امضای ایمیل Outlook: نحوه ایجاد، افزودن و تغییر

به دلیل ارتباط بین ما در حال گسترش، ایمیل به بخش مهمی از زندگی شخصی و حرفه ای ما تبدیل شده است، چه مشکلی داشته باشیم که باید حل کنیم و چه بخواهیم با دوستان و خانواده ارتباط برقرار کنیم.

از آنجایی که Outlook یکی از بهترین مشتریان ایمیل در بازار است، استفاده از یک امضای ایمیل خوب Outlook می تواند حرفه ای بودن شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، که به نوبه خود می تواند پیامدهای گسترده ای بر زندگی شخصی و حرفه ای شما داشته باشد.

با کمک این مقاله، نحوه ایجاد، افزودن و اصلاح امضای ایمیل Outlook را یاد خواهید گرفت که به شما این امکان را می دهد که تأثیر مثبتی بر مخاطبین ایمیل خود داشته باشید.

بهترین روش ها برای امضای ایمیل

برای اطمینان از کارآمدترین مدیریت و عمل امضای ایمیل، چند عنصر وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:

• آن را کوتاه و از نظر بصری جذاب نگه دارید
• اطلاعات تماس لازم را درج کنید
• برای متقاعد کردن خوانندگان به اقدام، یک فراخوان برای اقدام (CTA) اضافه کنید.
• مطمئن شوید که روی موبایل کار می کند
• از آیکون های رسانه های اجتماعی با لینک استفاده کنید
• به اندازه تصویر امضای ایمیل Outlook احترام بگذارید (ارزش عرض کمتر از 650 پیکسل و یک حداکثر 10 کیلوبایت. وقتی نوبت می رسد استفاده از لوگو، اندازه 100x100 پیکسل توصیه می شود)
• از جداکننده ها و تقسیم کننده ها استفاده کنید

برای امضاهای ایمیل Outlook، اندازه تصویر باید باقی بماند در عرض 650 پیکسل. اگر نمی خواهید اندازه یک تصویر را در Outlook امضای ایمیل تغییر دهید، مطمئن شوید که تصویر شما بزرگتر از 10 کیلوبایت نیست. اندازه لوگوی 100 پیکسل عرض و حداکثر 100 پیکسل برای امضای ایمیل Outlook مناسب است.

نوک: اگر می خواهید به فایل های Signatures برای این سرویس گیرنده ایمیل دسترسی پیدا کنید، مهم است که بدانید محل امضای ایمیل Outlook کجاست. برای باز کردن آن پوشه، کلید ترکیبی Win + R را فشار دهید و مسیر زیر را تایپ کنید: 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

اکنون که با آخرین شیوه‌ها به‌روز هستیم، بیایید به مراحلی که باید بردارید بپردازیم.

نحوه ایجاد امضای ایمیل Outlook

1. گزینه های امضای Outlook را باز کنید

1. با کلیک بر روی پیام از نوار ابزار بالا گزینه را انتخاب کرده و انتخاب کنید امضا > امضاها.
2. ایمیل را از نوار کناری سمت چپ انتخاب کنید. بسته به اینکه در حال پاسخ دادن یا ایجاد یک ایمیل جدید هستید، مکان این گزینه متفاوت خواهد بود.
3. یافتن نوشتن پیام ها بخش ، و روی آن کلیک کنید امضا.

2. یک امضای جدید طراحی کنید و اطلاعات تماس را اضافه کنید

توجه داشته باشید: شما همچنین می توانید کاوش کنید الگوهای امضای ایمیل Microsoft Outlook برای الهام گرفتن در این موضوع

1. کلیک کنید جدید تحت امضا را برای ویرایش انتخاب کنید بخش، و یک نام برای امضای خود تایپ کنید.
2. امضای خود را در زیر ایجاد کنید ویرایش امضا بخش. حتماً از گزینه‌های تغییر فونت، رنگ و اندازه استفاده کنید یا از Word برای سفارشی کردن امضای خود با استفاده از گالری امضای ایمیل و سپس کپی کردن آن در این کادر متنی استفاده کنید.
3. اطلاعات مورد نیاز در انتخاب امضای پیش‌فرض را با افزودن یک حساب ایمیل و زمان نمایش خودکار امضا (پاسخ یا ارسال ایمیل) تکمیل کنید. اگر نمی‌خواهید این مورد فعال شود، مجموعه مقدار (none) را رها کرده و فشار دهید OK.

