Různé způsoby sdílení kalendářů aplikace Outlook

Většina profesionálů a organizací používá Outlook ke komunikaci s relevantními jednotlivci ve svých podnicích. Ještě důležitější je, že tento softwarový systém pro správu osobních informací společnosti Microsoft vám umožňuje informovat ostatní o vašem plánu díky funkcím a nástrojům kalendáře. Díky tomu můžete snadno dát svým kolegům představu, kdy vás mají kontaktovat. Ještě více můžete sdílet další podrobnosti a soubory svého kalendáře. Můžete to jednoduše udělat v několika jednoduchých krocích. Existují způsoby, jak to udělat, protože Outlook je přístupný přes web nebo desktopovou aplikaci. Můžete se také rozhodnout jej publikovat a umožnit tak komukoli zobrazit váš kalendář nebo se přihlásit k jeho odběru.

Sdílejte kalendář přes desktopovou aplikaci

1. Spusťte aplikaci Outlook v počítači.
2. Aplikace má různé pohledy. Z aplikace Mail přejděte do zobrazení Kalendář kliknutím na ikonu v levé dolní části obrazovky.
3. Na kartě Domů v Kalendáři vyberte příkaz „Sdílet kalendář“. Když na něj kliknete, pod vaší e-mailovou adresou Outlooku se zobrazí možnost „Kalendář“. Kliknutím na něj konkrétně vyberete kalendář, který chcete sdílet.
4. Zobrazí se dialogové okno Vlastnosti kalendáře a otevře se v části Oprávnění. Zde musíte přidat uživatele, kterým chcete přistupovat pouze ke kalendáři, který chcete sdílet. Chcete-li tak učinit, klikněte na „Přidat…“.
5. V dialogovém okně „Přidat uživatele“, které se otevře, uvidíte svůj seznam kontaktů. Můžete si z nich vybrat jeden po druhém nebo vyhledat konkrétní. Pokud chcete přidat jakýkoli kontakt, stačí kliknout na „Přidat“. Až budete hotovi, vyberte OK.
6. Vrátíte se zpět do dialogového okna Vlastnosti kalendáře s uživateli, které jste přidali. Nyní jim můžete přidělovat oprávnění jeden po druhém. Stačí kliknout na e-maily jeden po druhém a vybrat přístup, který chcete udělit (mohu zobrazit, když jsem zaneprázdněn, zobrazit názvy a místa, zobrazit všechny podrobnosti, upravit, delegovat). Klikněte na tlačítko Použít a poté na OK, abyste vše uložili.
7. Uživatelům, které jste přidali, bude zaslán e-mail a tito mohou pozvánku přijmout nebo odmítnout. Poté si jej mohou zobrazit tak, že přejdou do zobrazení Kalendář ve svém Outlooku a posouvají se dolů na navigační lištu vlevo. Klikněte na „Sdílený kalendář“ a vyberte kalendář, který jste odeslali. Mohou si vybrat, zda jej budou zobrazovat odděleně od svých vlastních kalendářů, nebo jej mít v režimu překrytí, aby mohli porovnávat a zjišťovat, zda v plánech nejsou konflikty.

Poznámka: Sdílení kalendáře v e-mailu pomocí příkazu „E-mail kalendář“ již není v aplikaci Outlook pro Microsoft 365 k dispozici. Funkce, která uživatelům umožňuje odeslat e-mailem statickou kopii kalendáře pro konkrétní časové období, kde by aktualizace a změny být viditelný přijímačem. 

Sdílejte kalendář přes web

1. zahájit Outlook přes web. Rozložení webových a desktopových aplikací Outlooku se trochu liší, ale obě jsou intuitivní. Přejděte do zobrazení Kalendář kliknutím na ikonu Kalendář umístěnou pod poštou na levém navigačním panelu.
2. Klikněte na tlačítko „Sdílet“ v pravé horní části obrazovky. Otevře se okno s názvem „Sdílení a oprávnění“, kde můžete přidat uživatele. Existuje také jiný způsob, jak toto okno spustit. Pokud chcete sdílet konkrétní kalendář (v části Moje kalendáře v levém rozhraní), můžete na něj jednoduše kliknout pravým tlačítkem nebo vybrat ikonu tří tlačítek, která se zobrazí, když najedete myší, a otevře se Sdílení a oprávnění.
3. V okně Sdílení a oprávnění můžete vyhledat e-mailové adresy lidí, se kterými chcete kalendář sdílet. Při psaní se zobrazí návrhy. Můžete je pouze vybrat. 
4. Po výběru uživatele budete požádáni o typ oprávnění, které chcete udělit. Klikněte na rozevírací nabídku vedle uživatele a vyberte přístup, který může mít (mohou zobrazit všechny mé údaje nebo je mohou upravovat). Na rozdíl od desktopové aplikace musíte uživateli přidělit oprávnění hned po jeho výběru, abyste mohli hledat jiného. Výběrem tlačítka Sdílet se okamžitě odešle pozvánka, takže se ujistěte, jaký přístup chcete udělit.
5. Opakovaně vyhledávejte uživatele a přidělujte jim oprávnění, dokud nebudete hotovi.
6. Pozvánka bude odeslána přímo uživateli, který ji přijme nebo odmítne. Oprávnění můžete kdykoli změnit nebo sdílení ukončit tak, že znovu přejdete do části Sdílení a oprávnění a vyhledáte konkrétního uživatele.

Publikování kalendáře na webu

1. Spusťte Outlook na webu a přejděte do zobrazení Kalendář.
2. Kliknutím na ikonu ozubeného kola v levé horní části obrazovky otevřete Nastavení. Přejděte dolů a klikněte na „Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook“.
3. Když se zobrazí okno Nastavení, přejděte do části Kalendář a klikněte na Sdílet kalendáře.
4. V části „Publikovat kalendář“ jsou rozbalovací nabídky, pomocí kterých můžete vybrat kalendář, který chcete publikovat, a oprávnění (mohu zobrazit, když jsem zaneprázdněn, a zobrazit všechny podrobnosti). Jakmile vše nastavíte, klikněte na tlačítko Publikovat. Poznámka: Výběr odkazu HTML znamená, že příjemci mohou zkopírovat a vložit adresu URL do prohlížeče. To jim umožní zobrazit kalendář v novém okně prohlížeče. Mezitím jim odkaz ICS umožní stáhnout soubor ICS a importovat jej do aplikace Outlook a dokonce jej použít k přihlášení k odběru vašeho kalendáře prostřednictvím aplikace Outlook. Odkazy HTML i ICS také neumožňují úpravy vašeho kalendáře.
5. Pokud potřebujete zrušit publikování kalendáře, postupujte podle stejných kroků, s tím rozdílem, že nyní kliknete na „Zrušit publikování“.

Sdílejte události kalendáře Outlooku se svými kontakty prostřednictvím mobilní aplikace

1. Kalendář nemůžete sdílet prostřednictvím mobilní aplikace Outlook, ale můžete pozvat kontakty jako účastníky události. Stačí spustit aplikaci a přejít do zobrazení Kalendář klepnutím na třetí ikonu v dolní části obrazovky aplikace.
2. Klepněte na ikonu plus. Umožní vám vytvořit událost.
3. Vyplňte potřebné části pozvánky, jako je název, umístění, popis a další. Pod nadpisem napište e-mailové adresy lidí, které chcete pozvat.
4. Klepnutím na zaškrtnutí v pravém horním rohu obrazovky uložíte pozvánku a odešlete pozvánky vybraným účastníkům.