla raccolta di feedback durante la cerimonia di chiusura.

Lo strumento è così potente che puoi scalarlo fino a gestire più di partecipanti 100,000 in eventi ibridi o del mondo reale. Questo copilota di eventi AI offre i seguenti servizi all-in-one:

• Produci pagine online per eventi utilizzando contenuti generati dall'intelligenza artificiale.
• Crea copie e testi altamente coinvolgenti per e-mail e pagine di destinazione.
• Un editor multimediale basato sull'intelligenza artificiale per estrarre emozionanti ritagli video dalle registrazioni di eventi in modo da poter condividere brevi video su YouTube, Facebook, Instagram, TikTok e altro ancora.
• Uno spazio di lavoro e un dashboard unificati per l'analisi dei dati per visualizzare i dati relativi alla vendita dei biglietti, ai punteggi di coinvolgimento, alle liste d'attesa, alle entrate derivanti dalla registrazione e altro ancora.

Lo strumento Eventi RingCentral offre funzionalità di sicurezza e privacy dei dati di livello aziendale. Dispone di certificati di conformità attivi rilasciati dai principali organismi di regolamentazione della privacy dei dati come CPRA, GDPR e CCPA. Lo strumento elimina anche tutte le tracce dell'evento e dei suoi partecipanti quando decidi di chiudere il progetto di gestione dell'evento.

STIMA SMART DI Eventi RingCentral

Coefficiente

Spesso analizzi i dati degli eventi passati per pianificare e pianificare quelli futuri. Tuttavia, i dati raccolti possono comprendere migliaia di righe e colonne. Inoltre, se si verifica più di un evento, puoi solo immaginare quanto potrebbe diventare impegnativa l'analisi dei dati.

Ecco Coefficient in tuo soccorso.

Offre Analisi dei dati basata sull'intelligenza artificiale, così puoi importare facilmente un enorme set di dati grezzi da Microsoft Excel o Fogli Google. Ti guida quindi attraverso l'utilizzo dell'intelligenza artificiale generativa nei seguenti aspetti:

• Scopri di più sui filtri importanti nel tuo set di dati.
• Crea tabelle pivot automatiche in set di dati desktop e online su Excel e Fogli Google.
• Aggiorna automaticamente i dati del foglio di calcolo.
• Utilizza dashboard e report preconfigurati per iniziare da zero invece che da zero.
• Aggiorna i set di dati cloud da Fogli Google in MS SQL, MySQL, Snowflake, ecc.

Un caso d'uso avanzato di Coefficient è analisi del sentiment dei partecipanti.

Puoi raccogliere recensioni, feedback, commenti, ecc., dai partecipanti in un foglio di lavoro. Quindi, utilizza le funzioni basate su GPT in Fogli Google per analizzarle e creare un profilo di analisi del sentiment. Utilizzando questo, puoi inviare comunicazioni personalizzate ai tuoi partecipanti.

STIMA SMART DI Coefficiente

Vantaggi dell'utilizzo dell'intelligenza artificiale per la gestione degli eventi

Esploriamo di seguito i vantaggi derivanti dall'utilizzo dell'intelligenza artificiale per i processi di gestione degli eventi, supportati da esempi del mondo reale:

Semplifica le attività di pianificazione degli eventi

Al giorno d'oggi, Attendee Interactive, Oveit, ecc., utilizzano algoritmi avanzati per semplificare le questioni relative alla pianificazione. Ad esempio, l’intelligenza artificiale può analizzare i dati storici e le preferenze dei partecipanti per consigliare le sedi ideali. Pertanto, puoi risparmiare tempo e risorse assicurandoti i luoghi dell'evento desiderati dai partecipanti.

Offri un'ottima esperienza agli ospiti

L'integrazione di chatbot basati sull'intelligenza artificiale negli eventi, come quelli visti alle conferenze TED o Dreamforce, migliora le esperienze dei partecipanti. Questi strumenti forniscono assistenza immediata, consentendo agli ospiti di accedere facilmente ai dati del programma, navigare nei layout della sede, ecc. Gli strumenti di intelligenza artificiale offrono anche consigli personalizzati che migliorano ulteriormente l'esperienza.