3. شامل یک لمس حرفه ای

یک لوگو یا تصویر را به امضا اضافه کنید تا امضای ایمیل شما از دیگر افراد متمایز شود.

برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

1. یک پیام جدید ایجاد کنید و انتخاب کنید امضا > امضا.
2. امضایی را که می خواهید از آن استفاده کنید انتخاب کنید برای ویرایش، امضا را انتخاب کنید جعبه.
3. لطفا نماد تصویر را انتخاب کنید، تصویر خود را پیدا کنید و انتخاب کنید قرار دادن تا به امضا اضافه شود.
4. با کلیک راست بر روی تصویر و انتخاب، تصویر خود را تغییر اندازه و برش دهید تا مطابق با خواسته های شما باشد تصویر. شما می توانید اندازه آن را با استفاده از اندازه برگه از فعال کردن آن اطمینان حاصل کنید قفل نسبت ابعاد گزینه ای برای حفظ نسبت فایل.
5. پس از تکمیل این فرآیند، کلیک کنید OK برای ذخیره تغییرات

 چگونه در Outlook 365 یک امضا اضافه کنیم؟

چه می‌پرسید چگونه می‌توانید به‌طور خودکار یک امضا در Outlook 365 اضافه کنید یا اگر می‌خواهید گهگاهی از امضا استفاده کنید، می‌توانید اطلاعات بیشتری را در زیر بیابید:

اضافه کردن امضا به صورت خودکار

پس از ایجاد آن، باید مطمئن شوید که امضای ایمیل شما به طور پیش فرض در هر ایمیل جدیدی که می نویسید نمایش داده می شود.

1. باز کردن گزینه های امضا همانطور که در توضیح داده شده است 1 گام.
2. بر اساس بخش امضای پیش فرض را انتخاب کنید، از منوی کشویی استفاده کنید و ایمیلی را که می خواهید از آن استفاده کنید انتخاب کنید.
3. امضای تازه ایجاد شده را انتخاب کرده و کلیک کنید OK برای ذخیره تنظیمات

اضافه کردن امضا به صورت دستی

1. یک پیام ایمیل جدید باز کنید.
2. کلیک کنید امضا یافت شده در پیام برگ.
3. امضای مورد نظر خود را از منوی کشویی انتخاب کنید.

چگونه امضای ایمیل Outlook خود را تغییر دهیم

1. باز کردن گزینه های امضا با پیروی از روش در مرحله 1.
2. امضایی را که می خواهید ویرایش کنید از لیست انتخاب کنید.
3. با استفاده از گزینه های نمایش داده شده آن را ویرایش کنید.
4. کلیک کنید ذخیره تا تنظیمات اعمال شود.

سفارشی کردن امضاها برای حساب های مختلف

اگر تنظیمات متعددی دارید، می‌توانید امضاهای هر حساب ایمیل Outlook را تغییر دهید. این به شما امکان می دهد امضاهای خود را بر اساس هدف ایمیل یا مخاطب مورد نظر تغییر دهید.

1. باز کن گزینه های امضاو حساب ایمیلی را که می خواهید سفارشی کنید انتخاب کنید.
2. امضای مربوطه را مطابق با نیازهای جدید خود ویرایش کنید.
3. با کلیک بر روی OK دکمه برای ذخیره تغییرات.
4. اگر می‌خواهید از امضاهای سفارشی بیشتری استفاده کنید، همین فرآیند را برای همه ایمیل‌ها تکرار کنید.

در نتیجه، یک امضای ایمیل قوی می تواند به شما در ساختن هویت تجاری و تشویق ارتباطات بهتر کمک کند.

امضای ایمیل Outlook شما را می توان به راحتی با پیروی از دستورالعمل های این مقاله ایجاد، اضافه و تغییر داد. با رعایت این نکات، ارتباط خود را مستقیم، حرفه ای و ثابت در همه پلتفرم ها حفظ کنید.