8 bedste AI-værktøjer til Event Management i 2024

Disse bedste AI-værktøjer til event management giver dig mulighed for at gennemføre brand- og virksomhedsbegivenheder smart, med succes og til en overkommelig pris.

Efter at have gennemgået mere end 32 værktøjer, der hævder at tilbyde AI-egenskaber, fandt jeg de 8 bedste muligheder.

Uanset om du arrangerer en virksomhedskonference, en gallaindsamling eller et virtuelt topmøde, gør disse AI-begivenhedsstyringsapps hele forskellen.

Bedste AI-værktøjer til Event Management

Jeg havde strenge krav til de værktøjer, jeg havde med på min liste. De skal hjælpe dig med at planlægge, budgettere, vælge spillesteder, vælge og administrere leverandører, promovere, registrere deltagere, koordinere logistik og administrere gæstedeltagelse.

Følgende AI-værktøjer dækker alt ovenstående. Her er et hurtigt overblik:

Værktøjsnavn	Koste	perron	God til	Nødvendige forbedringer
Holdbar AI	Starter ved $15.00/måned	Website	Opbygning af hjemmeside, e-mail marketing, CRM-kontakter, fakturering, indlejring af tredjepartsindhold	Bør tilbyde native billetsalg eller løsninger til salg af pladser til begivenheder
Monarch	$ 14.99 / måned	Mobil og web	Eventbudgettering, økonomisk rapportering, udgiftsovervågning	Skal integrere tekst-til-budget- og billed-til-budget-funktioner med AI
I dag	Starter fra 5% servicegebyr	Website	Alt-i-én event management copilot med AI	Bør tillade brugere at prøve AI-copiloten autonomt
Deltager interaktiv	Tilpasset prisfastsættelse	Website	Administrer eventlogistik og deltagelse med AI	Gør AI tilgængelig i hændelsesstyringsmoduler
QueryPal	Starter ved $15.00/bruger/måned	Slack og Teams	AI chatbot til at besvare forespørgsler knyttet til begivenhedsdata, tekster, websteder, databaser, vidensbaser osv.	Bør udvide platformsupport til mobilapps og websteder
Oveit	Starter ved $199.00/måned	Mobil og web	En GPT-drevet AI, der foreslår hændelseskonfigurationstrin, salgsfremmende og marketingindsigt, generering af artikler	Faciliter dyb integration af EventGPT med webgrænseflade til eventstyring
RingCentral-begivenheder	Starter ved $750.00/licens/år	Website	Skal facilitere tekst-til-budget- og billed-til-budget-funktioner med AI	Bør rekonstruere prismodellen for at lade mærker og bureauer afprøve begrænsede funktioner som forsøg
Koefficient	Starter ved $49/måned	Desktop og web	AI-datanalytikværktøj til Google Sheets og Microsoft Excel	Introducer skabeloner specifikt til begivenhedsstyringsscenarier

Lad os nu udforske hver app mere detaljeret:

Holdbar AI

Durable AI er et fantastisk værktøj til at skabe hjemmesider til begivenhed forfremmelse, markedsføring, billettering, og mange andre opgaver relateret til event management. Den bruger tekst-til-sted-teknologi til at oprette websteder via prompter.

Du behøver ikke at oprette webstedsindhold, billeder, farvepaletter, sidemenuer osv. Den AI-webstedsbygger vil automatisk producere passende indhold i henhold til de instruktioner, du giver i dine prompter.

Det tilbyder også AI-drevet marketingautomatisering tjenester. Så du kan nemt promovere din begivenhed for maksimalt engagement gennem kanaler som sociale medier, e-mail, Google Ads, og anmeldelser.

Der er et CRM, du kan bruge til tilføje deltagere, udsigter, gæsterosv., og opretholde konstant kommunikation med dem. Hvis du vil sælge bulkbilletter til virksomhedsenheder, kan du også bruge Durable's AI faktureringsværktøj.

AI-websteder, der er oprettet via appen, giver dig mulighed for at skabe en online kommunikationsplatform for eventledelsesteamet og deltagere. Til dette formål kan du tilføje de nødvendige webstedswidgets som f.eks Messenger-chat, Telegram-knapog WhatsApp knap.

Til registrering og billettering kan du bruge Integrer funktion til at forbinde tredjeparts billetsalg og registreringstjenester til din Durable AI-ejendom.

For at forstå, hvordan potentielle gæster og deltagere interagerer med din begivenheds hjemmeside, kan du bruge AI webstedsanalyseværktøj I dette modul kan du få adgang til metrics som f.eks Besøg pr. dag, Online brugere, Unikke besøgende, Sidevisninger, Mest sete sider, Mest rullede sider, SpidstiderOsv

Med hensyn til privatliv og sikkerhed, Durable AI's Privatlivspolitik hævder, at værktøjet bruger kommercielt levedygtige og standardsikkerhedsprotokoller til at beskytte dine webstedsdata. Den bruger Secure Bearings netværk og cloud-infrastrukturer til at beskytte dine data.

Prøv Holdbar AI

Monarch

Monarch er en AI-drevet budget-app til eventudgiftssporing. Den leveres med en regnearkslignende transaktionsovervågningsdatabase. Når det er synkroniseret med den dedikerede bankkonto til begivenheden, henter værktøjet automatisk de relevante udgifter under specifikke tags.

Du kan oprette en eller flere begivenhedsudgiftsplaner i dedikerede regneark med kredithoveder som godkendte budgetter af kunder og udgiftshoveder som websites, mobile apps, billettering, mad, dekorationer, handelssystemer, rekvisitterOg meget mere.

Du kan også tilføje et mål for udgifterne for at undgå over- eller underudnyttelse af midler. I dashboardet vil Monarch vise dig et klart billede af brugt budget, kreditter tilbage, og opnåede mål.

Monarch bruger state-of-the-art sikkerhedssystemer til at beskytte dine finansielle data og bankkonti mod svindel og hackere. Det bruger finansielle data, der samler tjenester fra Finicitet og Plaid. Disse tredjepartsudbydere bruger rollebaserede adgangskontroller og datakryptering til at overføre dine økonomiske data fra kilden til Monarch-appen.

De udgiver også SOC 2 Type 2 rapporterer, som angiver overholdelse af den højeste standard for finansiel datasikkerhed.

Prøv Monarch

I dag

I dag er den første af sin slags AI copilot for event managers og bureauer. Den adresserer de almindelige smertepunkter ved eventplanlægning, som f.eks endeløse opkald og e-mails, stramme tidsplanerog budgetproblemer.

Dens AI automatiserer forskellige opgaver, herunder at nå ud til spillesteder og leverandører, administrere e-mails og opkald og hjælpe med budgetstyring.

Især tilbyder det personaliserede anbefalinger skræddersyet til dine krav. AI'en tilpasser sig hele holdets individuelle smag. Det tilbyder en skræddersyet digital begivenhedsplanlægger, der er tilgængelig til enhver tid.

Vægten er lagt på at forenkle planlægningsprocessen, hvilket gør den ikke kun effektiv, men også fornøjelig.

Prøv I dag

Deltager interaktiv

Attendee Interactive er et AI-værktøj, der dækker de fire mest kritiske faser af event management. Det hjælper dig med at strømline, organisere og lette opgaver begivenhedsplanlægning, begivenhedslogistik, deltagernes læringog deltagerengagement.

AI-værktøjet er meget tilpasses. Du kan foretage ændringer i din begivenhed, når det er nødvendigt, og appens kommunikationskanaler informerer automatisk dit team, leverandører, deltagere og alle andre involverede.

Det kan også nemt hjælpe dig lave en budgetplan. Derefter kan du spore udgifter i realtid, oprette økonomistyringsrapporter og dele dem.

For at holde dine deltagere glade får du også følgende funktioner:

• Tilmelding til arrangementer
• Online begivenhedsportaler
• Virtuel begivenhedsudsendelse
• En dedikeret mobilapp til ledelsesteamet og deltagerne
• Audiovisuelt indholdsproduktion og præsentation

Desuden bruger AI data indsamlet fra tidligere og nuværende begivenheder til at planlægge fremtidige. Det opdager forbedringsmuligheder og udgiftshoveder, hvor der kan spares og tilpasser planen for næste arrangement automatisk.

Prøv Deltager interaktiv

QueryPal

QueryPal bruger Store sprogmodeller (LLM'er) og GenAI at give præcise svar på spørgsmål knyttet til dit brand.

Derfor er dette det perfekte AI chatbot for at besvare alle spørgsmål vedrørende dit arrangement automatisk. Du kan også oprette forskellige modeller af QueryPal, der passer til en bred vifte af begivenheder.

Når du giver værktøjet adgang til din begivenheds vidensbaser, planlægningsdokumenter, chatkanaler osv., udtrækker chatbotten information for at forberede svar. Det kan indsamle data fra forskellige apps som f.eks Begreb, Sløve tekster, Confluence, Jira, Microsoft Teams-meddelelserog PDF-filer, for at skabe skræddersyede svar til medlemmer af begivenhedsledelsen, leverandører og gæster.

Prøv QueryPal

Oveit

Oveit er en komplet event management løsning med en skræddersyet AI til begivenhedsplanlægning, budgettering, deltagervejledning, begivenhedskommunikation, og mere. Kernen er EventGPT AI, som igen er drevet af OpenAIs GPT 4.0-model.

Det fungerer som en event management assistent. Hvis du har brug for hjælp til at opsætte de korrekt skalerede betalings- og begivenhedsregistreringssystemer, vil AI guide dig gennem hele processen.

For at hjælpe dig med at øge tilmeldinger og deltagelse, AI leder efter netværksmuligheder blandt de tilmeldte deltagere. Hvis den finder nogen, advarer den dig om at sende marketingkommunikation til personer, der er forbundet med den registrerede deltager.

Antag, at du kæmper for at finde ud af, hvilken slags aktiviteter dine gæster gerne vil have, kan du bede EventGPT AI om at foreslå relevante ideer. Det kan også hjælpe dig med at skabe professionelt og engagerende indhold til sociale medier, e-mail, messenger apps, websites, destinationssider, Google Adsosv. Dette giver dig mulighed for tydeligt at kommunikere med gæsterne.

Ofte finder du det udfordrende at vælge de rigtige leverandører til forskellige forsyninger og tjenester til dit arrangement. Her kan EventGPT analysere ydeevne, track records og dokumenter fra nye leverandører og finde ud af, hvem der kan tilbyde den bedste service til en overkommelig pris.

Prøv Oveit

RingCentral-begivenheder

Hvis du planlægger at være vært for en gigantisk forretningsbegivenhed, der spænder over online-, offsite- og onsite-lokationer, skal du prøve AI-begivenheder af RingCentral. Dens AI hjælper dig fra start til slut – fra begivenhedsplanlægning til indsamling af feedback ved afslutningsceremonien.

Værktøjet er så kraftfuldt, at du kan skalere det op til klare mere end 100,000 deltagere i hybride eller virkelige begivenheder. Denne AI-begivenhedscopilot tilbyder følgende alt-i-én-tjenester:

• Producer onlinesider til begivenheder ved hjælp af AI-genereret indhold.
• Opret meget engagerende kopier og tekster til e-mails og landingssider.
• En AI-baseret multimedieeditor til at udtrække spændende videoklip fra begivenhedsoptagelser, så du kan dele korte videoer på YouTube, Facebook, Instagram, TikTok og mere.
• Et samlet dataanalysearbejdsområde og dashboard til at visualisere data fra billetsalg, engagementsscore, ventelister, indtægt fra registrering og mere.

RingCentral Events-værktøjet tilbyder datasikkerhed og privatlivsfunktioner i virksomhedskvalitet. Det har aktive overholdelsescertifikater fra topdatabeskyttelsesorganer som CPRA, GDPR og CCPA. Værktøjet sletter også alle spor af begivenheden og dens deltagere, når du beslutter dig for at lukke event management-projektet.

Prøv RingCentral-begivenheder

Koefficient

Du analyserer ofte data fra tidligere begivenheder for at planlægge og planlægge kommende. De data, du indsamler, kan dog omfatte tusindvis af rækker og kolonner. Oven i det, hvis der er mere end én begivenhed, kan du kun forestille dig, hvor udfordrende dataanalyse kunne blive.

Her kommer koefficienten til undsætning.

Det tilbyder AI-drevet dataanalyse, så du nemt kan importere et enormt rådatasæt fra Microsoft Excel eller Google Sheets. Den guider dig derefter gennem brugen af ​​generativ AI i følgende aspekter:

• Lær om vigtige filtre i dit datasæt.
• Opret automatiske pivottabeller i desktop- og onlinedatasæt på Excel og Google Sheets.
• Opdater regnearksdata automatisk.
• Brug forudkonfigurerede dashboards og rapporter til at komme i gang fra et anker i stedet for fra bunden.
• Opdater skydatasæt fra Google Sheets i MS SQL, MySQL, Snowflake osv.

Et avanceret brugstilfælde af Coefficient er analyse af deltagernes stemning.

Du kan indsamle anmeldelser, feedback, kommentarerosv. fra deltagere i et arbejdsark. Brug derefter GPT-drevne funktioner i Google Sheets til at analysere dem for at oprette en følelsesanalyseprofil. Ved at bruge dette kan du sende personlig kommunikation til dine deltagere.

Prøv Koefficient

Fordele ved at bruge AI til Event Management

Lad os nedenfor udforske fordelene ved at bruge AI til begivenhedsstyringsprocesser, understøttet af eksempler fra den virkelige verden:

Strømline begivenhedsplanlægningsopgaver

I dag bruger Attendee Interactive, Oveit osv. avancerede algoritmer til at strømline sager relateret til planlægning. For eksempel kan AI analysere historiske deltagerdata og deltagerpræferencer for at anbefale ideelle spillesteder. Således kan du spare tid og ressourcer ved at sikre de begivenhedssteder, deltagerne ønsker.

Tilbyd en fantastisk gæsteoplevelse

Integrering af AI-drevne chatbots i begivenheder, som dem der ses på TED-konferencer eller Dreamforce, forbedrer deltagernes oplevelser. Disse værktøjer giver øjeblikkelig assistance, så gæsterne nemt kan få adgang til programdata, navigere i spillestedslayouterne osv. AI-værktøjer tilbyder også personlige anbefalinger, der forbedrer oplevelsen yderligere.

Effektiv og overkommelig kampagne:

Værktøjer som Oveit, Eventcombo, RingCentral Events og ExpoPlatform bruger AI-algoritmer til at optimere marketingkampagner. For eksempel analyserer den AI-drevne marketingautomatiseringsfunktion publikums demografi og adfærd. Derefter kører den målrettede e-mail-kampagner. Processen sikrer, at begivenhedskampagner når ud til det rigtige publikum på det rigtige tidspunkt, hvilket maksimerer turnaround til en minimal pris.

Ubesværet dataanalyse og indsigt:

AI-analyseværktøjer, såsom Coefficient, leverer handlingsvenlig indsigt i deltagernes præferencer og adfærd. For eksempel kan analyse af sociale mediers interaktioner og undersøgelser efter begivenheden afsløre, hvilke sessioner eller aktiviteter der gav mest genlyd hos deltagerne. Så næste gang kan du fokusere på disse aktiviteter for at generere mere deltagelse fra målgruppen.

Automatisering og nøjagtighed

Disse AI-systemer strømliner deltagernes indtjekning ved at inkorporere funktioner som ansigtsgenkendelse. En sådan teknologi reducerer også ventetider og forbedrer den samlede effektivitet af begivenheder. For ikke at nævne, systemet sikrer præcis deltagersporing og legitimationsbekræftelse.

Prisoverkommelighed

På trods af misforståelser er det overkommeligt at integrere AI i event management. Mange AI-drevne værktøjer tilbyder fleksible prismodeller, såsom pay-per-use eller abonnementsbaserede planer. Desuden resulterer de tids- og ressourcebesparelser, du opnår ved AI-implementering, i betydelige omkostningsreduktioner.

Bedre ROI

Alle fordelene ovenfor kombineres for at producere bedre ROI. Du får bedre markedsføring, flere deltagere og automatisering for den bedst mulige oplevelse.

Sådan vælger du den bedste AI til styring af begivenheder

Før du abonnerer på en AI-hændelsesstyringsapp, skal du kigge efter følgende funktioner:

Datasikkerhed og privatliv

Når du arbejder med mennesker og personlige data, er sikkerhed i højsædet. Se efter et AI-værktøj, der prioriterer det med funktioner som:

• Kryptering: Krypteringstyper som SSL, HTTPS, TLS osv. forvrider dine begivenhedsdata, hvilket gør dem ulæselige for uautoriserede parter.
• Adgangskontrol: Dette sikrer, at værktøjet tilbyder detaljerede adgangskontroller, så du kan begrænse brugertilladelser til specifikke datasæt, spillestedsområder, forbrugskraft osv.
• Overholdelse: Vælg en AI-løsning, der overholder relevante databeskyttelsesforskrifter, såsom GDPR og CCPA.

Integration med tredjepartsapps

En problemfri integration med dit nuværende event management økosystem er vigtig. Det ideelle AI-værktøj bør integreres ubesværet med apps, du allerede bruger, som:

• CRM-software: Dette lader dig udnytte eksisterende kunde- og leaddata til målrettede marketingkampagner og personlige deltageroplevelser.
• E-mail marketing værktøjer: Strømlin kommunikationen med deltagerne ved at integrere din e-mail-marketingplatform med dit AI-værktøj.
• Betalingsportaler: Sørg for, at dit valgte AI-værktøj integreres med sikre betalingsgateways for at lette nem og bekvem online registrering og billetsalg.

Automation

AI udmærker sig ved at automatisere gentagne opgaver, hvilket frigør din tid til at fokusere på strategisk planlægning og kreativitet. Se efter funktioner, der automatiserer opgaver som:

• Tilmelding og billetsalg: Automatiser registreringsprocessen, så deltagerne kan registrere sig og købe billetter online på selvbetjeningsplatforme.
• E-mail opfølgninger: Konfigurer automatiske e-mail-sekvenser for påmindelser før begivenheder, undersøgelser efter begivenhed og feedbackanmodninger.
• Opgavestyring: Udnyt AI til at oprette automatiserede opgavelister og påmindelser, og hold din begivenhedsplanlægningsproces organiseret som en AI projektleder.

Maskinindlæring (ML)

Du skal også bruge Machine Learning i dit AI-hændelsesstyringsværktøj. Denne teknologi lader din software analyser tidligere hændelsesdata for at udtrække indsigt. Det giver også værktøjer til at skabe simuleringer af begivenheder for at vælge det bedste scenarie fra mange prøver.

Derfor kan du gradvist forbedre det samlede resultat af dine arrangementer, uanset om det handler om at øge antallet af abonnenter, kunder eller investorer.

Natural Language Processing (NLP)

NLP-teknologi giver AI-værktøjer mulighed for at kommunikere med dig, dine begivenhedsledelsesteams og gæster på naturlige sprog som engelsk, fransk, spansk, tysk og så videre. Antag, at du vil oprette en hjemmeside til en kommende begivenhedsregistrering. Du kan bruge tekst-til-websted funktioner at opnå det uden at vide, hvordan man koder en hjemmeside.

På samme måde kan NLP hjælpe dig oprette kopier, der konverterer deltagere, e-mails, der tiltrækker tilmeldinger, videoer, der imponerer gæster, og så videre blot ved at kommandere AI'en i simple tekster.

Ubesværet UI og UX

Brugergrænsefladen til det værktøj, du vælger, skal være enkel og let at forstå. For eksempel, hvis du tilbyder online billetsalg, bør appen vises detaljerede instruktioner om registrering. Brugere bør ikke bruge tid på at lære appen eller webgrænsefladen, ellers kan de afbryde begivenhedsregistreringsprocessen.

Personalisering af apps og websteder til en begivenhed med ingen kode er også en vigtig del af brugergrænsefladen. Se efter værktøjer, der giver dine begivenhedsteams mulighed for visuelt at rekonstruere app- og webstedsdele i henhold til begivenhedstemaet, brandingretningslinjer og mere.

Kompatibilitet

Sørg for, at det valgte AI-værktøj er kompatibelt med din nuværende hardware- og softwareinfrastruktur. Overvej faktorer som:

• Enhedskompatibilitet: Vil AI-værktøjet køre problemfrit på dine foretrukne enheder (bærbare computere, tablets, smartphones)?
• Operativsystemkompatibilitet: Er værktøjet kompatibelt med dit operativsystem (Windows, Mac osv.)?
• Internet båndbredde: Kræver AI-appen omfattende download- og uploadbåndbredde for at fungere korrekt? Du får måske ikke altid en højhastighedsforbindelse, så mindre båndbreddekrævende apps er bedre.

Koste

AI-hændelsesstyringsværktøjer kommer med forskellige prisstrukturer. Inden du tilmelder dig, skal du overveje følgende faktorer:

• Abonnementsgebyrer: Nogle værktøjer tilbyder månedlige eller årlige abonnementer, mens andre har en betal-per-bruger-model.
• Implementeringsomkostninger: Tag hensyn til eventuelle potentielle opsætnings- eller implementeringsgebyrer.
• Investeringsafkast (ROI): Evaluer de langsigtede omkostningsfordele. AI kan potentielt spare dig tid og ressourcer, hvilket fører til et markant bedre ROI.
• Skjulte gebyrer: Undgå for enhver pris AI-hændelsesstyringssoftware, der kommer med skjulte gebyrer, ikke-oplyste servicegebyrer osv.

AI-værktøjer til Event Management: Afsløring af muligheder

Hvis du er her, tillykke! Du har udforsket de bedste apps til at administrere begivenheder ved hjælp af AI-assistenter, chatbots eller copiloter.

Hvis du foretrækker en alt-i-en-løsning, bør du tjekke Nowadays, Attendee Interactive, Oveit eller RingCentral Events.

For at reducere omkostningerne og udvide tilpasningsmulighederne kan du dog bruge et sæt AI-værktøjer, f.eks Holdbar AI, Monarch, QueryPal og Coefficient.

Prøvede du nogle af de AI-værktøjer til event management, jeg viste dig? Kender du en bedre AI-copilot til event management, som jeg savnede at nævne? Kommenter nedenfor!