Υπογραφή email του Outlook: Πώς να δημιουργήσετε, να προσθέσετε και να αλλάξετε

Λόγω της διαρκώς διευρυνόμενης διασύνδεσής μας, το email έχει γίνει ουσιαστικό μέρος της προσωπικής και επαγγελματικής μας ζωής, είτε έχουμε ένα πρόβλημα που πρέπει να λύσουμε είτε θέλουμε να καλύψουμε τη διαφορά με φίλους και οικογένεια.

Καθώς το Outlook είναι ένας από τους καλύτερους πελάτες email στην αγορά, η χρήση μιας ωραίας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον επαγγελματισμό σας, κάτι που μπορεί, με τη σειρά του, να έχει εκτεταμένες συνέπειες στην προσωπική και επαγγελματική σας ζωή.

Με τη βοήθεια αυτού του άρθρου, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε, να προσθέτετε και να τροποποιείτε μια υπογραφή email του Outlook, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να κάνετε θετική εντύπωση στις επαφές email σας.

Βέλτιστες πρακτικές για υπογραφές email

Για να διασφαλιστεί η πιο αποτελεσματική διαχείριση και πρακτική της υπογραφής email, υπάρχουν μερικά στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη:

• Κρατήστε το σύντομο και οπτικά ελκυστικό
• Συμπεριλάβετε τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας
• Για να πείσετε τους αναγνώστες να ενεργήσουν, συμπεριλάβετε μια παρότρυνση για δράση (CTA)
• Βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί σε κινητό
• Χρησιμοποιήστε εικονίδια μέσων κοινωνικής δικτύωσης με συνδέσμους
• Σεβαστείτε το μέγεθος εικόνας της υπογραφής email του Outlook (αξία πλάτος μικρότερο από 650 εικονοστοιχεία και σε έναν μέγιστο 10 KB. Οταν πρόκειται για χρήση λογότυπου, συνιστάται μέγεθος 100x100 px)
• Χρησιμοποιήστε διαχωριστικά και διαχωριστικά

Για τις υπογραφές email του Outlook, το μέγεθος της εικόνας θα πρέπει να παραμείνει σε πλάτος 650 pixel. Εάν δεν θέλετε να αλλάξετε το μέγεθος μιας εικόνας στο Outlook με την υπογραφή email, βεβαιωθείτε ότι η εικόνα σας δεν είναι μεγαλύτερη από 10 KB. Ένα μέγεθος λογότυπου πλάτους 100 pixel και ύψους έως 100 pixel είναι κατάλληλο για μια υπογραφή email του Outlook.

Άκρο: Εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία Signatures για αυτό το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πού βρίσκεται η θέση υπογραφής email του Outlook. Για να ανοίξετε αυτόν τον φάκελο, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Win + R και πληκτρολογήστε την ακόλουθη διαδρομή: 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Τώρα που είμαστε ενημερωμένοι με τις πιο πρόσφατες πρακτικές, ας εξετάσουμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε.

Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

1. Ανοίξτε τις επιλογές υπογραφής του Outlook

1. Κάντε κλικ στο Μήνυμα επιλογή από την επάνω γραμμή εργαλείων και επιλέξτε Υπογραφή > Υπογραφές.
2. Επιλέξτε Mail από την αριστερή πλαϊνή γραμμή. Η τοποθεσία της επιλογής θα διαφέρει ανάλογα με το αν απαντάτε ή δημιουργείτε ένα νέο email.
3. Βρείτε το Σύνταξη μηνυμάτων ενότητα και κάντε κλικ στο Υπογραφές.

2. Σχεδιάστε μια νέα υπογραφή και προσθέστε στοιχεία επικοινωνίας

Note: Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε το Πρότυπα υπογραφής email του Microsoft Outlook για έμπνευση για αυτό το θέμα.

1. Πατήστε Νέα σύμφωνα με το Επιλέξτε Υπογραφή για επεξεργασία και πληκτρολογήστε ένα όνομα για την υπογραφή σας.
2. Δημιουργήστε την υπογραφή σας κάτω από το Επεξεργασία υπογραφής Ενότητα. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τις επιλογές για να αλλάξετε γραμματοσειρές, χρώματα και μεγέθη ή χρησιμοποιήστε το Word για να προσαρμόσετε την Υπογραφή σας χρησιμοποιώντας τη συλλογή υπογραφών email και, στη συνέχεια, επικολλώντας την σε αυτό το πλαίσιο κειμένου.
3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που απαιτούνται στο Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής προσθέτοντας έναν λογαριασμό email και πότε θα εμφανίζεται αυτόματα η Υπογραφή (απαντήσεις ή προώθηση email). Εάν δεν θέλετε να ενεργοποιηθεί, αφήστε το σύνολο τιμών (κανένα) και πατήστε OK.

