صورتحساب دستی در مقابل نرم افزار صورتحساب: کدام بهتر است؟

حمایت مالی

شرکت ها اغلب صورتحساب های خود را به صورت دستی انجام می دهند زیرا در ابتدای کار خود سیستم های کاملاً تعریف شده ای ندارند. هنگام تهیه فاکتور کاغذی ممکن است لازم باشد این کار از ابتدا شروع شود. همچنین ممکن است نیاز به دانلود و تغییر دستی اسناد word یا قالب‌های فاکتور صفحه‌گسترده داشته باشد. در نتیجه این فرآیند، پیوست‌های ایمیل ارسال می‌شوند.

برای لحظه ای تصور کنید که صاحب یکی از این مشاغل مدرن هستید. با رشد کسب و کار شما، رسیدگی به صورت‌حساب به صورت دستی زمان‌برتر و مستعد اشتباهات می‌شود. اینجاست که صورتحساب خودکار وارد می شود. صورتحساب خودکار عمل تولید و ارسال خودکار فاکتورها برای مشتریان با استفاده از نرم افزار صورتحساب.

در اینجا، صورتحساب دستی انجام شده با استفاده از الگوهای فاکتور قابل دانلود را با صورتحساب خودکار انجام شده با برنامه صورتحساب تا دقیقاً به شما توضیح دهد که کدام یک برای کسب و کار شما بهتر است.

صورتحساب دستی چیست؟

دو نوع صورتحساب دستی وجود دارد: فرآیندهای صفحه گسترده و پردازشگر مبتنی بر قالب. این یک مفهوم کاملاً اصلی است.

هر الگو، از جمله نام فرستنده و گیرنده، باید قبل از تحویل در فاکتور پر شود.

ابزارهای دیجیتالی که به هر دو روش صورتحساب دستی و الکترونیکی مرتبط هستند نیز همینطور هستند. در نتیجه، یک استراتژی جامع ضروری نیست زیرا ممکن است چندین کانال پرداخت یکپارچه شده باشد. با این حال، نه یادآوری های پرداخت و نه گزارش ها ممکن است در زمان واقعی تنظیم شوند. فرآیند دستی نیاز به سرمایه گذاری قابل توجهی در زمان دارد.

نرم افزار صورتحساب چیست؟

برنامه صورتحساب به حساب های دریافتنی کمک می کند. ممکن است با استفاده از این ابزار به راحتی فاکتوری با مشخصات کالای فروخته شده یا خدمات ارائه شده ایجاد شود. وقتی نوبت به مدیریت امور مالی شرکت می رسد، توجه به کوچکترین چیزها مهم است.

نرم افزار صورتحساب دارای انواع الگوهای از پیش ساخته شده است که کار با آن را ساده می کند. همچنین کاربران می توانند با کلیک بر روی یک دکمه به راحتی این فاکتورها را برای دیگران ارسال کنند.

نرم افزار صورتحساب در مقابل صورتحساب دستی: تفاوت را یاد بگیرید!

این بخش به توضیح جنبه های کلیدی که این دو فاکتور را متمایز می کند اختصاص دارد:

اتوماسیون:

در طول فرآیند صورت‌حساب دستی، این بر عهده حسابدار یا شخص دیگری است که فاکتور را تهیه کند و اطمینان حاصل کند که تمام حقایق مربوط در آن گنجانده شده است. از سوی دیگر، استفاده از نرم افزار صورتحساب، این عمل را متوقف خواهد کرد. از آنجایی که نرم افزار با تمام اطلاعات به روز شده است، در مدت زمان کوتاهی قادر به ایجاد فاکتور خواهد بود.

نظارت دستی:

هنگام استفاده از روش صورتحساب دستی، پیگیری هر گونه مشکلی که ممکن است به صورت دستی ایجاد شود ضروری است. شخصی که شرکت را اداره می کند مسئول انجام پیگیری های دستی با مشتریان خود در مورد پرداخت ها است. با این حال، با کمک یک برنامه صورت‌حساب، ممکن است یادآوری‌های پرداخت ایجاد شود و به صورت خودکار برای مصرف‌کنندگان ارسال شود. در بازه های زمانی از پیش تعیین شده، مشتریان از پرداخت های قریب الوقوع که به آنها تعلق می گیرد مطلع می شوند.

گزارش در زمان واقعی

وقتی صورت‌حساب به صورت دستی انجام می‌شد، مهم‌ترین چالش تولید فاکتور پس از پایان فعالیت بود. شرایطی وجود دارد که ایجاد آن برای حسابدار روزهای زیادی طول می کشد. اما این مشکل با ارائه نرم افزاری برای تولید فاکتور برطرف شده است. این رویه ممکن است فوراً تکمیل شود و تنها کاری که حسابدار باید انجام دهد این است که مشخصات آن را شرح دهد. پس از آن، همه چیز را می توان در مدت زمان کوتاهی سازماندهی کرد.

پرداخت آنلاین:

وقتی فاکتورها به صورت دستی تولید می شوند، هیچ راهی برای ادغام برنامه های پرداخت شخص ثالث وجود ندارد. با این حال، اگر از یک برنامه صورتحساب استفاده می کنید، اتصال هر برنامه شخص ثالثی که برای جمع آوری پرداخت ها ضروری است بسیار ساده تر خواهد بود. به بیان دیگر، این شرکت به لطف استفاده از نرم‌افزار صورت‌حساب، که فرآیند را کاملاً ساده می‌کرد، توانست به سرعت پرداخت‌ها را جمع‌آوری کند.

شما هنوز گزینه های زیادی برای بررسی در مورد نرم افزار صورتحساب قابل دسترسی دارید. در حال حاضر، مشتریان ممکن است از سرویسی به نام دفتر فاکتور استفاده کنند که این فرآیند را ساده می کند.

نتیجه

اکثر صاحبان شرکت ها شروع به استفاده از نرم افزار صورتحساب خودکار در عملیات خود کرده اند. گاهی اوقات نرم افزار مخصوص صنعت بهترین گزینه است، در حالی که در بعضی مواقع یک راه حل جهانی که همه چیز را ارائه می دهد بهترین گزینه است.

نیازهای شرکت شما، گردش کار، و رویه های حسابداری، همگی در نرم افزار صورتحساب آنلاین که در نهایت انتخاب می کنید، نقش دارند. نرم افزاری که اطلاعات مشتریان شما را مدیریت می کند، نیازهای شما را برای تولید فاکتورها برآورده می کند.

در حالی که در حال انتخاب نرم افزار برای صورتحساب و صورتحساب هستید، ما قویاً پیشنهاد می کنیم که همه موارد ضروری را که برای شرکت شما مورد نیاز است مقایسه کنید.