Microsoft kündigt neue Richtlinien für externe Mitarbeiter an, um deren geistiges Eigentum und vertrauliche Informationen besser zu schützen

Microsoft gab kürzlich seine Pläne bekannt, die Größe seiner Gesamtbelegschaft bis zum nächsten Jahr um bis zu 18,000 Stellen zu reduzieren. Dabei sollen etwa 12,500 Arbeitsplätze auf Fach- und Fabrikarbeiter von Nokia Devices and Services entfallen. Microsoft bietet allen Mitarbeitern, die von diesen Änderungen betroffen sind, Abfindungen sowie an vielen Standorten Hilfe beim Jobwechsel an. Darüber hinaus nimmt Microsoft einige Änderungen an Richtlinien in Bezug auf in den USA ansässiges externes Personal vor (einschließlich Zeitarbeitskräfte von Agenturen, Lieferanten und Geschäftsgäste). Gemäß der neuen Richtlinie haben externe Mitarbeiter von Microsoft nur für einen Zeitraum von 18 Monaten Zugang zu Microsoft-Gebäuden und dem Microsoft-Unternehmensnetzwerk. Danach ist eine 6-monatige Pause erforderlich, um wieder Zugang zu erhalten. Microsoft ist der Ansicht, dass diese neue Richtlinie ihr geistiges Eigentum und ihre vertraulichen Informationen besser schützen wird.

Mit unserer GeekWire, haben wir das vollständige Memo, das Microsoft bezüglich dieser Richtlinienänderung gesendet hat.

Aus: Microsoft GPG-Kommunikation
Datum: Freitag, 18. Juli 2014
Betreff: Änderungen am Microsoft-Netzwerk und Gebäudezugriff für externe Mitarbeiter

Der Zweck dieser E-Mail besteht darin, eine neue Richtlinie einzuführen, die unser geistiges Eigentum und vertrauliche Informationen von Microsoft besser schützt. Die Richtlinienänderung betrifft in den USA ansässige externe Mitarbeiter (einschließlich Zeitarbeitskräfte, Lieferanten und Geschäftsgäste) und beschränkt ihren Zugang zu Microsoft-Gebäuden und dem Microsoft-Unternehmensnetzwerk auf einen Zeitraum von 18 Monaten, mit einer erforderlichen sechsmonatigen Pause, bevor der Zugang gewährt werden kann aufs Neue. Wenn Ihre Mitarbeiter keinen Microsoft-Gebäude- oder -Netzwerkzugriff haben, gilt diese Richtlinienänderung nicht für sie und hat keine Auswirkungen darauf. Die Richtlinie trat am 1. Juli 2014 in Kraft und gilt wie folgt:

Art des externen Personals
Leiharbeiter (a-)
Alle anderen Arten von externem Personal, einschließlich Lieferanten und Geschäftsgäste (v- oder b-)

Neue Richtlinie für externe Mitarbeiter, die vor dem 1. Juli 2014 Zugriff hatten:

Ein Leiharbeitnehmer, der vor dem 1. Juli 2014 eingestellt wurde, kann weiterhin Dienstleistungen für die Dauer seiner ursprünglichen 365 Tage plus weitere sechs Monate erbringen, um ihn an die neue 18-monatige Zugangsrichtlinie anzupassen. Ihnen wird der Netzwerk- und Gebäudezugang für einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten entzogen.

Externe Mitarbeiter, die als Anbieter oder Geschäftsgast eingestuft sind und vor dem 1. Juli 2014 Zugriff auf das Microsoft-Gebäude oder das Unternehmensnetzwerk hatten, können 18 Monate lang, d. h. bis zum 1. Januar 2016, weiterhin Zugriff haben. Nach 18 Monaten wird der Netzwerk- und Gebäudezugriff entfernt für einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten.

Neue Richtlinie für externe Mitarbeiter, denen ab dem 1. Juli 2014 Zugriff gewährt wird:

Nach 18 Monaten wird der Netz- und Gebäudezugang für die Dauer von mindestens 6 Monaten entfernt.

Neue Richtlinie für ehemalige Microsoft-Mitarbeiter, denen als externer Mitarbeiter Zugriff gewährt wird:
Jeder Microsoft-Mitarbeiter, der am oder nach dem 1. Juli 2014 von Microsoft ausgeschieden ist, muss zwischen dem Tag, an dem der Mitarbeiter sich von Microsoft trennt, und dem Datum, an dem der ehemalige Mitarbeiter eine Aufgabe als Externer antreten kann, eine mindestens 6-monatige Zugriffspause einlegen Mitarbeiter, die Dienstleistungen für Microsoft erbringen.

