Η Microsoft περιγράφει λεπτομερώς τα νέα εργαλεία διαχείρισης χρόνου και εργασιών στο Microsoft 365

Ο χρόνος είναι ένας από τους πιο πολύτιμους και σπάνιους πόρους και σε μια ανάρτηση ιστολογίου, η Microsoft έχει αναλυτικά όλα τα νέα εργαλεία και δυνατότητες που παρέχονται με το Microsoft 365 για να βοηθήσει τους χρήστες να διαχειρίζονται αυτόν τον πόρο, με στόχο ξοδεύοντας λιγότερο χρόνο προετοιμασίας για συναντήσεις, προστατεύοντας τον προσωπικό σας χρόνο, και οργανώνοντας το ημερολόγιό σας για να παραμείνετε ισορροπημένοι.

Αφιερώστε λιγότερο χρόνο στην προετοιμασία για συναντήσεις

Οι διαδικτυακές συναντήσεις και οι βιντεοκλήσεις έχουν αντικαταστήσει τις ανεπίσημες συνομιλίες στο διάδρομο, τα γραφεία, ακόμη και μερικές από τις κοινωνικές συνομιλίες που έχουν οι άνθρωποι. Περισσότερες συναντήσεις σημαίνουν επίσης περισσότερο χρόνο που απαιτείται για να προετοιμαστείτε για αυτές και να διασφαλίσετε ότι θα πραγματοποιηθούν επακόλουθες ενέργειες. Η εύκολη εύρεση των αρχείων και των email που χρειάζεστε για μια συνάντηση μπορεί να σας βοηθήσει να αφιερώσετε λιγότερο χρόνο στην προετοιμασία της.

Meeting Insights στο Outlook για Android

Βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε η συνάντησή σαςs σε ένα θέση-Το Meeting Insights φέρνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα αρχεία που μπορεί να σχετίζεται με τη συνάντησή σας απευθείας στις λεπτομέρειες της εκδήλωσης στο ημερολόγιό σας, ώστε να μπορείτε εύκολα και γρήγορα να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. 

Στο Outlook Mobile, μπορείτε να βρείτε τα Meeting Insights στις λεπτομέρειες του συμβάντος.

Καλύτερη διαχείριση προσκλήσεων σε σύσκεψη στο Outlook

Τώρα είναι ευκολότερο και πιο γρήγορο να βλέπετε όλες τις λεπτομέρειες για μια συνάντηση απευθείας στα εισερχόμενά σας. Κάντε εναλλαγή μεταξύ μηνυμάτων και λεπτομερειών σύσκεψης, δείτε τη λίστα συμμετεχόντων και ποιοι συμμετέχουν στη σύσκεψη και ακόμη και προσθέστε μια διαδικτυακή σύσκεψη σε αυτήν εάν ο διοργανωτής το ξέχασε. Δεν χρειάζεται πλέον να στέλνετε email σε κάποιον για να προσθέσετε έναν σύνδεσμο Ομάδων!

Στο Outlook στον Ιστό δείτε μηνύματα, λεπτομέρειες σύσκεψης, απαντήσεις συμμετεχόντων και προσθέστε μια διαδικτυακή σύσκεψη απευθείας από τα εισερχόμενά σας.

Λάβετε μέρος σε διαδικτυακές συσκέψεις με ένα πάτημα

Το Outlook και το Teams συνεργάζονται ήδη υπέροχα αλλά η Microsoft κατανοεί ότι ορισμένα άτομα λαμβάνουν προσκλήσεις σε συσκέψεις για συσκέψεις χρησιμοποιώντας άλλες διαδικτυακές υπηρεσίες συσκέψεων. Για αυτούς, η Microsoft έχει προσθέσει μια εμπειρία ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ με ένα πάτημα στο Outlook για κινητά, τώρα εάν λάβετε μια πρόσκληση από κάποιον που χρησιμοποιεί υπηρεσίες όπως το Zoom ή το Webex, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πατήσετε Εγγραφή για να τον γνωρίσετε γρήγορα στο διαδίκτυο.

Λάβετε μέρος με ένα πάτημα στις περισσότερες συσκέψεις από το Outlook για Android.

