10 Microsoft Office 365:n hallinta- ja suojausvinkkiä korkea-asteen koulutukseen

Sponsored

Office 365:stä on tullut korvaamaton organisaatioille, joiden on omaksuttava digitaalinen teknologia pysyäkseen kilpailukykyisenä. Korkeakoulut ja yliopistot kohtaavat kuitenkin jatkuvia IT-haasteita, koska opiskelijoita tulee ja menee. Ja vaikka Microsoft 365 eliminoi IT-tiimien tarpeen hallita ohjelmistoja jokaisessa koneessa, etäopiskelu ja etätyötehtävät asettavat enemmän haasteita. Voit kuitenkin voittaa esteet ja maksimoida Office 365:n korkea-asteen koulutuksen edut.

1. Oppilaat voivat uhata sisäpiiriläisiä

Korkeakoulut ovat hakkerointitoiminnan pesäke, koska tietotekniikan opiskelijat oppivat usein edistyneitä IT-tekniikoita. Oppilaat ovat usein uteliaita ja yrittävät nähdä, voivatko he ohittaa turvatarkastukset. Sellaisenaan opiskelijoista voi tulla mahdollinen sisäpiiriuhka pilviturvallisuudelle.

Vaikka sisäpiiriläisten tekemiä tietoturvaloukkauksia korostetaan harvoin, tutkimukset osoittavat, että sisäpiiriuhat muodostavat noin 14 % kaikista tietoturvaloukkauksista. Sisäpiiriläiset ovat yleensä vaarallisempia kuin ulkopuoliset, koska heillä on verkkosi ja järjestelmän käyttöoikeudet.

Sisäpiiriuhkien vähentämiseksi tarvitset kokonaisvaltaisen lähestymistavan IT-tietoturvaan Office 365 -haavoittuvuuksien hallinnan parantamiseksi. Ihannetapauksessa sinun pitäisi olla tietoinen siitä, mitä verkossasi tapahtuu, jotta voit käsitellä epäilyttäviä toimintoja. Tietoturvan asiantuntijat suosittelevat riittävän pääsynhallinnan käyttöönottoa ja käyttöoikeustasojen määrittämistä tarpeiden, vastuiden ja luottamuksen perusteella.

Mikä tärkeintä, sinun tulee tunnistaa ulkoiset ja sisäiset uhat ennen turvallisuusstrategian kehittämistä. Voit määrittää pääsy- ja uhkien hälytysjärjestelmät varoittamaan sinua aina, kun Microsoft 365 -ympäristössäsi on epäilyttävää toimintaa.

2. Etälaitteiden hallinta

Microsoft 365 -käyttäjät ovat pilvipalvelussa, mutta IT-suojauksen parhaat käytännöt edellyttävät johdonmukaista laitehallintastrategiaa. Äskettäin Homeland Security ja NSA määräsivät kaikki Yhdysvaltain hallituksen virastot huomioimaan Windows-version laitteissaan ja ottamaan käyttöön korjausprotokollat ​​suurten haavoittuvuuksien hallitsemiseksi.

Voit toteuttaa oikean laitehallintastrategian käyttämällä teknologiatyökalua, joka inventoi kaikki Microsoft 365 -ympäristöösi linkitetyt laitteet. Yleensä sinun pitäisi tietää, mitkä laitteet käyttävät pilvipalvelua, laitteen ohjelmistoversio ja kullakin laitteella suoritetut toiminnot. Vaikka tiedot tulevat Microsoftin ekosysteemistä, tietojen eristäminen ja yhdistäminen raportin luomiseksi voi olla työlästä. Siksi sinun tulee hyödyntää tietoturvan valvontaratkaisua saadaksesi selkeän näkyvyyden kaikista pilviympäristöäsi käyttävistä laitteista.

3. Etäopetuksen aiheuttamien pilviriskien hallinta

Organisaation toimintojen ja prosessien siirtäminen pilveen tuo uusia uhkia ja riskejä. Lisäksi, etäopiskelu ja etätyö voivat aiheuttaa lisäuhkia järjestelmään. Etäkäytön avulla opiskelijat ja työntekijät voivat käyttää pilvijärjestelmääsi ja tietosisältöäsi. Se tarkoittaa myös, että opiskelijat pääsevät pilviekosysteemiin henkilökohtaisten verkkojen ja laitteiden kautta.