3. Συμπεριλάβετε μια επαγγελματική πινελιά

Προσθέστε ένα λογότυπο ή μια εικόνα στην Υπογραφή για να ξεχωρίσει η υπογραφή του email σας από το πλήθος.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το κάνετε:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα και επιλέξτε Υπογραφή > Υπογραφές.
2. Επιλέξτε την Υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το Επιλέξτε Υπογραφή για επεξεργασία κουτί.
3. Επιλέξτε το εικονίδιο της εικόνας, βρείτε την εικόνα σας και επιλέξτε Κύριο θέμα για να το προσθέσετε στην υπογραφή.
4. Αλλάξτε το μέγεθος και περικόψτε την εικόνα σας ώστε να ταιριάζει στις επιθυμίες σας κάνοντας δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέγοντας Εικόνα. Μπορείτε να τροποποιήσετε το μέγεθός του χρησιμοποιώντας το Μέγεθος αυτί. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει το Κλείδωμα αναλογίας διαστάσεων επιλογή για τη διατήρηση των αναλογιών του αρχείου.
5. Αφού ολοκληρώσετε αυτήν τη διαδικασία, κάντε κλικ OK Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

 Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Outlook 365;

Είτε αναρωτιέστε πώς να προσθέσετε αυτόματα μια υπογραφή στο Outlook 365 είτε εάν θέλετε να χρησιμοποιείτε την υπογραφή περιστασιακά, μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες παρακάτω:

Προσθήκη υπογραφής αυτόματα

Αφού το δημιουργήσετε, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή του email σας εμφανίζεται από προεπιλογή σε κάθε νέο email που γράφετε.

1. Ανοίξτε το Επιλογές υπογραφής όπως περιγράφεται στο Βήμα 1.
2. Σύμφωνα με το Επιλέξτε την προεπιλεγμένη ενότητα υπογραφής, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε το email με το οποίο θέλετε να το χρησιμοποιήσετε.
3. Επιλέξτε την υπογραφή που δημιουργήθηκε πρόσφατα και κάντε κλικ OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.

Προσθήκη υπογραφής με μη αυτόματο τρόπο

1. Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα email.
2. Πατήστε Υπογραφή βρέθηκαν στο Μήνυμα αυτί.
3. Επιλέξτε την Υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το αναπτυσσόμενο μενού.

Πώς να αλλάξετε την υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

1. Ανοίξτε το Επιλογές υπογραφής ακολουθώντας τη μέθοδο στο Βήμα 1.
2. Επιλέξτε την Υπογραφή που θέλετε να επεξεργαστείτε από τη λίστα.
3. Επεξεργαστείτε το χρησιμοποιώντας τις εμφανιζόμενες επιλογές.
4. Πατήστε Αποθήκευση για να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις.

Προσαρμογή υπογραφών για διαφορετικούς λογαριασμούς

Μπορείτε να αλλάξετε τις υπογραφές για κάθε λογαριασμό email του Outlook εάν έχετε πολλές ρυθμίσεις. Αυτό σας επιτρέπει να τροποποιήσετε τις υπογραφές σας με βάση τον στόχο του email ή το κοινό που θέλετε.

1. Ανοικτό Επιλογές υπογραφήςκαι επιλέξτε τον λογαριασμό email που θέλετε να προσαρμόσετε.
2. Επεξεργαστείτε την αντίστοιχη Υπογραφή για να ταιριάζει στις νέες σας ανάγκες.
3. Κάντε κλικ στο OK Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
4. Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για όλα τα email εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες προσαρμοσμένες υπογραφές.

Συμπερασματικά, μια ισχυρή υπογραφή email μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε την επιχειρηματική σας ταυτότητα και να ενθαρρύνετε την καλύτερη επικοινωνία.

Η υπογραφή email του Outlook μπορεί εύκολα να δημιουργηθεί, να προστεθεί και να αλλάξει ακολουθώντας τις οδηγίες σε αυτό το άρθρο. Διατηρήστε την επικοινωνία σας απλή, επαγγελματική και σταθερή σε όλες τις πλατφόρμες ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές.