8 meilleurs outils d'IA pour la gestion d'événements en 2024

Ces meilleurs outils d'IA pour la gestion d'événements vous permettent d'organiser des événements de marque et d'entreprise de manière intelligente, réussie et à un coût abordable.

Après avoir examiné plus de 32 outils prétendant offrir des capacités d’IA, j’ai trouvé les 8 meilleures options.

Que vous organisiez une conférence d'entreprise, un gala de collecte de fonds ou un sommet virtuel, ces applications de gestion d'événements IA font toute la différence.

Meilleurs outils d'IA pour la gestion d'événements

J'avais des exigences strictes pour les outils que j'inclus sur ma liste. Ils devraient vous aider à planifier, budgétiser, sélectionner des lieux, choisir et gérer les fournisseurs, promouvoir, inscrire les participants, coordonner la logistique et gérer la participation des invités.

Les outils d'IA suivants couvrent tout ce qui précède. Voici un aperçu rapide :

Nom de l'outil	Prix	Plateforme	Bon à	Améliorations nécessaires
IA durable	À partir de 15.00 $/mois	DÉVELOPPEMENT	Création de sites Web, marketing par e-mail, contacts CRM, facturation, intégration de contenu tiers	Doit proposer des solutions natives de billetterie ou de vente de sièges pour des événements
Monarch	14.99 $ / mois	Mobile et Web	Budgétisation des événements, reporting financier, suivi des dépenses	Doit intégrer les fonctionnalités texte-budget et image-budget avec l'IA
Aujourd'hui	À partir de 5 % de frais de service	DÉVELOPPEMENT	Copilote de gestion d'événements tout-en-un avec IA	Devrait permettre aux utilisateurs d'essayer le copilote IA de manière autonome
Interactif pour les participants	Tarification personnalisée	DÉVELOPPEMENT	Gérer la logistique et la participation des événements avec l'IA	Rendre l'IA disponible dans les modules de gestion d'événements
RequêtePal	À partir de 15.00 $/utilisateur/mois	Slack et Teams	Chatbot IA pour répondre aux requêtes liées aux données d’événements, textes, sites internet, bases de données, bases de connaissances, etc.	Devrait étendre la prise en charge de la plate-forme aux applications mobiles et aux sites Web
Oveit	À partir de 199.00 $/mois	Mobile et Web	Une IA basée sur GPT qui suggère des étapes de configuration d'événements, des informations promotionnelles et marketing, et génère des articles.	Faciliter l'intégration approfondie d'EventGPT avec l'interface Web de gestion d'événements
Événements RingCentral	À partir de 750.00 $/licence/an	DÉVELOPPEMENT	Doit faciliter les fonctionnalités de texte vers budget et d'image vers budget avec l'IA	Devrait reconstruire le modèle de tarification pour permettre aux marques et aux agences d'essayer des fonctionnalités limitées à titre d'essai
Coefficient	À partir de 49 $/mois	Ordinateur et Web	Outil d'analyse de données IA pour Google Sheets et Microsoft Excel	Introduire des modèles spécifiquement pour les scénarios de gestion d'événements

Explorons maintenant chaque application plus en détail :

IA durable

L'IA durable est un excellent outil pour créer des sites Web pour promotion de l'événement, marketing, ticketing, et bien d'autres tâches liées à la gestion d'événements. Il utilise la technologie texte vers site pour créer des sites Web via des invites.

Vous n'avez pas besoin de créer du contenu de site Web, des images, des palettes de couleurs, des menus de pages, etc. Créateur de site Web IA produira automatiquement le contenu approprié selon les instructions que vous fournissez dans vos invites.

Il offre également Automatisation du marketing basée sur l'IA prestations de service. Ainsi, vous pouvez facilement promouvoir votre événement pour un engagement maximal via des canaux tels que réseaux sociaux, email, Google Ads, et critiques.