Vaikka useiden BYOD-käyttäjien hallinta voi olla kiireistä, se on välttämätön askel turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Ihannetapauksessa laitosten tulisi ottaa käyttöön hyvä identiteetinhallintajärjestelmä ymmärtääkseen käyttäjien sijaintia ja seuratakseen toimintaansa pilvessä.

4. Microsoft 365 -tietoturvahäiriöiden käsitteleminen

Microsoft 365 tallentaa huomattavan määrän arkaluonteisia institutionaalisia tietoja. Tiedot on suojattava arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi ja säännösten noudattamisen varmistamiseksi. Ja useimmille pilvikäyttäjille turvallisuus on kasvava huolenaihe, koska haitalliset uhkatekijät käyttävät hyväkseen kaikkia kuviteltavissa olevia haavoittuvuuksia hyökkäyksen suorittamiseen.

IT-tietoturvatiimien pätevyyden tasosta riippumatta on tärkeää, että sinulla on tietoturvatyökalu, joka kirjaa kaikki Office 365 -ympäristön toiminnot ja raportoi kaikki epäjohdonmukaisuudet. Aina kun tietoturvatapahtuma tapahtuu, voit tarkistaa lokit, määrittää, mitä tapahtui, ja auttaa tiimiäsi korjaamaan haavoittuvuudet.

5. Hallintopöytäkirjojen täytäntöönpano

IT-hallinto varmistaa IT-resurssien tehokkaan ja tehokkaan käytön auttaakseen organisaatioita saavuttamaan tavoitteensa. Ja vaikka Office 365 on ryhtynyt toimiin varmistaakseen yhteistyö- ja tuottavuussovellusten paremman hallinnan, Higher Ed IT voi parantaa hallintoasentasi.

IT voi auttaa tehostamaan Microsoft 365:n käyttöönottoa oppilaitoksessasi. Yleensä SaaS on helpompi ottaa käyttöön kuin paikan päällä olevat ratkaisut, mutta IT-osastojen tulee varmistaa, että kaikilla käyttäjillä on asianmukaiset palvelut, koulutus, tuki ja saumaton pääsy.

Koska useimmissa korkeakouluissa on IT-osastot, joiden budjetit ovat rajalliset, omaisuudenhallinta ja optimointi ovat usein suuri huolenaihe. Voit kuitenkin helposti hallita ja maksimoida pilvipalvelusi arvon luotettavalla SaaS-hallintatyökalulla varmistaaksesi laitostietojen turvallisen käytön ja käytön. Rakeisten IT-ratkaisujen käyttöönoton sijaan on parasta tyytyä yhteen ratkaisuun, joka tarjoaa saumattoman näkyvyyden ja pilviresurssien hallinnan.

6. Muutoksenhallinnan käyttöönotto, tuottavuus investointien arvon maksimoimiseksi

Korkeakoulutuksen asianmukainen hallinto edellyttää resurssien huolellista hallintaa tuottavuuden maksimoimiseksi. Tilastot osoittavat, että noin 56 % Office 365 -lisensseistä on määrittämättömiä, passiivisia tai vajaakäyttöisiä.

Investoinnin arvon ja tuottavuuden maksimoimiseksi oppilaitoksessasi on hyödynnettävä kaikki Office 365:n mahdollisuudet. Ihannetapauksessa sinun tulisi hyödyntää käyttötietoja määrittääksesi, mitkä sovellukset ovat eniten käytettyjä. Tämä saa myös tiimisi ja opiskelijasi käyttämään oikeaa sovellusta tiettyyn tarkoitukseen.

7. Office 365:n käyttöönoton haasteet

Korkeakoulut ja yliopistot kohtaavat usein haasteita, jotka liittyvät käyttäjien tarjoamiseen ja käyttäjien poistamiseen. Ja koska koulut käsittelevät tuhansia opiskelijoita, koulutus on valtava haaste. Syklit ovat syklisiä ja harvoin jakautuvat lukuvuoden aikana.

