Τι είναι το Outlook και σε τι χρησιμοποιείται;

Το Outlook είναι ένα πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένας διοργανωτής από τη Microsoft και μέρος της σουίτας του Microsoft Office. Χρησιμοποιείται κυρίως ως πρόγραμμα-πελάτης email, αλλά περιλαμβάνει επίσης λειτουργίες όπως ημερολόγιο, διαχείριση επαφών, λήψη σημειώσεων από τον διαχειριστή εργασιών, περιοδικό και περιήγηση στον Ιστό.

Σε τι χρησιμοποιείται το Outlook;

Το Microsoft Outlook είναι της Microsoft εφαρμογή πελάτη email, το οποίο χρησιμοποιείται κυρίως για τη διαχείριση email. Ωστόσο, έχει επίσης πολλά άλλα χαρακτηριστικά και λειτουργίες που το καθιστούν πολύτιμο εργαλείο για όποιον θέλει να οργανώσει τη ροή εργασίας ή τα προσωπικά του δεδομένα.

Ορισμένες βασικές λειτουργίες περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό συναντήσεων και συναντήσεων, τη διαχείριση επαφών και την οργάνωση εργασιών και λιστών υποχρεώσεων. Έρχεται επίσης με μια εξαιρετική λειτουργία αναζήτησης που διευκολύνει την αναζήτηση μέσω email και άλλων πληροφοριών. Βασικά, μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και παραγωγικοί στην εργασία και την προσωπική σας ζωή.

Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η δυνατότητα Διαχείρισης email του Outlook συνοδεύεται από εργαλεία για την οργάνωση των εισερχομένων email σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για να ταξινομήσετε αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να επισημάνετε σημαντικά και να λάβετε ένα εστιασμένο φάκελο εισερχομένων που σας επιτρέπει να διαχωρίσετε τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Λαμβάνετε επίσης ένα μεγάλο αριθμό οργανωτικών λειτουργιών για το email σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σημαίες για να ορίσετε υπενθυμίσεις και να οργανώσετε τα εισερχόμενα χρησιμοποιώντας έγχρωμες κατηγορίες ή χρησιμοποιώντας νήματα συνομιλίας. Το Outlook διαθέτει επίσης ένα εξαιρετικό σύστημα φακέλων για το ίδιο.

Ημερολόγιο & Προγραμματισμός

Το Outlook σάς επιτρέπει να προγραμματίζετε συναντήσεις, συσκέψεις και εκδηλώσεις και να τα κρατάτε οργανωμένα. Μπορείτε να ορίσετε υπενθυμίσεις, να προβάλετε πολλά ημερολόγια και να μοιραστείτε χρονοδιαγράμματα με άλλους.

Προσφέρει επίσης πολλές προσαρμογές για να ταιριάζει με το ημερολόγιο στα γούστα σας, συμπεριλαμβανομένης της σκοτεινής λειτουργίας, της χρωματικής κωδικοποίησης και άλλων. Μπορείτε επίσης να διατηρήσετε πολλές ζώνες ώρας, διάφορες επιλογές συγχρονισμού, επιλογές για προσθήκη buffer συσκέψεων και διαλείμματα.

Διαχείριση επαφών

Μπορείτε να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε στοιχεία επικοινωνίας, όπως διευθύνσεις email, αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις αλληλογραφίας. Το Outlook θα σας επιτρέψει επίσης να προσθέσετε σημειώσεις και κατηγορίες στις επαφές για καλύτερη οργάνωση και δυνατότητα αναζήτησης.

Υπάρχουν επίσης διάφοροι τρόποι συγχρονισμού επαφών και εισαγωγής και εξαγωγής τους. Μπορείτε να συνδέσετε τον λογαριασμό σας Microsoft 365 στο LinkedIn. Το Outlook διαθέτει επίσης φακέλους για επαφές, καθώς και διαχείριση διπλότυπων.

Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά του Outlook;

• Βοηθός προγραμματισμού: Προγραμματίστε εύκολα ραντεβού και συναντήσεις με άλλους.
• Εύρεση δωματίου: Κάντε κράτηση φυσικών δωματίων στον χώρο εργασίας του οργανισμού σας σε συνδυασμό με τον βοηθό προγραμματισμού.
• Διαχείριση επαφών: Αποθήκευση, επεξεργασία και διαχείριση επαφών και λιστών.
• Λίστες υποχρεώσεων: Παρακολουθήστε τις εργασίες και τις προθεσμίες σας χρησιμοποιώντας τη διαχείριση εργασιών του Outlook.
• Αναζήτηση: Βρείτε γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζεστε χρησιμοποιώντας τη σύνθετη αναζήτηση του Outlook για να δείτε τα δεδομένα σας.
• Κοινή χρήση ημερολογίου: Μοιραστείτε τα ημερολόγιά σας με τους συνεργάτες σας για να αποφύγετε τις διενέξεις προγραμματισμού.
• Αυτόματο κείμενο: Στείλτε ένα email γρήγορης απάντησης με πρότυπα κειμένου που μπορείτε να εισαγάγετε με ένα κλικ.
• Γρήγορα εξαρτήματα: Αποθηκεύστε και χρησιμοποιήστε ξανά ενότητες περιεχομένου όπως τίτλους, ονόματα συντακτών, πεδία και Αυτόματο κείμενο.
• Υπενθυμίσεις συνημμένων: Λάβετε ειδοποίηση εάν το κείμενο του email σας αναφέρει ένα συνημμένο αλλά το email δεν έχει συνημμένο αρχείο σε αυτό.
• Ημερολογιακή αυτοματοποίηση: Λάβετε αυτόματα σχετικές κρατήσεις από ταξιδιωτικά δρομολόγια στα εισερχόμενα του email σας και προστεθείτε στο ημερολόγιό σας.
• Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου: Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου για εξοικονόμηση χρόνου, όπως Ctrl + 1 για εναλλαγή σε αλληλογραφία, Ctrl + 2 για ημερολόγιο, Ctrl + 3 για επαφές, Ctrl + 4 για εργασίες και πολλά άλλα.
• Εντυπωσιακός αναγνώστης: Εστιάστε στο κείμενο του email και συντονίστε τη διεπαφή φόντου και τους περισπασμούς.
• Προσαρμογές: Προσαρμόστε τον τρόπο εμφάνισης των email, με επιλογές αλλαγής μορφοποίησης και χρωμάτων για διαφορετικούς τύπους email, μεταξύ άλλων στοιχείων.
• Κρατάω σημειώσεις: Δημιουργήστε σύντομες σημειώσεις ή διαχειριστείτε μεγαλύτερα στοιχεία και αρχεία στο Περιοδικό.

Ποιο είναι το πλεονέκτημα του Outlook;

Το Outlook παρέχει μια κεντρική πλατφόρμα για τη διαχείριση των email, της επικοινωνίας, του προγραμματισμού και όλων των άλλων δεδομένων που μπορεί να χρειαστείτε. Ενσωματώνεται με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κοινή χρήση ροών εργασίας με άλλους και για συνεργασία σε διαφορετικούς χώρους εργασίας.

Είναι σίγουρα μια περικοπή πάνω από τις κανονικές υπηρεσίες email σας. Η χρήση ενός αποκλειστικού προγράμματος-πελάτη όπως το Outlook θα σας βοηθήσει να κάνετε πολύ περισσότερη δουλειά. Συσκευάζει τη λειτουργικότητα πολλών εφαρμογών και υπηρεσιών σε μία. Με το νεότερο Office 365, θα ενσωματωθεί επίσης με τις υπηρεσίες cloud OneDrive της Microsoft για να έχετε ακόμα μεγαλύτερη λειτουργικότητα και καλύτερο συγχρονισμό.

Το Microsoft Outlook διαθέτει μια σειρά από δυνατότητες και ενσωματώσεις. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας με λιγότερα κλικ και σε συντομότερο χρόνο.