Il existe un CRM que vous pouvez utiliser pour ajouter des participants, perspectives, invités, etc., et maintenir une communication constante avec eux. Si vous envisagez de vendre des billets en gros à des personnes morales, vous pouvez également utiliser le service Durable. Outil de facturation IA.

Les sites Web d'IA créés via l'application vous permettent de créer une plate-forme de communication en ligne pour l'équipe de gestion de l'événement et les participants. À cet effet, vous pouvez ajouter les widgets de site Web nécessaires comme Chat de messagerie, Bouton de télégrammeet une Bouton WhatsApp.

Pour l'inscription et la billetterie, vous pouvez utiliser le Intégrer fonctionnalité pour relier les services tiers de billetterie et d’inscription à des événements à votre propriété Durable AI.

Pour comprendre comment les invités et participants potentiels interagissent avec le site Web de votre événement, vous pouvez utiliser le Outil d'analyse de site Web IA Dans ce module, vous pouvez accéder à des métriques telles que Visites par jour, Utilisateurs en ligne, Visiteurs uniques, pages vues, Pages les plus consultées, Pages les plus défilées, Heures de pointe, etc.

Concernant la confidentialité et la sécurité, Durable AI Données privées affirme que l'outil utilise des protocoles de sécurité commercialement viables et standard pour protéger les données de votre site Web. Il utilise le réseau et les infrastructures cloud de Secure Bearing pour protéger vos données.

Essayez IA durable

Monarch

Le monarque est un Application de budgétisation basée sur l'IA pour le suivi des dépenses liées aux événements. Il est livré avec une base de données de surveillance des transactions de type tableur. Lorsqu'il est synchronisé avec le compte bancaire dédié à l'événement, l'outil récupère automatiquement les dépenses pertinentes sous des balises spécifiques.

Vous pouvez créer un ou plusieurs plans de dépenses événementielles dans des feuilles de calcul dédiées avec des rubriques de crédit telles que les budgets approuvés par les clients et des chefs de dépenses comme sites Internet, application mobile, ticketing, nourriture, décorations, lieux, accessoireset plus encore.

Vous pouvez aussi vous ajouter un objectif de dépenses pour éviter la surutilisation ou la sous-utilisation des fonds. Dans le tableau de bord, Monarch vous montrera une image claire de budget utilisé, crédits restants, et de objectifs atteints.

Monarch utilise des systèmes de sécurité de pointe pour protéger vos données financières et vos comptes bancaires contre la fraude et les pirates informatiques. Il utilise les services d'agrégation de données financières de Finicité et de Plaid. Ces fournisseurs tiers utilisent des contrôles d'accès basés sur les rôles et le cryptage des données pour transmettre vos données financières de la source à l'application Monarch.

Ils publient également Rapports SOC 2 Type 2, qui indiquent le respect des normes les plus élevées en matière de sécurité des données financières.

Essayez Monarch

Aujourd'hui

C'est aujourd'hui le premier du genre Copilote IA pour les organisateurs d'événements et les agences. Il aborde les problèmes courants de la planification d'événements, tels que appels et emails interminables, des horaires serréset une soucis budgétaires.

Son IA automatise diverses tâches, notamment contacter les sites et les fournisseurs, gérer les e-mails et les appels et aider à la gestion du budget.

Il propose notamment recommandations personnalisées adapté à vos exigences. L'IA s'adapte aux goûts individuels de toute l'équipe. Il propose un planificateur d’événements numériques sur mesure accessible à tout moment.

L'accent est mis sur la simplification du processus de planification, le rendant non seulement efficace mais aussi agréable.

Essayez Aujourd'hui

Interactif pour les participants

Attendee Interactive est un outil d'IA qui couvre les quatre phases les plus critiques de la gestion d'événements. Il vous aide à rationaliser, organiser et faciliter les tâches dans planification d'événements, logistique événementielle, apprentissage des participantset une engagement des participants.

L'outil d'IA est hautement personnalisable. Vous pouvez apporter des modifications à votre événement si nécessaire et les canaux de communication de l'application informeront automatiquement votre équipe, vos fournisseurs, les participants et toute autre personne impliquée.

