Verschiedene Möglichkeiten zum Freigeben von Outlook-Kalendern

Die meisten Fachleute und Organisationen verwenden Outlook, um mit relevanten Personen in ihren Unternehmen zu kommunizieren. Noch wichtiger ist, dass dieses Microsoft-Softwaresystem zur Verwaltung persönlicher Informationen dank seiner Kalenderfunktionen und -tools es Ihnen ermöglicht, andere über Ihren Terminplan zu informieren. Damit können Sie Ihren Kollegen ganz einfach mitteilen, wann sie Sie kontaktieren können. Darüber hinaus können Sie andere Details und Dateien Ihres Kalenders freigeben. Das können Sie ganz einfach in wenigen einfachen Schritten tun. Es gibt Möglichkeiten, dies zu tun, da auf Outlook über das Web oder eine Desktop-App zugegriffen werden kann. Sie können ihn auch veröffentlichen, damit jeder Ihren Kalender anzeigen oder abonnieren kann.

Teilen Sie den Kalender über die Desktop-App

1. Starten Sie die Outlook-App auf Ihrem Computer.
2. Die App hat verschiedene Ansichten. Wechseln Sie in Mail zur Kalenderansicht, indem Sie auf das Symbol unten links auf dem Bildschirm klicken.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Startseite“ des Kalenders den Befehl „Kalender teilen“. Wenn Sie darauf klicken, wird die Option „Kalender“ unter Ihrer Outlook-E-Mail-Adresse angezeigt. Klicken Sie darauf, um den Kalender auszuwählen, den Sie freigeben möchten.
4. Ein Dialogfeld „Kalendereigenschaften“ wird angezeigt und im Abschnitt „Berechtigungen“ geöffnet. Hier müssen Sie die Benutzer hinzufügen, die nur auf den freizugebenden Kalender zugreifen sollen. Klicken Sie dazu auf „Hinzufügen…“.
5. Im sich öffnenden Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“ sehen Sie Ihre Kontaktliste. Sie können eine nach der anderen auswählen oder nach einer bestimmten suchen. Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf „Hinzufügen“. Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
6. Sie befinden sich wieder im Dialogfeld „Kalendereigenschaften“ mit den hinzugefügten Benutzern. Jetzt können Sie ihnen nacheinander Berechtigungen zuweisen. Klicken Sie einfach nacheinander auf E-Mail und wählen Sie den Zugriff aus, den Sie gewähren möchten (kann sehen, wenn ich beschäftigt bin, kann Titel und Orte sehen, kann alle Details sehen, kann bearbeiten, delegieren). Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen und dann auf OK, um alles zu speichern.
7. Eine E-Mail wird an die von Ihnen hinzugefügten Benutzer gesendet, und sie können die Einladung annehmen oder ablehnen. Sie können es dann anzeigen, indem sie zur Kalenderansicht ihres Outlooks gehen und nach unten zur linken Navigationsleiste scrollen. Klicken Sie auf „Gemeinsamer Kalender“ und wählen Sie den von Ihnen gesendeten Kalenderplan aus. Sie können es separat von ihren eigenen Kalendern anzeigen oder es im Überlagerungsmodus verwenden, um es zu vergleichen und zu sehen, ob es Konflikte in den Zeitplänen gibt.

Hinweis: Die Freigabe Ihres Kalenders in einer E-Mail über den Befehl „E-Mail-Kalender“ ist mit Outlook für Microsoft 365 nicht mehr verfügbar. Die Funktion, mit der Benutzer eine statische Kopie eines Kalenders für einen bestimmten Datumsbereich per E-Mail senden können, wobei Aktualisierungen und Änderungen vorgenommen werden vom Empfänger nicht gesehen werden. 