Während der Netzwerk- und Gebäudezugriff erforderlich sein kann, um die Projektarbeit effektiv abzuschließen, haben wir oft effektive Mittel, um zusammenzuarbeiten, ohne Zugriff zu gewähren. Diese Richtlinie wird unseren Sponsoren dabei helfen, wohlüberlegte Entscheidungen in Bezug auf den Netzwerk- und Gebäudezugriff zu treffen, um den Schutz der vertraulichen Kommunikation von Microsoft zu stärken.

Wir schätzen Ihre Partnerschaft und danken Ihnen im Voraus für Ihre Unterstützung in den nächsten 18 Monaten, während Sie mit Ihren Sponsoren zusammenarbeiten, um die geschäftlichen Auswirkungen dieser Änderungen auf Microsoft zu verstehen und die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Bitte geben Sie diese Informationen an die Microsoft Account Manager Ihres Unternehmens und an Ihre Mitarbeiter bei Microsoft weiter. Wenn Sie Fragen haben, senden Sie bitte eine E-Mail an unser Microsoft External Staff Operations-Team, das Ihnen gerne weiterhilft. Beachten Sie auch, dass wir unsere Mitarbeiter, die externes Personal sponsern, gebeten haben, alle Fragen ebenfalls an unser External Staff Operations Team weiterzuleiten.

Vielen Dank,
Das Microsoft Global Procurement-Team

FAQs
Zugriffsbasierte Zuweisungslänge

F: Was sind externe Mitarbeiter?

A: Externes Personal ist ein Überbegriff für Personen, die befristet Dienstleistungen für Microsoft erbringen. Beispiele hierfür sind Berater, Zeitarbeiter, Verkäufer, Freiberufler, Freiberufler und Auftragnehmer, Personalaufstockung und Geschäftsgäste.

F: Was ist die neue Richtlinie?

A: Alle externen Mitarbeiter, die Zugriff auf das Microsoft-Unternehmensnetzwerk oder -Gebäude haben, haben möglicherweise nur für einen Zeitraum von 18 Monaten Zugriff. Am Ende der 18 Monate wird das Microsoft-Unternehmensnetzwerk und der Gebäudezugriff der externen Mitarbeiter für mindestens sechs Monate entfernt, bevor der Zugriff erneut angefordert werden kann. Die 18-Monats-Frist beginnt mit dem ersten Tag des ersten netzzugangs- oder gebäudezugangspflichtigen Einsatzes bzw. dem ersten Tag eines neuen Einsatzes nach sechsmonatiger Zugangspause und läuft fortlaufend. Externe Mitarbeiter können während des 18-Monats-Zeitraums mehr als einen Auftrag von Microsoft annehmen, aber ihr Zugriff wird nach Ablauf des 18-Monats-Datums entfernt. Externe Mitarbeiter ohne Zugriff auf das Microsoft-Unternehmensnetzwerk oder Gebäude unterliegen nicht der neuen Richtlinie.

F: Was passiert nach den 18 Monaten?

A: Die 18-Monats-Uhr beginnt am 1. Juli 2014 für externe Mitarbeiter, die zu diesem Zeitpunkt Zugriff auf das Microsoft-Unternehmensnetzwerk oder -Gebäude haben. In diesem Fall beginnt die erforderliche sechsmonatige Pause am 1. Januar 2016. Während dieser sechsmonatigen Pause wird den externen Mitarbeitern ihr Microsoft-Unternehmensnetzwerk und der Gebäudezugang entzogen.

Zeitarbeitskräfte (a-), die zum 1. Juli 2014 Zugang zum Microsoft-Unternehmensnetzwerk oder zu Gebäuden hatten und in unseren Systemen aktiv waren, dürfen weiterhin Dienstleistungen für die Dauer der ursprünglichen Einsatzdauer von 365 Tagen zuzüglich eines zusätzlichen Tages erbringen sechs Monate.

Alle externen Mitarbeiter (einschließlich Leiharbeitnehmer), die nach dem 1. Juli 2014 anfangen, werden an die 18-Monats-Richtlinie angepasst.

F: Warum hat Microsoft gerade seine Richtlinie für externe Mitarbeiter (Lieferanten, Zeitarbeitskräfte von Agenturen, Geschäftsgäste) so geändert, dass sie auf eine 18-monatige Entsendung mit der Anforderung beschränkt sind, zwischen den Entsendungen eine 6-monatige Pause einzulegen? Ist dies ein Teil der angekündigten Kürzungen?

A: Nein. Die Richtlinie gilt nur für externe Mitarbeiter, die Zugang zu Microsoft-Gebäuden und -Netzwerken haben, und wurde eingeführt, um das geistige Eigentum und die Vertraulichkeit von Microsoft besser zu schützen.