Cela peut aussi vous aider facilement créer un plan budgétaire. Ensuite, vous pouvez suivre les dépenses en temps réel, créer des rapports de gestion financière et les partager.

Pour satisfaire vos participants, vous bénéficiez également des fonctionnalités suivantes :

• Inscription à l'événement
• Portails d'événements en ligne
• Diffusion d'événements virtuels
• Une application mobile dédiée pour l'équipe d'encadrement et les participants
• Production et présentation de contenu audiovisuel

De plus, l’IA utilise les données collectées sur les événements passés et présents pour planifier les événements futurs. Il détecte les opportunités d’amélioration et les postes de dépenses où des économies peuvent être réalisées et ajuste automatiquement le plan pour le prochain événement.

Essayez Interactif pour les participants

RequêtePal

QueryPal utilise grands modèles linguistiques (LLM) et GénAI pour produire des réponses précises aux questions liées à votre marque.

C'est donc le parfait AI chatbot pour répondre automatiquement à toutes les questions concernant votre événement. Vous pouvez également créer différents modèles de QueryPal pour s'adapter à un large éventail d'événements.

Lorsque vous autorisez l'outil à accéder aux bases de connaissances, aux documents de planification, aux canaux de discussion, etc. de votre événement, le chatbot extrait des informations pour préparer les réponses. Il peut collecter des données à partir de diverses applications comme Notion, Textes mous, Confluence, Jira, Messages Microsoft Teamset une PDF, pour créer des réponses personnalisées pour les membres de l'équipe de gestion d'événements, les fournisseurs et les invités.

Essayez RequêtePal

Oveit

Oveit est une solution complète de gestion d'événements avec une IA sur mesure pour planification d'événements, budgétisation, conseils aux participants, communications événementielles, et plus. À la base se trouve l’IA EventGPT, qui à son tour est alimentée par le modèle GPT 4.0 d’OpenAI.

Cela fonctionne comme un assistante de gestion d'événements. Si vous avez besoin d'aide pour mettre en place des systèmes de paiement et d'inscription aux événements correctement adaptés, l'IA vous guidera tout au long du processus.

Pour vous aider à augmenter les inscriptions et la participation, l'IA recherche des opportunités de réseautage parmi les participants inscrits. S'il en trouve, il vous alerte pour envoyer des communications marketing aux personnes connectées au participant inscrit.

Supposons que vous ayez du mal à déterminer le type d'activités que vos invités souhaiteraient, vous pouvez demander à l'IA EventGPT de vous suggérer des idées pertinentes. Cela peut également vous aider à créer du contenu professionnel et engageant pour réseaux sociaux, email, applications de messagerie, sites Internet, pages de destination, Google Ads, etc. Cela vous permet de communiquer clairement avec les invités.

Il est souvent difficile de choisir les bons fournisseurs pour les diverses fournitures et services destinés à votre événement. Ici, EventGPT peut analyser les performances, les antécédents et les documents des nouveaux fournisseurs et déterminez qui peut offrir le meilleur service à un prix abordable.

Essayez Oveit

Événements RingCentral

Si vous envisagez d'organiser un gigantesque événement professionnel en ligne, hors site et sur site, vous devez essayer les événements IA de RingCentral. Son IA vous aide du début à la fin, de la planification de l'événement à la collecte des commentaires lors de la cérémonie de clôture.

L'outil est si puissant que vous pouvez l'adapter à gérer plus de participants 100,000 dans des événements hybrides ou réels. Ce copilote d'événements IA propose les services tout-en-un suivants :

• Produisez des pages en ligne pour des événements en utilisant le contenu généré par l'IA.
• Créez des copies et des textes très attrayants pour les e-mails et les pages de destination.
• Un éditeur multimédia basé sur l'IA pour extraire des extraits vidéo passionnants des enregistrements d'événements afin que vous puissiez partager de courtes vidéos sur YouTube, Facebook, Instagram, TikTok, et plus encore.
• Un espace de travail et un tableau de bord d'analyse de données unifiés pour visualiser les données relatives aux ventes de billets, aux scores d'engagement, aux listes d'attente, aux revenus issus des inscriptions, et bien plus encore.