Ρυθμίστε όλες τις συσκέψεις σας να δημιουργούνται ηλεκτρονικά, αυτόματα

Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να εργάζονται εξ αποστάσεως, είναι καλή πρακτική να έχετε πάντα την επιλογή να συμμετέχετε σε μια σύσκεψη διαδικτυακά. Μπορείτε να την ορίσετε ως την προεπιλεγμένη επιλογή στο Outlook για κινητά και στον ιστό, ώστε να μην ξεχάσετε ποτέ να προσθέσετε ξανά αυτόν τον σύνδεσμο Teams. Μην ανησυχείτε, μπορείτε ακόμα να κάνετε κράτηση δωματίου.

Στις Ρυθμίσεις στο Outlook για κινητά και στον ιστό, μπορείτε να επιλέξετε όλες τις συσκέψεις σας να δημιουργούνται στο διαδίκτυο από προεπιλογή.

Προστατέψτε τον προσωπικό σας χρόνο

Πληροφορίες από το "Το μέλλον της εργασίαςαναφέρετε ότι η έννοια των 9 έως 5 εργάσιμων ημερών μπορεί να ξεθωριάζει, αλλά και να προσφέρει στους ανθρώπους ένα πιο ευέλικτο πρόγραμμα. Οι άνθρωποι εργάζονται τις ώρες που τους βολεύουν και προσθέτουν στο μείγμα τις προσωπικές και οικογενειακές τους υποχρεώσεις. Οι ώρες εργασίας έχουν αυξηθεί το πρωί, τις βραδινές ώρες και τα Σαββατοκύριακα, καθώς οι άνθρωποι αφιερώνουν χρόνο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας για να ασχοληθούν με προσωπικά ή οικογενειακά ζητήματα. Καθώς οι προσωπικές και οι ώρες εργασίας και οι χώροι θολώνουν μαζί και οι συσκευές είναι δίπλα σας όλη την ώρα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνεται υπόψη ο χρόνος που έχετε ορίσει για τα προσωπικά σας θέματα.

Προσθέστε το προσωπικό σας ημερολόγιο στον λογαριασμό εργασίας σας 

Το να βεβαιωθείτε ότι έχετε χρόνο για τις προσωπικές σας εκδηλώσεις μπορεί να είναι δύσκολο εάν κρατάτε δύο ημερολόγια. Τώρα, όταν προσθέτετε ένα προσωπικό ημερολόγιο στο Outlook στον Ιστό, οι ώρες για αυτά τα συμβάντα θα εμφανίζονται ως απασχολημένες (χωρίς λεπτομέρειες ή πληροφορίες) όταν κάποιος θέλει να προγραμματίσει μια συνάντηση μαζί σας χρησιμοποιώντας τον Βοηθό προγραμματισμού στο Outlook και μπορείτε επίσης να δείτε το προσωπικό σας ημερολόγιο δίπλα δίπλα στην εργασία σας μία ή σε μία προβολή.

Προσθέστε ένα προσωπικό ημερολόγιο, ώστε οι συνάδελφοί σας να γνωρίζουν πότε είναι η πραγματική διαθεσιμότητά σας.

Μοιραστείτε εύκολα χρονοθυρίδες που ταιριάζουν στις προτιμήσεις σας

Το AI στο Outlook είναι μια βασική δυνατότητα που σας βοηθά να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα και πιο εύκολα. Μία από αυτές τις βασικές δυνατότητες είναι οι προτεινόμενες απαντήσεις, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Outlook για κινητά και στον ιστό. Σύντομα στο Outlook για κινητά, θα δείτε προτάσεις για Αποστολή διαθεσιμότητας ή Προγραμματισμό συνάντησης όταν κάποιος θέλει να συναντηθεί μαζί σας.

Σύντομα στο Outlook για κινητά, οι προτεινόμενες απαντήσεις θα περιλαμβάνουν έναν εύκολο τρόπο κοινής χρήσης της διαθεσιμότητάς σας.