Πόσο ασφαλές είναι το Outlook;

Το Outlook διαθέτει τυπικές δυνατότητες ασφαλείας, όπως κρυπτογράφηση και έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων. Χρησιμοποιεί ευκαιριακή ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς (TLS). Αυτό κρυπτογραφεί τη σύνδεση μέσω της οποίας στέλνετε το email, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορεί να υποκλαπεί καθ' οδόν. Ωστόσο, η κρυπτογράφηση TLS δεν μπορεί να εμποδίσει την προώθηση.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι χρήστες του Outlook με συνδρομή Microsoft 365 Family ή Microsoft 365 Personal μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη λειτουργία Κρυπτογράφηση. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα μπορούν να αποκρυπτογραφηθούν μόνο εάν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί το Outlook.com, την εφαρμογή Outlook ή την εφαρμογή Mail στα Windows 10 και 11. Οι άλλοι χρήστες θα χρειαστούν έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης για την αποκωδικοποίηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχει επίσης μια δυνατότητα «Αποτροπή προώθησης» με την έκδοση του Microsoft 365, η οποία διασφαλίζει ότι το email σας δεν μπορεί να αντιγραφεί ή να προωθηθεί.

Πώς να μάθετε το Outlook;

Το Microsoft Outlook μπορεί αρχικά να φαίνεται τρομακτικό, αλλά με λίγη υπομονή, είναι αρκετά απλό. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να το παραλάβετε είναι να το χρησιμοποιήσετε μόνοι σας και να ανακαλύψετε τα χαρακτηριστικά του. Μπορείτε να εξοικειωθείτε με τη διεπαφή και την πλοήγηση του Outlook. Ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να εξερευνήσετε τις διάφορες δυνατότητες και μενού, όπως το ημερολόγιο, τις επαφές και τη λίστα εργασιών. Μπορείτε σιγά σιγά να αρχίσετε να το ενσωματώνετε στην καθημερινότητά σας.

Για να βελτιώσετε περαιτέρω τις δεξιότητές σας στο Outlook, μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα μάθημα ή σεμινάριο σχετικά με το θέμα. Ενώ πολλά μαθήματα είναι διαθέσιμα online, δωρεάν και επί πληρωμή, ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε είναι με Επίσημη εκπαίδευση του Outlook της Microsoft υλικά. Υπάρχουν πολλά σεμινάρια και επεξηγήσεις που καλύπτουν το Outlook σε διαφορετικές πλατφόρμες. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το νεότερο Microsoft 365, ίσως είναι καλή ιδέα να πάρετε την πλήρη επίσημη έκδοση Εκπαίδευση Microsoft 365 επισης. Υπάρχουν επίσης πολλά διαδικτυακά σεμινάρια και βίντεο διαθέσιμα από πηγές τρίτων. Μπορείτε να ελέγξετε το YouTube για πιο συγκεκριμένα μαθήματα λειτουργιών.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του Outlook και του Office 365;

Το Outlook και το Office 365 είναι και τα δύο προϊόντα της Microsoft. Το Outlook είναι ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι πλέον διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών και αποτελεί μέρος του Microsoft Office. Το Office 365, από την άλλη πλευρά, είναι μια συνδρομητική υπηρεσία που παρέχει πρόσβαση σε μια σειρά από εφαρμογές και υπηρεσίες της Microsoft.

Αυτές περιλαμβάνουν τη σουίτα εργαλείων παραγωγικότητας του Office (όπως το Word, το Excel και το PowerPoint) και τις υπηρεσίες αποθήκευσης cloud και συνεργασίας (όπως το OneDrive και το SharePoint). Σκεφτείτε το ως Microsoft Office, εκτός από το ότι είναι online και διατίθεται ως συνδρομή.

Το Outlook περιλαμβάνεται ως μέρος μιας συνδρομής στο Office 365, αλλά μπορείτε επίσης να αγοράσετε το Outlook ως αυτόνομη εφαρμογή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook χωρίς να εγγραφείτε στο Office 365. Ωστόσο, μια συνδρομή στο Office 365 έχει προσθέσει προνόμια, όπως τακτικές ενημερώσεις και πρόσβαση στις πιο πρόσφατες δυνατότητες.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του Outlook και του Microsoft Exchange;

Το Outlook και το Microsoft Exchange συχνά συζητούνται και χρησιμοποιούνται μαζί, αλλά έχουν κατασκευαστεί για διαφορετικές χρήσεις. Το Outlook είναι ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση email, ημερολογίου και επαφών. Το Microsoft Exchange είναι ένας διακομιστής αλληλογραφίας που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση email, ημερολογίου και επαφών σε μεγαλύτερη κλίμακα.