L'outil RingCentral Events propose fonctionnalités de sécurité et de confidentialité des données de niveau entreprise. Il dispose de certificats de conformité active délivrés par les principaux organismes de réglementation de la confidentialité des données, tels que la CPRA, le RGPD et la CCPA. L'outil supprime également toute trace de l'événement et de ses participants lorsque vous décidez de clôturer le projet de gestion d'événement.

Essayez Événements RingCentral

Coefficient

Vous analysez souvent les données des événements passés pour planifier et planifier les événements à venir. Cependant, les données que vous collectez peuvent comprendre des milliers de lignes et de colonnes. De plus, s’il y a plus d’un événement, vous ne pouvez qu’imaginer à quel point l’analyse des données pourrait devenir difficile.

Voici Coefficient à votre secours.

CA offre Analyse de données basée sur l'IA, vous pouvez donc facilement importer un énorme ensemble de données brutes à partir de Microsoft Excel ou de Google Sheets. Il vous guide ensuite dans l’utilisation de l’IA générative dans les aspects suivants :

• Découvrez les filtres importants dans votre ensemble de données.
• Créez des tableaux croisés dynamiques automatiques dans des ensembles de données de bureau et en ligne sur Excel et Google Sheets.
• Actualisez automatiquement les données de la feuille de calcul.
• Utilisez des tableaux de bord et des rapports préconfigurés pour démarrer à partir d'un point d'ancrage plutôt que de zéro.
• Mettez à jour les ensembles de données cloud de Google Sheets dans MS SQL, MySQL, Snowflake, etc.

Un cas d'utilisation avancé de Coefficient est analyse des sentiments des participants.

Vous pouvez recueillir des avis, des retours, des commentaires, etc., des participants dans une feuille de travail. Ensuite, utilisez les fonctions basées sur GPT dans Google Sheets pour les analyser afin de créer un profil d'analyse des sentiments. Grâce à cela, vous pouvez envoyer une communication personnalisée à vos participants.

Essayez Coefficient

Avantages de l'utilisation de l'IA pour la gestion d'événements

Explorons ci-dessous les avantages de l'utilisation de l'IA pour les processus de gestion d'événements, étayés par des exemples concrets :

Rationalisez les tâches de planification d’événements

De nos jours, Attendee Interactive, Oveit, etc. utilisent des algorithmes avancés pour rationaliser les questions liées à la planification. Par exemple, l’IA peut analyser les données historiques et les préférences des participants pour recommander les lieux idéaux. Ainsi, vous pouvez gagner du temps et des ressources en garantissant les lieux d'événements souhaités par les participants.

Offrez une expérience client exceptionnelle

L'intégration de chatbots basés sur l'IA dans des événements, comme ceux observés lors des conférences TED ou Dreamforce, améliore l'expérience des participants. Ces outils offrent une assistance instantanée, permettant aux invités d'accéder facilement aux données du programme, de naviguer dans la configuration des lieux, etc. Les outils d'IA offrent également des recommandations personnalisées qui améliorent encore l'expérience.

Promotion efficace et abordable :

Des outils comme Oveit, Eventcombo, RingCentral Events et ExpoPlatform utilisent des algorithmes d'IA pour optimiser les campagnes marketing. Par exemple, la fonctionnalité d'automatisation du marketing basée sur l'IA analyse les données démographiques et le comportement du public. Ensuite, il lance des campagnes par e-mail ciblées. Le processus garantit que les promotions d'événements atteignent le bon public au bon moment, maximisant ainsi le délai d'exécution à un coût minimum.