Προγραμματίστε πότε θα παραδοθούν τα email σας

Καθώς περισσότεροι άνθρωποι εκμεταλλεύονται τα ευέλικτα χρονοδιαγράμματα, μπορεί να βρουν τον εαυτό τους να δοκιμάζει, να απαντά και να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μονές ώρες. Για να βοηθήσετε τους ανθρώπους να αποφύγουν την ανάγκη να είναι «πάντα ανοιχτοί» ή να τους ενοχλούν κατά τη διάρκεια των διακοπών, μπορείτε να προγραμματίσετε τα email σας να παραδίδονται σε καλύτερη στιγμή. Συντάξτε το email σας την ώρα που σας βολεύει και παραλάβετέ το στις 9 π.μ. ή όταν επιστρέψουν από τις διακοπές τους.

Προγραμματίστε το μήνυμά σας να σταλεί αργότερα σε καλύτερη στιγμή και το μήνυμά σας να σταλεί αργότερα σε καλύτερη στιγμή.

Αναβολή ενός μηνύματος email για αργότερα, όταν μπορείτε να το αντιμετωπίσετε

Μερικές φορές διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο πρέπει να απαντήσετε ή να κάνετε κάποια ενέργεια, αλλά απλώς δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για αυτό ή δεν έχετε τις πληροφορίες για αυτό ή ίσως σχετίζεται με κάτι που πρέπει να κάνετε αργότερα. Για να σας βοηθήσουμε να αντιμετωπίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την κατάλληλη στιγμή, μπορείτε να τα αναβάλετε ώστε να βρίσκονται στην κορυφή των εισερχομένων σας όταν τα χρειάζεστε. Κάντε αυτό κάνοντας δεξί κλικ στο μήνυμα στο Outlook στον Ιστό ή σύροντας το μήνυμα στο Outlook για κινητά.

Για πρόσθετη βοήθεια σχετικά με το πώς να προστατεύσετε τον προσωπικό σας χρόνο και να προσέχετε τους άλλους, φροντίστε να ελέγξετε τι MyAnalytics στο Outlook μπορώ.

Διαχειριστείτε το ημερολόγιό σας για να παραμείνετε ισορροπημένοι

Καθώς οι άνθρωποι αναζητούν τρόπους για να διατηρήσουν μια αίσθηση ευεξίας και ισορροπίας μέσα σε ένα πιο ευέλικτο πρόγραμμα εργασίας, είναι σημαντικό να φροντίζετε να σχεδιάζετε την εργασία σας και να αφήνετε χώρο για αυτοφροντίδα στο ημερολόγιό σας. Το να κάνετε τα πράγματα σε κατάλληλη στιγμή και να φροντίζετε να σχεδιάζετε και να ιεραρχείτε τις εργασίες και τα διαλείμματά σας στο ημερολόγιό σας, μπορεί να σας βοηθήσει να νιώσετε περισσότερο έλεγχο και ισορροπία.

Δημιουργήστε εύκολα μια εργασία από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κινητά

Πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν μαζί τους ένα στοιχείο δράσης και η δυνατότητα προσθήκης τους ως εργασία σάς βοηθά να προγραμματίσετε την ημέρα σας πιο αποτελεσματικά και να αφιερώσετε χρόνο για αυτά. Όλες οι εργασίες σας συγχρονίζονται και είναι διαθέσιμες Microsoft 365, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία από το Outlook για iOS και στη συνέχεια να τη διαχειριστείτε στο Outlook ή στο To Do. Αυτές οι νέες εργασίες θα χρησιμοποιούν το ίδιο θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα περιλαμβάνουν το αρχικό email και έναν σύνδεσμο προς τη συνομιλία στο Outlook για γρήγορη αναφορά από τις εκκρεμείς εργασίες.

Προσθέστε εύκολα μια εργασία στο To Do από το Outlook για κινητά.

Επισημάνετε μέρος ενός μηνύματος email και προσθέστε το ως εργασία

Μερικές φορές το θέμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι αρκετά λεπτομερές για να δημιουργηθεί ως εργασία και η Microsoft πρέπει να είναι λίγο πιο συγκεκριμένη όταν η Microsoft προσθέτει ένα email ως εργασία, ώστε η Microsoft να γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνει γρήγορα η Microsoft.

Επιλέξτε ένα μέρος του μηνύματος για να προσθέσετε ότι ως εργασία, το μήνυμα email είναι πάντα συνημμένο σε αυτό.

