Outlook چیست و چه کاربردی دارد؟

Outlook یک سرویس گیرنده ایمیل و سازمان دهنده از مایکروسافت و بخشی از مجموعه Microsoft Office است. در درجه اول به عنوان یک سرویس گیرنده ایمیل استفاده می شود، اما شامل ویژگی هایی مانند تقویم، مدیر تماس، یادداشت برداری مدیر وظیفه، مجله و مرور وب نیز می شود.

Outlook برای چه مواردی استفاده می شود؟

Microsoft Outlook متعلق به مایکروسافت است برنامه مشتری ایمیل، که عمدتاً برای مدیریت ایمیل استفاده می شود. با این حال، چندین ویژگی و عملکرد دیگر نیز دارد که آن را به ابزاری ارزشمند برای هر کسی که به دنبال سازماندهی گردش کار یا داده های شخصی خود است تبدیل می کند.

برخی از ویژگی‌های کلیدی عبارتند از زمان‌بندی قرارها و جلسات، مدیریت مخاطبین، و سازمان‌دهی وظایف و فهرست‌های کارها. همچنین دارای یک عملکرد جستجوی عالی است که جستجوی ایمیل ها و سایر اطلاعات را آسان می کند. اساساً می تواند به شما کمک کند در زندگی کاری و شخصی خود سازماندهی و سازنده بمانید.

مدیریت ایمیل

ویژگی مدیریت ایمیل Outlook با ابزارهایی برای سازماندهی صندوق ورودی ایمیل شما همراه است. می‌توانید از قوانین برای مرتب‌سازی خودکار ایمیل‌ها، پرچم‌گذاری ایمیل‌های مهم استفاده کنید و یک صندوق ورودی متمرکز دریافت می‌کنید که به شما امکان می‌دهد ایمیل‌های مهم را جدا کنید.

شما همچنین مقدار قابل توجهی از ویژگی های سازمانی را برای ایمیل خود دریافت می کنید. می‌توانید از پرچم‌ها برای تنظیم یادآورها و سازماندهی صندوق ورودی با استفاده از دسته‌های رنگی یا با استفاده از رشته‌های گفتگو استفاده کنید. Outlook همچنین یک سیستم پوشه عالی برای همین کار دارد.

تقویم و برنامه ریزی

Outlook به شما امکان می دهد قرارها، جلسات و رویدادها را برنامه ریزی کنید و آنها را سازماندهی کنید. می توانید یادآورها را تنظیم کنید، چندین تقویم را مشاهده کنید و برنامه ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.

همچنین سفارشی سازی های زیادی را برای مطابقت با تقویم با سلیقه شما ارائه می دهد، از جمله حالت تاریک، کدگذاری رنگ و موارد دیگر. همچنین می‌توانید چندین منطقه زمانی، گزینه‌های مختلف همگام‌سازی، گزینه‌هایی برای افزودن بافرهای جلسه و وقفه‌ها را حفظ کنید.

با مدیریت تماس بگیرید

می توانید اطلاعات تماس مانند آدرس های ایمیل، شماره تلفن و آدرس های پستی را ذخیره و سازماندهی کنید. Outlook همچنین به شما امکان می دهد یادداشت ها و دسته بندی ها را برای سازماندهی و جستجوی بهتر به مخاطبین اضافه کنید.

همچنین چندین راه برای همگام سازی مخاطبین و وارد کردن و صادر کردن آنها وجود دارد. می توانید حساب مایکروسافت 365 خود را به لینکدین متصل کنید. Outlook همچنین دارای پوشه هایی برای مخاطبین و همچنین مدیریت تکراری است.

ویژگی های اصلی Outlook چیست؟

• دستیار برنامه ریزی: به راحتی قرارها و جلسات را با دیگران برنامه ریزی کنید.
• اتاق یاب: اتاق های فیزیکی را در فضای کاری سازمان خود در ترکیب با دستیار برنامه ریزی رزرو کنید.
• مدیریت مخاطبین: مخاطبین و لیست ها را ذخیره، ویرایش و مدیریت کنید.
• لیست کارها: وظایف و مهلت های خود را با استفاده از مدیر وظیفه Outlook پیگیری کنید.
• جستجو : به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را با استفاده از جستجوی پیشرفته Outlook برای بررسی داده های خود بیابید.
• اشتراک گذاری تقویم: تقویم های خود را با همکاران خود به اشتراک بگذارید تا از درگیری های زمان بندی جلوگیری کنید.
• متن خودکار: یک ایمیل پاسخ سریع با الگوهای متنی ارسال کنید که می توانید با یک کلیک درج کنید.
• قطعات سریع: بخش هایی از محتوا مانند عناوین، نام نویسنده، فیلدها و متن خودکار را ذخیره کرده و مجدداً از آنها استفاده کنید.
• یادآوری های پیوست: اگر متن ایمیل شما به پیوستی اشاره می کند اما فایلی به آن پیوست نشده است، مطلع شوید.
• اتوماسیون تقویم: به طور خودکار رزروهای مربوطه را از برنامه های سفر در صندوق ورودی ایمیل خود دریافت کنید و به تقویم خود اضافه شوید.
• میانبرهای صفحه کلید: از میانبرهای صفحه کلید برای صرفه جویی در زمان استفاده کنید، مانند Ctrl + 1 برای جابه‌جایی به نامه، Ctrl + 2 برای تقویم، Ctrl + 3 برای مخاطبین، Ctrl + 4 برای کارها و موارد دیگر.
• خواننده همهجانبه: روی متن ایمیل تمرکز کنید و رابط پس زمینه و حواس پرتی را تنظیم کنید.
• سفارشی کردن: نحوه نمایش ایمیل‌ها را با گزینه‌هایی برای تغییر قالب و رنگ انواع مختلف ایمیل‌ها، در میان عناصر دیگر، سفارشی کنید.
• یادداشت برداری: یادداشت های کوتاه ایجاد کنید یا موارد و فایل های بزرگتر را در مجله مدیریت کنید.