Promozione efficace e conveniente:

Strumenti come Oveit, Eventcombo, RingCentral Events ed ExpoPlatform utilizzano algoritmi AI per ottimizzare le campagne di marketing. Ad esempio, la funzionalità di automazione del marketing basata sull’intelligenza artificiale analizza i dati demografici e il comportamento del pubblico. Quindi, esegue campagne e-mail mirate. Il processo garantisce che le promozioni degli eventi raggiungano il pubblico giusto al momento giusto, massimizzando i tempi di consegna a un costo minimo.

Analisi e approfondimenti dei dati semplici:

Gli strumenti di analisi dell'intelligenza artificiale, come Coefficient, forniscono informazioni utili sulle preferenze e sul comportamento dei partecipanti. Ad esempio, l'analisi delle interazioni sui social media e i sondaggi post-evento possono rivelare quali sessioni o attività hanno avuto maggiore risonanza tra i partecipanti. Quindi, la prossima volta, puoi concentrarti su quelle attività per generare maggiore partecipazione da parte del pubblico target.

Automazione e Precisione

Questi sistemi di intelligenza artificiale semplificano il check-in dei partecipanti incorporando funzionalità come il riconoscimento facciale. Tale tecnologia riduce inoltre i tempi di attesa e migliora l’efficienza complessiva dell’evento. Per non parlare del fatto che il sistema garantisce un monitoraggio preciso dei partecipanti e la verifica delle credenziali.

Accessibilità

Nonostante le idee sbagliate, l’integrazione dell’intelligenza artificiale nella gestione degli eventi è conveniente. Molti strumenti basati sull’intelligenza artificiale offrono modelli di prezzo flessibili, come piani a consumo o basati su abbonamento. Inoltre, il risparmio di tempo e risorse ottenuto dall’implementazione dell’intelligenza artificiale si traduce in significative riduzioni dei costi.

ROI migliore

Tutti i vantaggi di cui sopra si combinano per produrre un ROI migliore. Ottieni un marketing migliore, più partecipanti e automazione per la migliore esperienza possibile.

Come scegliere la migliore intelligenza artificiale per la gestione degli eventi

Prima di abbonarti a un'app di gestione degli eventi AI, cerca le seguenti funzionalità:

Sicurezza e privacy dei dati

Quando si lavora con persone e dati personali, la sicurezza è fondamentale. Cerca uno strumento AI che gli dia la priorità con funzionalità come:

• crittografia: Tipi di crittografia come SSL, HTTPS, TLS, ecc., codificano i dati degli eventi, rendendoli illeggibili a soggetti non autorizzati.
• Controllo di accesso: Ciò garantisce che lo strumento offra controlli di accesso granulari, consentendo di limitare le autorizzazioni dell'utente a set di dati specifici, aree della sede, potere di spesa, ecc.
• Compliance: Scegli una soluzione AI che rispetti le normative pertinenti sulla privacy dei dati, come GDPR e CCPA.

Integrazione con app di terze parti

È importante una perfetta integrazione con il tuo attuale ecosistema di gestione degli eventi. Lo strumento AI ideale dovrebbe integrarsi facilmente con le app che già usi, come:

• Software CRM: Ciò ti consente di sfruttare i dati esistenti sui clienti e sui lead per campagne di marketing mirate ed esperienze personalizzate per i partecipanti.
• Strumenti di email marketing: Semplifica la comunicazione con i partecipanti integrando la tua piattaforma di email marketing con il tuo strumento AI.
• Gateway di pagamento: Assicurati che lo strumento AI scelto si integri con gateway di pagamento sicuri per facilitare la registrazione e l'emissione di biglietti online facili e convenienti.

Automazione

L'intelligenza artificiale eccelle nell'automazione delle attività ripetitive, liberandoti tempo da dedicare alla pianificazione strategica e alla creatività. Cerca funzionalità che automatizzino attività come:

• Iscrizione e biglietteria: Automatizza il processo di registrazione, consentendo ai partecipanti di registrarsi e acquistare i biglietti online su piattaforme self-service.
• Follow-up e-mail: Imposta sequenze e-mail automatizzate per promemoria pre-evento, sondaggi post-evento e richieste di feedback.
• Gestione dei compiti: Sfrutta l'intelligenza artificiale per creare elenchi di attività e promemoria automatizzati, mantenendo il processo di pianificazione degli eventi organizzato come un Responsabile del progetto IA.

Apprendimento automatico (ML)

Avrai bisogno anche del Machine Learning nel tuo strumento di gestione degli eventi AI. Questa tecnologia consente al tuo software analizzare i dati degli eventi passati per estrarre approfondimenti. Consente inoltre agli strumenti di creare simulazioni di eventi per scegliere lo scenario migliore tra molti campioni.

Pertanto, puoi migliorare gradualmente il risultato complessivo dei tuoi eventi, sia che si tratti di aumentare gli abbonati, i clienti o gli investitori.

Natural Language Processing (NLP)

La tecnologia NLP consente agli strumenti di intelligenza artificiale di comunicare con te, i tuoi team di gestione degli eventi e gli ospiti in lingue naturali come inglese, francese, spagnolo, tedesco e così via. Supponiamo che tu voglia creare un sito web per la registrazione di un evento imminente. Puoi usare funzionalità di conversione del testo in sito Web per raggiungere questo obiettivo senza sapere come codificare un sito web.

Allo stesso modo, la PNL può aiutarti creare copie che convertano i partecipanti, email che attirano registrazioni, video che impressionano gli ospiti e così via semplicemente comandando l'intelligenza artificiale in testi semplici.

Interfaccia utente e UX semplici

L'interfaccia utente dello strumento scelto dovrebbe essere semplice e facile da capire. Ad esempio, se offri biglietteria online, l'app dovrebbe essere visualizzata istruzioni dettagliate sulla registrazione. Gli utenti non dovrebbero perdere tempo ad apprendere l'app o l'interfaccia web, altrimenti potrebbero interrompere il processo di registrazione dell'evento.

Personalizzazione di app e siti Web per un evento con nessun codice è anche una parte importante dell'interfaccia utente. Cerca strumenti che consentano ai team dell'evento di ricostruire visivamente le parti dell'app e del sito Web in base al tema dell'evento, alle linee guida per il branding e altro ancora.

Compatibilità

Assicurati che lo strumento AI scelto sia compatibile con la tua attuale infrastruttura hardware e software. Considera fattori come:

• Compatibilità del dispositivo: Lo strumento AI funzionerà perfettamente sui tuoi dispositivi preferiti (laptop, tablet, smartphone)?
• Compatibilità del sistema operativo: Lo strumento è compatibile con il tuo sistema operativo (Windows, Mac, ecc.)?
• Larghezza di banda Internet: L'app AI richiede un'ampia larghezza di banda di download e caricamento per funzionare correttamente? Potresti non avere sempre una connessione ad alta velocità, quindi sono migliori le app che consumano meno larghezza di banda.

Costo

Gli strumenti di gestione degli eventi AI sono dotati di diverse strutture tariffarie. Prima di iscriverti, considera i seguenti fattori:

• Quote di abbonamento: Alcuni strumenti offrono abbonamenti mensili o annuali, mentre altri hanno un modello a pagamento per utente.
• Costi di implementazione: Tieni conto di eventuali costi di installazione o implementazione.
• Ritorno sull'investimento (ROI): Valutare i benefici in termini di costi a lungo termine. L’intelligenza artificiale può potenzialmente farti risparmiare tempo e risorse, portando a un ROI significativamente migliore.
• Commissioni nascoste: Evita a tutti i costi il ​​software di gestione degli eventi AI che viene fornito con costi nascosti, costi di servizio non divulgati, ecc.

Strumenti di intelligenza artificiale per la gestione degli eventi: svelare le possibilità

Se sei qui, congratulazioni! Hai esplorato le migliori app per gestire eventi con l'aiuto di assistenti IA, chatbot o copiloti.

Se preferisci una soluzione all-in-one, dovresti dare un'occhiata a Today, Attendee Interactive, Oveit o RingCentral Events.

Tuttavia, per ridurre i costi ed espandere le opzioni di personalizzazione, puoi utilizzare una serie di strumenti AI, come IA durevole, Monarch, QueryPal e Coefficiente.

Hai provato qualcuno degli strumenti di intelligenza artificiale per la gestione degli eventi che ti ho mostrato? Conosci un copilota AI migliore per la gestione degli eventi che mi sono perso di menzionare? Commenta qui sotto!