Σχεδιάστε πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες σας εκ των προτέρων

Ο προγραμματισμός, η ιεράρχηση προτεραιοτήτων και η διασφάλιση ότι αποκλείετε χρόνο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι, να έχετε τον έλεγχο της ημέρας σας και τι πρέπει να κάνετε. Στο Outlook στο web, χρησιμοποιήστε την Ημέρα μου στο ημερολόγιο για να βεβαιωθείτε ότι εκχωρείτε χρόνο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες που είναι σημαντικές την ημέρα και την εβδομάδα σας.

Σύρετε και αποθέστε μια εργασία από το My Day στο ημερολόγιό σας για να τη μετατρέψετε σε μια εκδήλωση με αποκλεισμένη ώρα και υπενθυμίσεις.

Λάβετε βοήθεια από την Cortana καθώς προετοιμάζεστε για την ημέρα σας

Η Cortana μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για την ημέρα σας και να παρακολουθείτε τις δεσμεύσεις και τις συναντήσεις με τους Ενημερωτικό email από την Cortana. Θα λάβετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κοντά στην αρχή της εργάσιμης ημέρας σας, όταν η Cortana βρει εφαρμόσιμες συστάσεις εγγράφων που μπορείτε να ελέγξετε πριν από τις συναντήσεις σας και εκκρεμείς αιτήσεις από προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ίσως θέλετε να ακολουθήσετε. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας διευκολύνει επίσης να κρατήσετε "χρόνο εστίασης" κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας για αδιάκοπη εστιασμένη εργασία με τις ειδοποιήσεις του Microsoft Teams σε σίγαση.

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενημέρωσης περιέχει εξατομικευμένες προτάσεις και ενέργειες που μπορείτε να κάνετε απευθείας στα εισερχόμενά σας.

Κάντε ένα μικρό διάλειμμα μεταξύ των συναντήσεων, κάνοντάς τις πιο σύντομες από προεπιλογή

Σε μια εποχή που ο φόρτος των συσκέψεών σας έχει εκτοξευθεί στα ύψη και είναι πιθανό να έχετε πολλές συνεχόμενες ημέρες συναντήσεων, θα μπορούσε να είναι καλή ιδέα να κάνετε μια μικρή ανάσα μεταξύ τους. Μπορείτε να ρυθμίσετε όλες τις συσκέψεις σας να τελειώνουν νωρίς με το Outlook στον Ιστό ή το Outlook για Windows, να επιστρέψετε 5-15 λεπτά για να διασκεδάσετε ή να πιείτε έναν καφέ.

Ορίστε τα ραντεβού και τα συμβάντα να τελειώνουν νωρίς ως προεπιλογή στις Ρυθμίσεις ημερολογίου στο Outlook για Windows και web.

Ενημερωθείτε για το Play My Emails στο Outlook για Android

Η δοκιμή των εισερχομένων σας μπορεί να πάρει χρόνο στη μέρα σας, επομένως είναι υπέροχο όταν μπορείτε να ακούτε και να απαντάτε στο email σας ενώ είστε απασχολημένοι με άλλα πράγματα. Αφήστε την Cortana να διαβάσει τα νέα σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να ακούτε hands-free, να παραμένετε συνδεδεμένοι και να μάθετε γρήγορα εάν κάποιος έχει κάνει μια αλλαγή στο ημερολόγιό σας. Μάθετε περισσότερα για αυτό εδώ.

Μπορείτε επίσης να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη Teams από το Outlook με φωνητικές εντολές.

Ενημερώστε τις ώρες συσκέψεών σας για να ενημερώσετε τους συναδέλφους σας πότε είστε διαθέσιμοι

Καθώς οι συσκέψεις συνεχίζουν να καταλαμβάνουν μεγάλο μέρος των ημερών σας, φροντίστε να ενημερώσετε τις ώρες συσκέψεών σας ώστε να ταιριάζουν με την επιθυμητή διαθεσιμότητά σας, με αυτόν τον τρόπο οι συνάδελφοι έχουν τις καλύτερες πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητά σας για συνάντηση. Μπορείτε να το ρυθμίσετε στις Ρυθμίσεις ημερολογίου στο Outlook στο web ή στις Επιλογές ημερολογίου στο Outlook για Windows στην ενότητα "Ώρες εργασίας".