Vaikka on edelleen tärkeää ylläpitää hallintaa, sitä tulisi rajoittaa sen mukaan, missä käyttäjät ovat koulun mittausprosessissa. Sen sijaan, että IT-tiimi säilyttäisi täyden pääsyn palveluihin, sen tulisi poistaa kaikki käyttäjät, jotka eivät enää tarvitse palvelua.

8. Lainmukaisuus

Korkeakoulujen on kestettävä sääntelytoimia aivan kuten minkä tahansa muun organisaation. Erityisesti FERPA-laki vaatii kouluja suojaamaan arkaluonteisia oppilaiden tietoja. Vaatimusten noudattamisesta on tulossa valtava ongelma, jolla on turvallisuutta ja taloudellisia vaikutuksia. Ja vaikka tietomurron ja rangaistuksen tapaukset lisääntyvät, IT-osastot eivät reagoi tarpeeksi nopeasti.

Ellet noudata kyberturvallisuuden parhaita käytäntöjä, tietoturvaasenteesi on heikko. Ihannetapauksessa sinun pitäisi katsoa, ​​mitä kollegat tekevät, ja omaksua kokonaisvaltainen lähestymistapa turvallisuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen. Yritä arvioida Office 365:n suorituskykyä vertaistietojen ja tulosten perusteella keskittymällä kokoonpanon hallintaan, pääsynvalvontaan ja vaatimustenmukaisuuteen.

Useimmat vaatimustenmukaisuusvirastot ja -kehykset pyytävät tietolokeja tietyn ajanjakson ajan, mutta Microsoft voi säilyttää lokeja vain viimeisten 30 päivän ajalta. Voit käyttää kolmannen osapuolen ratkaisua, joka säilyttää tietosi vähintään vuoden ajan vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

9. Yhteistyön maksimointi, kun IT-järjestelmänvalvojat työskentelevät etänä

Kun Office 365 julkaistiin ensimmäisen kerran, useimmat IT-järjestelmänvalvojat olivat fyysisesti läsnä kampuksella. Mutta nykyään useimmat tiimit työskentelevät etänä, mutta heidän on silti suoritettava hallinnolliset tehtävänsä. Jos kaikki järjestelmänvalvojat ovat paikan päällä ja ovat yksinomaan vastuussa käyttäjien luomisesta ja salasanojen vaihtamisesta, sinulla on todennäköisesti ongelma. Voit kuitenkin jakaa järjestelmänvalvojan vastuut koko organisaatiolle turvallisen ja yksityiskohtaisen mallin avulla.

Etätyöskenaariot vaativat erityisiä käyttöoikeuksia, vaikka järjestelmänvalvoja olisi kilometrien päässä. Voit saavuttaa tämän myöntämällä uusia järjestelmänvalvojan oikeuksia tiettyjen tehtävien suorittamiseen pilviympäristössäsi. Mikä tärkeintä, voit myös rajoittaa sitä, kuinka kauan juuri valtuutettu järjestelmänvalvoja voi säilyttää oikeudet suojaushäiriöiden minimoimiseksi.

10. Virtuaalisten yksityisverkkojen (VPN) hallinta

Useimmat laitokset käyttävät VPN:itä turvallisen etäkäytön tukemiseksi. Mutta tämä ei välttämättä aina ole oikein. VPN:n tukeminen voi olla hektistä, koska loppukäyttäjillä on erilaisia ​​laitteita, jotka pyytävät pääsyä kerralla.

VPN-verkoilla on tapana ohittaa Microsoftin suojaustoiminnot uhkien tiedustelutietojen ja suojatun pääsyn vuoksi. Ja koska VPN:t toimivat verkkosi takaovena, ne voivat helpottaa suojaamattomien laitteiden pääsyä verkkoon. Käyttäjät näyttävät tulevan verkon sisältä, joten IT-tiimisi on vaikea paikantaa IP-osoitteita, alkuperää ja laitteen identiteettiä tapauksen sattuessa.

Yhteenveto

Pilviteknologia on nykyaikaisten organisaatioiden tärkeä liikkeellepaneva voima. Käyttöönotto ja käyttö eivät kuitenkaan aina ole helppoa. Ja koska Office 365:n tietoturvaan liittyvissä asioissa on useita vaihtoehtoja, on tärkeää kehittää sopiva strategia varmistaaksesi, että toteutat asianmukaiset toimenpiteet.