Analyses de données et informations sans effort :

Les outils d'analyse d'IA, tels que Coefficient, fournissent des informations exploitables sur les préférences et le comportement des participants. Par exemple, l’analyse des interactions sur les réseaux sociaux et des enquêtes post-événement peut révéler quelles sessions ou activités ont le plus trouvé écho auprès des participants. Ainsi, la prochaine fois, vous pourrez vous concentrer sur ces activités pour générer davantage de participation de la part du public cible.

Automatisation et précision

Ces systèmes d'IA rationalisent l'enregistrement des participants en intégrant des fonctionnalités telles que la reconnaissance faciale. Une telle technologie réduit également les temps d’attente et améliore l’efficacité globale des événements. Sans oublier que le système assure un suivi précis des participants et une vérification des informations d’identification.

Accessibilité

Malgré les idées fausses, l’intégration de l’IA dans la gestion d’événements est abordable. De nombreux outils basés sur l'IA proposent des modèles de tarification flexibles, tels que des forfaits à l'utilisation ou par abonnement. De plus, les économies de temps et de ressources que vous réalisez grâce à la mise en œuvre de l’IA se traduisent par des réductions de coûts significatives.

Meilleur ROI

Tous les avantages ci-dessus se combinent pour produire un meilleur retour sur investissement. Vous bénéficiez d'un meilleur marketing, d'un plus grand nombre de participants et d'une automatisation pour la meilleure expérience possible.

Comment choisir la meilleure IA pour gérer des événements

Avant de vous abonner à une application de gestion d'événements IA, recherchez les fonctionnalités suivantes :

Sécurité et confidentialité des données

Lorsque vous travaillez avec des personnes et des données personnelles, la sécurité est primordiale. Recherchez un outil d'IA qui le priorise avec des fonctionnalités telles que :

• Cryptage: Les types de cryptage tels que SSL, HTTPS, TLS, etc. brouillent vos données d'événement, les rendant illisibles pour les parties non autorisées.
• Contrôle d'accès: Cela garantit que l'outil offre des contrôles d'accès granulaires, vous permettant de restreindre les autorisations des utilisateurs à des ensembles de données spécifiques, des zones de lieux, un pouvoir d'achat, etc.
• Conformité : Choisissez une solution d'IA qui respecte les réglementations pertinentes en matière de confidentialité des données, telles que le RGPD et le CCPA.

Intégration avec des applications tierces

Une intégration transparente avec votre écosystème de gestion d’événements actuel est importante. L'outil d'IA idéal doit s'intégrer sans effort aux applications que vous utilisez déjà, comme :

• Logiciel CRM: Cela vous permet d'exploiter les données existantes sur les clients et les prospects pour des campagnes marketing ciblées et des expériences personnalisées pour les participants.
• Outils de marketing par e-mail : Rationalisez la communication avec les participants en intégrant votre plateforme de marketing par e-mail à votre outil d'IA.
• Passerelles de paiement: Assurez-vous que l'outil d'IA que vous avez choisi s'intègre aux passerelles de paiement sécurisées pour faciliter l'inscription et la billetterie en ligne faciles et pratiques.

Automation

L'IA excelle dans l'automatisation des tâches répétitives, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur la planification stratégique et la créativité. Recherchez des fonctionnalités qui automatisent des tâches telles que :

• Inscription et billetterie : Automatisez le processus d'inscription, permettant aux participants de s'inscrire et d'acheter des billets en ligne sur des plateformes en libre-service.
• Suivis par e-mail : Configurez des séquences d'e-mails automatisées pour les rappels pré-événement, les enquêtes post-événement et les demandes de commentaires.
• La gestion des tâches: Tirez parti de l'IA pour créer des listes de tâches et des rappels automatisés, gardant ainsi votre processus de planification d'événements organisé comme un Chef de projet IA.

Apprentissage Machine (ML)

Vous aurez également besoin du Machine Learning dans votre outil de gestion d’événements IA. Cette technologie permet à votre logiciel analyser les données des événements passés pour en extraire des informations. Il permet également à des outils de créer des simulations d'événements afin de choisir le meilleur scénario parmi de nombreux échantillons.