F: Warum machen einige Mitarbeiter von Lieferanten keine Pausen, wenn andere dies tun?

A: Es gibt einige Geschäftsfunktionen und -prozesse, die vollständig ausgelagert wurden (Outsourcing), wie z. B. Cafeteria-Dienste, Landschaftsgestaltung und Call Center. Diese Outsourcing-Verträge sind begrenzt, erfordern die Erfüllung bestimmter Kriterien und müssen einen strengen Genehmigungsprozess durchlaufen.

F: Können meine Mitarbeiter weiterhin an Microsoft-Engagements arbeiten, wenn sie keinen Zugriff mehr auf das Netzwerk oder Gebäude haben?

A: Wenn die Arbeit keinen Zugriff auf das Microsoft-Unternehmensnetzwerk oder Gebäude erfordert, ist Ihr Mitarbeiter nicht daran gehindert, zur Unterstützung des Lieferantenengagements mit Microsoft zu arbeiten.

F: Was passiert, wenn mein Mitarbeiter für ein Engagement in einem anderen Land benötigt wird?

A: Derzeit gilt die Richtlinie nur für die USA. Wenn Ihr Mitarbeiter außerhalb der USA sitzt, kann er oder sie dies in Übereinstimmung mit den für dieses Land geltenden Microsoft-Richtlinien tun. Wenn sich die Ressource jedoch außerhalb der USA befindet, aber einem US-Firmencode zugewiesen ist, gilt die Richtlinie. Sie können den Microsoft-Sponsor in diesem Szenario anweisen, mit seinem Finanzcontroller zusammenzuarbeiten, um Ihre Ressource in der Kostenstelle einzurichten, die dem richtigen physischen Standort zugeordnet ist.

F: Was ist, wenn mein Mitarbeiter ein Engagement außerhalb der USA hatte und ohne Unterbrechung ein neues Engagement in den USA beginnt? Können sie mit der neuen Verlobung fortfahren?

A: Derzeit gilt die Richtlinie nur für die USA. Wenn Ihr Mitarbeiter außerhalb der USA für ein Microsoft-Projekt oder einen Auftrag tätig ist und dann für ein neues oder ähnliches Engagement in die USA kommt, beginnt die Uhr, sobald er oder sie in die USA zieht und das neue Engagement beginnt. Die 18 Monate beginnen mit dem ersten Tag des Einsatzes und laufen fortlaufend bis zum Ende der 18 Monate. Externen Mitarbeitern darf der Zugang erst nach einer 6-monatigen Zugangspause wieder gewährt werden.

F: Was ist, wenn mein Mitarbeiter stufenweise arbeitet (1 Monat an, 1 Monat frei)? Wie wird die Auftragslänge gemessen?

A: Ab dem ersten Tag des ersten Einsatzes hat der Mitarbeiter 18 Monate lang Zugriff auf das Microsoft-Netzwerk und die Gebäude. Während dieses Zeitraums können sie so oft an und außerhalb des Auftrags arbeiten, wie es der Microsoft-Sponsor vorschreibt. Wenn die Zugriffspausen zwischen den Einsätzen weniger als 6 Monate betragen, wird die gesamte Zeit in die 18-monatige Einsatzdauer eingerechnet. Wenn eine Unterbrechung 6 Monate oder länger dauert, beginnt ein neuer Zeitraum von 18 Monaten am ersten Tag des ersten Einsatzes nach dieser Unterbrechung.

Wechsel des Arbeitgebers

F: Wir möchten einen ehemaligen Microsoft-Mitarbeiter für ein Microsoft-Projekt oder einen Auftrag als externe Personalressource engagieren. Muss das externe Personal vor dem Start eine Pause einlegen?

A: Ja, eine Pause ist erforderlich. Dem externen Personal darf der Netz- oder Gebäudezugang erst gewährt werden, wenn er nach dem letzten Tag seiner Microsoft-Beschäftigung eine sechsmonatige Pause eingelegt hat.

F: Mein Mitarbeiter hat kürzlich für einen anderen Lieferanten gearbeitet; Muss er oder sie zwischen den Aufgaben eine Pause machen?

A: Solange der externe Mitarbeiter nicht für den vollen Zeitraum von 18 Monaten gearbeitet hat, können Sie ihn oder sie für eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt engagieren, ohne dass er oder sie eine Pause von Microsoft einlegt. Externes Personal kann während des 18-Monats-Zeitraums, der mit seiner oder ihrer ersten Beauftragung begann, mit der Erbringung von Dienstleistungen für Microsoft arbeiten (unabhängig vom Arbeitgeber des Lieferanten).