Τα δύο ακούγονται παρόμοια, αλλά το Outlook είναι προσανατολισμένο περισσότερο στην προσωπική και χρήση μικρών επιχειρήσεων και έχει περισσότερες δυνατότητες προσωπικής οργάνωσης. Το Microsoft Exchange είναι μια επιχειρηματική λύση που δημιουργήθηκε για μεσαίους έως μεγάλους οργανισμούς. Επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση και να διαχειρίζονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολόγιο και επαφές με συστήματα διαχείρισης.

Εάν θέλετε να αποφασίσετε μεταξύ των δύο, θα πρέπει πρώτα να εξετάσετε το μέγεθος της λειτουργίας σας. Εάν θέλετε απλώς ένα πρόγραμμα-πελάτη email για τον εαυτό σας ή για μια μικρή ομάδα ανθρώπων, το Outlook θα τα καταφέρει μια χαρά. Το Microsoft Exchange είναι η καλύτερη λύση εάν θέλετε να φέρετε email και άλλες λειτουργίες και διαχείριση για μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων και χρειάζεστε έλεγχο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του Gmail και του Outlook;

Το Gmail και το Outlook είναι τόσο υπηρεσίες email όσο και πελάτες για τη διαχείριση email, ημερολογίου και επαφών. Το Gmail είναι ένα προϊόν Google της Google, μια δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρει ενοποίηση με άλλες υπηρεσίες της Google. Έρχεται επίσης με δωρεάν αποθηκευτικό χώρο 15 GB για όλους τους λογαριασμούς από το 2023.

Το Outlook είναι προϊόν της Microsoft και επί του παρόντος αποτελεί μέρος της σουίτας εφαρμογών του Microsoft Office και του Office 365. Προσφέρει παρόμοιες δυνατότητες με το Gmail, αλλά συνοδεύεται επίσης από πρόσθετες λειτουργίες που εστιάζουν στη συνεργασία και τις ομάδες. Το Gmail είναι περισσότερο ένα προσωπικό προϊόν στον πυρήνα του. Μπορείς χρησιμοποιήστε τα εισερχόμενα του Gmail στο Outlook, αλλά δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση email του Outlook στο Gmail.

Τόσο το Gmail όσο και το Outlook έχουν δωρεάν εκδόσεις, αν και η δωρεάν έκδοση του Outlook δεν είναι τόσο καλά εξοπλισμένη όσο του Gmail. Η πληρωμένη έκδοση του Outlook είναι διαθέσιμη είτε ως μέρος της εφάπαξ αγοράς του Microsoft Office είτε ως μέρος της συνδρομής του Office 365. Η πληρωμένη έκδοση του Gmail είναι μέρος του G Suite, παρόμοια με το Office 365.

Ποιο είναι το μειονέκτημα της χρήσης του Outlook για Gmail;

Η χρήση του Gmail με το Outlook μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πιο αργή απόδοση ή προβλήματα συγχρονισμού για ορισμένους χρήστες. Επιπλέον, ορισμένες λειτουργίες του Gmail, όπως ετικέτες και φίλτρα, ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες ή να λειτουργούν εξίσου καλά όταν χρησιμοποιούνται με το Outlook. Το Outlook δεν είναι πολύ καλό με ενσωματώσεις και πρόσθετα τρίτων, σε αντίθεση με το Gmail.

Η χρήση του Gmail με το Outlook απαιτεί πρόσθετες ρυθμίσεις και ρυθμίσεις. Το Gmail είναι σχετικά απλό και εύκολο στη ρύθμιση. Ωστόσο, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Gmail στο Outlook, θα χρειαστεί να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να το ρυθμίσετε και να κινδυνεύετε να μην λειτουργούν καλά ορισμένες λειτουργίες.