روش های مختلف برای اشتراک گذاری تقویم های Outlook

اکثر متخصصان و سازمان ها از Outlook برای برقراری ارتباط با افراد مرتبط در کسب و کار خود استفاده می کنند. مهمتر از همه، این سیستم نرم افزاری مدیریت اطلاعات شخصی مایکروسافت به شما این امکان را می دهد که به لطف ویژگی ها و ابزارهای تقویم خود، دیگران را در مورد برنامه خود مطلع کنید. با این کار می توانید به راحتی به همکاران خود ایده بدهید که چه زمانی با شما تماس بگیرند. حتی بیشتر، می توانید جزئیات و فایل های دیگر تقویم خود را به اشتراک بگذارید. شما به سادگی می توانید این کار را در چند مرحله ساده انجام دهید. راه هایی برای انجام این کار وجود دارد زیرا Outlook از طریق وب یا یک برنامه دسکتاپ قابل دسترسی است. همچنین می توانید انتخاب کنید که آن را منتشر کنید تا به همه اجازه دهید تقویم شما را ببینند یا در آن مشترک شوند.

اشتراک گذاری تقویم از طریق برنامه دسکتاپ

1. برنامه Outlook را روی رایانه خود اجرا کنید.
2. این برنامه دارای نماهای مختلف است. از Mail، با کلیک بر روی نماد در پایین سمت چپ صفحه، به نمای تقویم بروید.
3. از تب Home Calendar، دستور Share Calendar را انتخاب کنید. وقتی روی آن کلیک می کنید، گزینه «تقویم» در زیر آدرس ایمیل Outlook شما ظاهر می شود. روی آن کلیک کنید تا به طور خاص تقویمی را که می خواهید به اشتراک بگذارید انتخاب کنید.
4. یک کادر محاوره ای ویژگی های تقویم ظاهر می شود و در بخش مجوزها باز می شود. در اینجا، باید کاربرانی را که می‌خواهید فقط به تقویمی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، اضافه کنید. برای انجام این کار، روی «افزودن…» کلیک کنید.
5. در کادر محاوره‌ای «افزودن کاربران» که باز می‌شود، لیست مخاطبین خود را خواهید دید. می توانید یکی یکی یکی از آنها را انتخاب کنید یا یک مورد خاص را جستجو کنید. هنگامی که می خواهید هر مخاطبی را اضافه کنید، فقط روی "افزودن" کلیک کنید. وقتی کارتان تمام شد، Ok را انتخاب کنید.
6. با کاربرانی که اضافه کرده‌اید به کادر محاوره‌ای ویژگی‌های تقویم باز می‌گردید. اکنون می توانید مجوزها را یکی یکی به آنها اختصاص دهید. فقط کافیست یکی پس از دیگری روی ایمیل کلیک کنید و دسترسی مورد نظر خود را انتخاب کنید (قابلیت مشاهده زمانی که مشغول هستم، می توانم عناوین و مکان ها را مشاهده کنم، می توانم تمام جزئیات را مشاهده کنم، می توانم ویرایش کنم، تفویض اختیار کنم). برای ذخیره همه چیز روی دکمه Apply و سپس Ok کلیک کنید.
7. برای کاربرانی که اضافه کردید ایمیلی ارسال می شود و آنها می توانند دعوت را بپذیرند یا رد کنند. سپس می‌توانند آن را با رفتن به نمای تقویم Outlook خود و اسکرول کردن به سمت پایین در نوار سمت چپ مشاهده کنند. روی «تقویم مشترک» کلیک کنید و تقویمی را که ارسال کردید انتخاب کنید. آنها می توانند انتخاب کنند که آن را به طور جداگانه از تقویم های خود مشاهده کنند یا آن را در حالت همپوشانی داشته باشند تا مقایسه کنند و ببینند که آیا تداخل در برنامه ها وجود دارد یا خیر.

توجه: اشتراک‌گذاری تقویم خود در ایمیل از طریق دستور «تقویم ایمیل» دیگر با Outlook برای Microsoft 365 در دسترس نیست. این ویژگی برای اینکه به کاربران امکان می‌دهد یک کپی ثابت از یک تقویم را برای یک محدوده تاریخ خاص ایمیل کنند، استفاده می‌شود که در آن به‌روزرسانی‌ها و تغییرات انجام نمی‌شود. توسط گیرنده دیده نمی شود. 