مزیت داشتن Outlook چیست؟

Outlook یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت ایمیل‌ها، ارتباطات، زمان‌بندی و سایر داده‌هایی که ممکن است به آن نیاز داشته باشید، فراهم می‌کند. این برنامه با سایر برنامه های مایکروسافت آفیس ادغام می شود و می توان از آن برای به اشتراک گذاری گردش کار با دیگران و همکاری در فضاهای کاری مختلف استفاده کرد.

این قطعاً یک برش بالاتر از خدمات ایمیل معمولی شما است. استفاده از یک کلاینت اختصاصی مانند Outlook به شما کمک می کند کارهای بسیار بیشتری انجام دهید. عملکرد چندین برنامه و سرویس را در یک بسته بندی می کند. با آفیس 365 جدیدتر، همچنین با سرویس‌های ابری OneDrive مایکروسافت ادغام می‌شود تا عملکرد بیشتر و همگام‌سازی بهتری به شما ارائه دهد.

Microsoft Outlook با مجموعه ای از ویژگی ها و ادغام ها ارائه می شود. این بدان معناست که می توانید کارهای خود را با کلیک کمتر و در زمان کوتاه تری انجام دهید.

Outlook چقدر امن است؟

Outlook دارای ویژگی های امنیتی استاندارد مانند رمزگذاری و احراز هویت دو مرحله ای است. از امنیت لایه حمل و نقل (TLS) فرصت طلبانه استفاده می کند. این اتصالی را که از طریق آن ایمیل ارسال می کنید رمزگذاری می کند، به این معنی که در راه نمی توان آن را رهگیری کرد. با این حال، رمزگذاری TLS نمی تواند از ارسال جلوگیری کند.

به همین دلیل است که کاربران Outlook با اشتراک Microsoft 365 Family یا Microsoft 365 Personal می توانند از ویژگی Encrypt استفاده کنند. ایمیل‌هایی که با استفاده از این ویژگی ارسال می‌کنید تنها در صورتی می‌توانند رمزگشایی شوند که گیرنده از Outlook.com، برنامه Outlook یا برنامه Mail در ویندوز 10 و 11 استفاده کند. سایر کاربران برای رمزگشایی ایمیل به یک رمز عبور موقت نیاز دارند. همچنین یک ویژگی "جلوگیری از ارسال" با نسخه مایکروسافت 365 وجود دارد که تضمین می کند ایمیل شما کپی یا فوروارد نمی شود.

چگونه Outlook را یاد بگیریم؟

Microsoft Outlook در ابتدا می تواند ترسناک به نظر برسد، اما با کمی صبر، بسیار ساده است. یکی از بهترین راه ها برای انتخاب آن این است که خودتان از آن استفاده کنید و ویژگی های آن را کشف کنید. می توانید با رابط Outlook و ناوبری آشنا شوید. یک راه خوب برای شروع، کاوش در ویژگی ها و منوهای مختلف، مانند تقویم، مخاطبین، و لیست وظایف است. می توانید به آرامی شروع به ادغام آن در برنامه روزانه خود کنید.

برای تقویت بیشتر مهارت های Outlook خود، می توانید یک دوره آموزشی یا آموزشی در این زمینه بگذرانید. در حالی که بسیاری از دوره ها به صورت آنلاین، رایگان و پولی در دسترس هستند، بهترین راه برای شروع این است آموزش رسمی Outlook مایکروسافت مواد. آموزش‌ها و توضیح‌دهنده‌های زیادی وجود دارد که Outlook را در پلتفرم‌های مختلف پوشش می‌دهد. اگر قصد دارید از مایکروسافت 365 جدیدتر استفاده کنید، ممکن است ایده خوبی باشد که نسخه رسمی را کامل کنید آموزش Microsoft 365 همچنین. همچنین بسیاری از آموزش‌ها و ویدیوهای آنلاین از منابع شخص ثالث موجود است. می‌توانید YouTube را برای آموزش ویژگی‌های خاص‌تر بررسی کنید.