Kalender über das Web freigeben

1. Launch Outlook über das Internet. Das Layout der Web- und Desktop-Outlook-Apps ist etwas anders, aber beide sind intuitiv. Wechseln Sie zur Kalenderansicht, indem Sie auf das Kalendersymbol unter E-Mail in der linken Navigationsleiste klicken.
2. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Teilen“. Es öffnet sich ein Fenster namens „Freigabe und Berechtigungen“, in dem Sie Benutzer hinzufügen können. Es gibt auch eine andere Möglichkeit, dieses Fenster zu starten. Wenn Sie einen bestimmten Kalender freigeben möchten (unter „Meine Kalender“ auf der linken Oberfläche), können Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf klicken oder das Symbol mit den drei Schaltflächen auswählen, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger bewegen, und „Freigabe und Berechtigungen“ werden geöffnet.
3. Im Fenster „Freigabe und Berechtigungen“ können Sie die E-Mail-Adressen der Personen suchen, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Beim Tippen werden Vorschläge angezeigt. Sie können sie einfach auswählen. 
4. Bei der Auswahl eines Benutzers werden Sie nach der Art der Berechtigung gefragt, die Sie erteilen möchten. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Benutzer und wählen Sie den Zugriff aus, den er haben kann (kann alle meine Details anzeigen oder bearbeiten). Anders als in der Desktop-App müssen Sie dem Benutzer direkt nach der Auswahl die Berechtigung erteilen, um nach einem anderen zu suchen. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ klicken, wird sofort eine Einladung gesendet. Stellen Sie also sicher, dass Sie den Zugriff gewähren möchten.
5. Suchen Sie wiederholt nach Benutzern und weisen Sie Berechtigungen zu, bis Sie fertig sind.
6. Eine Einladung wird direkt an den Benutzer gesendet und er akzeptiert oder lehnt sie ab. Sie können die Berechtigungen jederzeit ändern oder die Freigabe beenden, indem Sie erneut zu Freigabe und Berechtigungen gehen und nach einem bestimmten Benutzer suchen.

Kalender im Web veröffentlichen

1. Starten Sie Outlook im Web und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben links auf dem Bildschirm, um die Einstellungen zu öffnen. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
3. Wenn das Fenster „Einstellungen“ angezeigt wird, gehen Sie zum Abschnitt „Kalender“ und klicken Sie dann auf „Kalender teilen“.
4. Unter „Kalender veröffentlichen“ gibt es Dropdown-Menüs, mit denen Sie den Kalender auswählen können, den Sie veröffentlichen möchten, sowie die Berechtigungen (kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin und kann alle Details anzeigen). Klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen, sobald Sie alles eingerichtet haben. Hinweis: Die Auswahl eines HTML-Links bedeutet, dass die Empfänger die URL kopieren und in einen Browser einfügen können. Dadurch können sie den Kalender in einem neuen Browserfenster anzeigen. In der Zwischenzeit können sie über einen ICS-Link die ICS-Datei herunterladen und in Outlook importieren und sie sogar verwenden, um Ihren Kalender über Outlook zu abonnieren. Außerdem lassen sowohl HTML- als auch ICS-Links keine Bearbeitung Ihres Kalenders zu.
5. Wenn Sie die Veröffentlichung des Kalenders aufheben müssen, folgen Sie einfach denselben Schritten, außer dass Sie jetzt auf „Veröffentlichung aufheben“ klicken.

Teilen Sie Outlook-Kalenderereignisse über die mobile App mit Ihren Kontakten

1. Sie können Ihren Kalender nicht über die mobile Outlook-App freigeben, aber Sie können Kontakte als Teilnehmer zu einem Ereignis einladen. Starten Sie einfach die App und gehen Sie zur Kalenderansicht, indem Sie auf das dritte Symbol unten auf dem Bildschirm der App tippen.
2. Tippen Sie auf das Plus-Symbol. Damit können Sie ein Ereignis erstellen.
3. Füllen Sie die erforderlichen Abschnitte der Einladung aus, z. B. Titel, Ort, Beschreibung und mehr. Geben Sie unter dem Titel die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
4. Klicken Sie auf das Häkchen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um die Einladung zu speichern und die Einladungen an Ihre ausgewählten Teilnehmer zu senden.