اشتراک گذاری تقویم از طریق وب

1. راه اندازی Outlook از طریق وب. طرح‌بندی برنامه‌های Outlook وب و دسکتاپ کمی متفاوت است، اما هر دو بصری هستند. با کلیک بر روی نماد تقویم قرار داده شده در زیر نامه در سمت چپ، به نمای تقویم بروید.
2. روی دکمه "اشتراک گذاری" در سمت راست بالای صفحه کلیک کنید. پنجره‌ای به نام «اشتراک‌گذاری و مجوزها» باز می‌شود که می‌توانید در آن کاربران اضافه کنید. همچنین راه دیگری برای راه اندازی آن پنجره وجود دارد. اگر تقویم خاصی برای اشتراک‌گذاری دارید (در زیر تقویم‌های من در رابط سمت چپ)، می‌توانید به سادگی روی آن کلیک راست کنید یا نماد سه دکمه‌ای را انتخاب کنید که هنگام نگه‌داشتن نشانگر ظاهر می‌شود و اشتراک‌گذاری و مجوزها باز می‌شوند.
3. در پنجره اشتراک گذاری و مجوزها، می توانید آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید تقویم خود را با آنها به اشتراک بگذارید، جستجو کنید. هنگام تایپ پیشنهاداتی وجود خواهد داشت. شما فقط می توانید آنها را انتخاب کنید. 
4. پس از انتخاب کاربر، نوع مجوزی که می خواهید بدهید از شما خواسته می شود. روی منوی کشویی کنار کاربر کلیک کنید و دسترسی او را انتخاب کنید (می تواند تمام جزئیات من را مشاهده کند یا می تواند ویرایش کند). بر خلاف برنامه دسکتاپ، شما باید بلافاصله پس از انتخاب کاربر، اجازه دهید تا کاربر دیگری را جستجو کند. با انتخاب دکمه اشتراک‌گذاری فوراً یک دعوت ارسال می‌شود، بنابراین از دسترسی‌ای که می‌خواهید بدهید مطمئن شوید.
5. کاربران را به طور مکرر جستجو کنید و مجوزها را تا پایان کار به آنها اختصاص دهید.
6. دعوت نامه مستقیماً برای کاربر ارسال می شود و آنها آن را می پذیرند یا رد می کنند. می‌توانید هر زمان که بخواهید مجوزها را تغییر دهید یا با رفتن به قسمت اشتراک‌گذاری و مجوزها و جستجوی یک کاربر خاص، اشتراک‌گذاری را متوقف کنید.

انتشار تقویم در وب

1. Outlook را در وب راه اندازی کنید و به نمای تقویم بروید.
2. روی نماد چرخ دنده در سمت چپ بالای صفحه کلیک کنید تا تنظیمات باز شود. به پایین بروید و روی «View all Outlook settings» کلیک کنید.
3. هنگامی که پنجره تنظیمات ظاهر شد، به بخش Calendar بروید، سپس روی Share Calendars کلیک کنید.
4. در بخش «انتشار یک تقویم»، منوهای کشویی وجود دارد که می توانید از آنها برای انتخاب تقویم مورد نظر برای انتشار و مجوزها استفاده کنید (وقتی مشغول هستم می توانم آن را مشاهده کنم و می توانم تمام جزئیات را مشاهده کنم). هنگامی که همه چیز را تنظیم کردید، روی دکمه انتشار کلیک کنید. توجه: انتخاب یک پیوند HTML به این معنی است که گیرندگان می توانند URL را کپی کرده و در یک مرورگر جایگذاری کنند. این به آنها اجازه می دهد تقویم را در یک پنجره مرورگر جدید مشاهده کنند. در همین حال، یک پیوند ICS به آنها امکان می دهد فایل ICS را دانلود کرده و آن را به Outlook وارد کنند و حتی از آن برای اشتراک در تقویم شما از طریق Outlook استفاده کنند. همچنین پیوندهای HTML و ICS اجازه ویرایش تقویم شما را نمی‌دهند.
5. اگر نیاز به لغو انتشار تقویم دارید، فقط همین مراحل را دنبال کنید، با این تفاوت که اکنون روی «لغو انتشار» کلیک کنید.

رویدادهای تقویم Outlook را از طریق برنامه تلفن همراه با مخاطبین خود به اشتراک بگذارید

1. شما نمی توانید تقویم خود را از طریق برنامه تلفن همراه Outlook به اشتراک بگذارید، اما می توانید مخاطبین را به عنوان شرکت کنندگان در یک رویداد دعوت کنید. کافی است برنامه را اجرا کنید و با ضربه زدن روی نماد سوم در پایین صفحه برنامه به نمای تقویم بروید.
2. روی نماد پلاس ضربه بزنید. به شما امکان می دهد یک رویداد ایجاد کنید.
3. بخش های لازم دعوت نامه مانند عنوان، مکان، توضیحات و موارد دیگر را پر کنید. در زیر عنوان، آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید دعوت کنید تایپ کنید.
4. روی علامت تیک در گوشه سمت راست بالای صفحه کلیک کنید تا دعوتنامه ذخیره شود و دعوت‌نامه‌ها برای شرکت‌کنندگان منتخب ارسال شود.