تفاوت بین Outlook و Office 365 چیست؟

Outlook و Office 365 هر دو محصول مایکروسافت هستند. Outlook یک سرویس گیرنده ایمیل است که اکنون یک مدیر اطلاعات شخصی است و بخشی از Microsoft Office است. از طرف دیگر، آفیس 365 یک سرویس اشتراکی است که دسترسی به طیف وسیعی از برنامه ها و خدمات مایکروسافت را فراهم می کند.

اینها شامل مجموعه ابزارهای بهره وری آفیس (مانند ورد، اکسل و پاورپوینت) و خدمات ذخیره سازی ابری و همکاری (مانند OneDrive و SharePoint) است. آن را به عنوان مایکروسافت آفیس در نظر بگیرید، با این تفاوت که آنلاین است و به صورت اشتراک ارائه می شود.

Outlook به عنوان بخشی از اشتراک Office 365 گنجانده شده است، اما شما همچنین می توانید Outlook را به عنوان یک برنامه مستقل خریداری کنید. این بدان معناست که می‌توانید بدون اشتراک در Office 365 از Outlook استفاده کنید. با این حال، اشتراک Office 365 مزایایی مانند به‌روزرسانی‌های معمولی و دسترسی به آخرین ویژگی‌ها را اضافه کرده است.

تفاوت بین Outlook و Microsoft Exchange چیست؟

Outlook و Microsoft Exchange اغلب با هم مورد بحث و استفاده قرار می‌گیرند، اما برای کاربردهای متفاوتی ساخته شده‌اند. Outlook یک سرویس گیرنده ایمیل است که برای مدیریت ایمیل، تقویم و مخاطبین استفاده می شود. Microsoft Exchange یک سرور ایمیل است که برای مدیریت ایمیل، تقویم و مخاطبین در مقیاس بزرگتر استفاده می شود.

این دو شبیه هم به نظر می رسند، اما Outlook بیشتر به سمت استفاده شخصی و مشاغل کوچک طراحی شده است و ویژگی های سازمانی شخصی بیشتری دارد. Microsoft Exchange یک راه حل سازمانی است که برای سازمان های متوسط ​​تا بزرگ ساخته شده است. این به چندین کاربر امکان می‌دهد با سیستم‌های مدیریتی موجود، ایمیل، تقویم و مخاطبین را مدیریت کرده و مدیریت کنند.

اگر می خواهید بین این دو تصمیم بگیرید، ابتدا باید اندازه عملیات خود را در نظر بگیرید. اگر فقط یک سرویس گیرنده ایمیل برای خود یا برای گروه کوچکی از افراد می خواهید، Outlook به خوبی انجام خواهد داد. اگر به دنبال ارائه ایمیل و سایر عملکردها و مدیریت برای گروه بزرگی از افراد و نیاز به کنترل هستید، Microsoft Exchange راه حل بهتری است.

تفاوت بین Gmail و Outlook چیست؟

Gmail و Outlook هر دو سرویس های ایمیل و کلاینت هایی برای مدیریت ایمیل، تقویم و مخاطبین هستند. جیمیل یک محصول گوگل از گوگل است، یک سرویس ایمیل رایگان که با سایر سرویس های گوگل ادغام می شود. همچنین از سال 15 با 2023 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان برای همه حساب ها ارائه می شود.

Outlook یک محصول مایکروسافت است و در حال حاضر بخشی از مجموعه برنامه های Microsoft Office و Office 365 است. این ویژگی‌های مشابه Gmail را ارائه می‌کند، اما ویژگی‌های اضافی با تمرکز بر همکاری و تیم‌ها نیز دارد. جیمیل در هسته خود بیشتر یک محصول شخصی است. تو می توانی از صندوق ورودی جیمیل در Outlook استفاده کنید، اما نمی توانید از آدرس ایمیل Outlook در Gmail استفاده کنید.

Gmail و Outlook هر دو نسخه رایگان دارند، اگرچه نسخه رایگان Outlook به خوبی Gmail مجهز نیست. نسخه پولی Outlook یا به عنوان بخشی از خرید یک بار مایکروسافت آفیس یا به عنوان بخشی از اشتراک آفیس 365 در دسترس است. نسخه پولی Gmail بخشی از G Suite است، شبیه به Office 365.

معایب استفاده از Outlook برای Gmail چیست؟

استفاده از Gmail با Outlook می‌تواند منجر به کندی عملکرد یا مشکلات همگام‌سازی برای برخی از کاربران شود. علاوه بر این، برخی از ویژگی‌های Gmail مانند برچسب‌ها و فیلترها ممکن است در دسترس نباشند یا هنگام استفاده با Outlook به خوبی کار نکنند. Outlook برخلاف Gmail با ادغام ها و افزونه های شخص ثالث خیلی عالی نیست.

استفاده از Gmail با Outlook به تنظیمات و پیکربندی اضافی نیاز دارد. تنظیم جیمیل نسبتاً ساده و آسان است. با این حال، اگر می‌خواهید از جی‌میل در Outlook استفاده کنید، باید مدتی را صرف راه‌اندازی آن کنید و این خطر را ایجاد کنید که برخی از ویژگی‌ها به خوبی کار نکنند.