Ainsi, vous pouvez progressivement améliorer le résultat global de vos événements, qu'il s'agisse d'augmenter le nombre d'abonnés, de clients ou d'investisseurs.

Traitement du langage naturel (PNL)

La technologie NLP permet aux outils d'IA de communiquer avec vous, vos équipes de gestion d'événements et vos invités dans des langues naturelles comme l'anglais, le français, l'espagnol, l'allemand, etc. Supposons que vous souhaitiez créer un site Web pour l'inscription à un événement à venir. Vous pouvez utiliser fonctionnalités de texte vers un site Web pour y parvenir sans savoir coder un site Web.

De même, la PNL peut vous aider créer des copies qui convertissent les participants, des e-mails qui attirent les inscriptions, des vidéos qui impressionnent les invités, etc. simplement en commandant l'IA dans des textes simples.

UI et UX sans effort

L'interface utilisateur de l'outil que vous choisissez doit être simple et facile à comprendre. Par exemple, si vous proposez une billetterie en ligne, l'application doit afficher instructions détaillées sur l'inscription. Les utilisateurs ne devraient pas perdre de temps à apprendre l'application ou l'interface Web, sinon ils pourraient abandonner le processus d'inscription à l'événement.

Personnaliser des applications et des sites Web pour un événement avec pas de code est également une partie importante de l’interface utilisateur. Recherchez des outils qui permettent à vos équipes événementielles de reconstruire visuellement des parties d'applications et de sites Web en fonction du thème de l'événement, des directives de marque, etc.

Compatibilité

Assurez-vous que l’outil d’IA choisi est compatible avec votre infrastructure matérielle et logicielle actuelle. Tenez compte de facteurs tels que :

• Compatibilité de l'appareil: L'outil d'IA fonctionnera-t-il de manière transparente sur vos appareils préférés (ordinateurs portables, tablettes, smartphones) ?
• Compatibilité du système d'exploitation: L'outil est-il compatible avec votre système d'exploitation (Windows, Mac, etc.) ?
• Bande passante Internet : L’application IA nécessite-t-elle une bande passante de téléchargement et de téléversement importante pour fonctionner correctement ? Il se peut que vous ne disposiez pas toujours d’une connexion haut débit, il est donc préférable d’utiliser des applications moins gourmandes en bande passante.

Prix

Les outils de gestion d’événements IA sont proposés avec différentes structures tarifaires. Avant de vous inscrire, tenez compte des facteurs suivants :

• Frais d'inscription: Certains outils proposent des abonnements mensuels ou annuels, tandis que d'autres proposent un modèle de paiement par utilisateur.
• Coûts de mise en œuvre : Tenez compte des éventuels frais d’installation ou de mise en œuvre.
• Retour sur investissement (ROI): Évaluez les avantages en termes de coûts à long terme. L’IA peut potentiellement vous faire gagner du temps et des ressources, conduisant à un retour sur investissement nettement meilleur.
• Frais cachés : Évitez à tout prix les logiciels de gestion d’événements IA qui comportent des frais cachés, des frais de service non divulgués, etc.

Outils d'IA pour la gestion d'événements : dévoiler les possibilités

Si vous êtes là, félicitations ! Vous avez exploré les meilleures applications pour gérer des événements à l'aide d'assistants IA, de chatbots ou de copilotes.

Si vous préférez une solution tout-en-un, vous devriez consulter Nowadays, Attendee Interactive, Oveit ou RingCentral Events.

Cependant, pour réduire les coûts et étendre les options de personnalisation, vous pouvez utiliser un ensemble d'outils d'IA, comme IA durable, Monarch, QueryPal et Coefficient.

Avez-vous essayé l'un des outils d'IA pour la gestion d'événements que je vous ai montrés ? Connaissez-vous un meilleur copilote d'IA pour la gestion d'événements que j'ai manqué de mentionner ? Commentaires ci-dessous!